單證管理崗工作總結與計劃
單證管理崗工作總結與計劃
在即將過去的2x14年，在各位領導的熱情關懷與正確領導下，在所有同事的無私幫助與大力支援下，加上個人的努力，較為圓滿地完成了單證崗位的各項工作。
入司近半年的時間裡，在本部門領導的充分信任與關懷下，以及各位前輩、老師耐心細緻的指導下。本人本著對公司忠誠和對本職工作認真負責的態度，銳意進取，虛心學習，以飽滿的熱情投入到瑣碎細緻的工作中，在最短的時間內掌握單證管理工作必備的各項技能與要領，保質保量完成單證管理的各項工作，對每一份單證的使用盡量做到無差錯管理要求。
此外還積極參與了中心支公司三類憑證的整理工作；天水中心支公司從開業以來的五險一金核對調整差異工作；以及協助2x12年會計檔案的歸檔移交工作；積極參與天水、武威中支的固定資產盤點等。透過整理憑證，使自己熟悉了憑證的種類，公司各類業務內容，賬務處理流程及處理習慣，瞭解了常用的的會計科目，賬務結構等。經過天水的社保核對，基本掌握了賬務核對的方式方法，鍛鍊了自己的耐心與堅韌工作的意志。透過這些實實在在的工作，培養了作為一個財務工作者應有的職業素養和良好的工作習慣。
首先，單證是貫穿保險公司經營全流程的重要載體，單證管理是否規範在很大程度上影響著公司整體依法合規經營情況，可以說單證管理是保險公司風險防範的源頭，也是遏制非理性市場競爭的關鍵環節，因此單證管理工作的重要性不言而喻。透過實際工作情況來看，由於單證種類繁多，各類單證數量龐大，單證
的歸類、分揀、整理、統計工作耗時較多；部分單證還需透過外部機構進行流轉，對單證的實際管控存在一定難度；因此單證日常管理中必須要細緻認真，以嚴謹的態度對待，嚴格把控單證流轉，特別對代理機構使用的單證要根據公司《單證管理辦法》要求嚴格落實，將單證管理存在的風險降到最低。
其次，本人針對單證日常管理工作主要包括：(1)單證的徵訂、入庫、保管；
(2)單證的領用、發放、回銷；(3)單證庫存及資料檔案管理；(4)單證管理工作的交接；(5)單證工作的日常檢查與督導；(6)單證管理工作的培訓與總結。
(1)單證的徵訂、入庫、保管工作。分公司單證徵訂首先由各部門根據實際需求並結合日常的使用情況，給計劃財務部報送徵訂量，並由相關人員填制ISO檔案規定的《單證徵訂表》且保證各類籤批齊全。計劃財務部根據各部門日常用使用規律及財務庫存單證情況嚴格把關，經稽核無誤彙總後向總公司進行徵訂。
單證入庫時，本人作為分公司單證管理員，在收到實物後根據印刷廠的送貨明細和分公司徵訂明細表仔細核對。特別是重空單證，逐一核對單證名稱、數量、號段等是否齊全完整，單證是狀態否完好。經檢查無誤後驗收入庫後，並根據實際徵訂單價、數量、金額、號段等資訊準確填寫《單證入庫單》，在系統中進行提單操作，並及時登記電子出入庫臺帳，確保單證入庫單、單證系統、電子臺帳數額一致，賬實相符。此外，《單證入庫單》與印刷廠的《簽收單》均用專門的資料夾進行儲存，形成日常的單證管理資料，方便日後查閱。
在單證的日常保管時，分公司的單證均按規定存放在專用並上鎖的單證室中。其中，重空單證嚴格按照《單證管理辦法》使用專櫃鎖存；一般單證均整齊擺放在貨架或櫃子中；單證室所有櫃子和鑰匙均貼上了識別標籤便於查詢。另外，單證室配置了滅火器和溫溼度計，定期檢查滅火器的有效期限、單證室的防蟲防
潮等情況；單證室還懸掛了《單證室出入登記簿》，對非單證管理員出入單證室均有詳細記錄。
(2)單證的領用、發放、回銷工作。分公司各機構單證領用單證時均按照ISO檔案規定先填寫《單證領用審批單》，在核實單證名稱、程式碼、數量、號段、金額等內容準確無誤，簽字齊全後再發放單證。對於各類單證的發放，本人嚴格按照簽批無誤後的《單證領用審批單》在系統中做下發操作並登記電子臺賬。同時，根據《單證管理辦法》本著“先回銷，後領用”的原則執行發放流程，根據不同產品不同的特性和回銷率，嚴格控制發放量。並且嚴格要求各部門單證專管員在使用人領用單證時，有自設的.臺帳記錄，並有領用人的簽字；領用重空單證時，各部門都有《部門單證領用回銷登記簿》，並有領用人的簽字記錄。以此作為外部機構使用單證的依據，做到有據可循，確保單證工作責任到人。
在單證回銷時，要求單證使用部門均按ISO相關規定登記《部門單證領用回銷登記簿》。作廢單證均蓋有“作廢”章或“作廢”字樣，已做到一式幾聯的作廢單證回收聯次全部齊全。重空單證中的個險預收款收據、團險預收款收據等均按照規定每月填寫《單證使用情況回銷表》，將實物回銷至財務，並且逐一清點回銷數量和回銷號段後與系統單證狀態進行核對。其他重空單證進行不定期回銷。
(3)單證庫存管理工作。分公司嚴格執行總公司單證盤點制度。始終堅持重空單證每月盤點一次，一般單證每季度盤點一次，並填寫《單證庫存檔點情況表》由單證管理員和部門負責人簽字。已完全落實重空單證實物庫存與系統庫存一致，且專櫃鎖存，做到賬表、賬實、賬賬相符，內容填寫齊全。
(4)單證交接工作。在做好日常單證管理的同時，認真執行崗位責任制度。
在本人換崗接受單證管理工作時有實物交接盤點表，並積極參與單證現場盤點，接管單證檔案、單證室鑰匙交接記錄和交接清單，並且及時向總公司申請了單證管理員系統許可權變更。
此外嚴格落實各條線在代理機構領用單證時，填寫與代理機構的交接清單，並要求相關領用人員簽字，代理機構須在交接清單上加蓋業務專用章或公章。
(5)單證管理的日常檢查工作。為了加強對各機構單證管理，提高單證管理意識，本人嚴格按照《單證管理辦法》中相關規定，每月定期對各渠道的單證管理情況進行現場檢查，及時發現各渠道單證專管員在單證管理工作中存在的問題。根據實際情況，彙總填寫各部門《單證檢查登記簿》交由各條線單證專管員及部門負責人簽字確認。針對每次檢查出的問題，本著對工作認真負責的態度，及時與各部門專管員進行溝通，要求限期整改。透過每月的單證檢查工作，能夠及時發現日常管理和使用單證時存在的問題，及時與各部門單證專管員進行溝通和探討。針對存在的問題，大家認真分析其原因，及時總結並不斷改進工作方法，避免類似問題再次發生的同時也提高了自己處理問題能力，為今後單證管理工作提供參考和依據。此項工作的認真落實，不僅強化了單證管理制度的執行力，而且透過反思與總結也提高了自我的工作能力。形成了透過實踐不斷總結不斷提高的良性迴圈。
(6)單證管理的培訓工作。針對日常單證管理工作中存在的問題與困難，本人積極請教領導向同事學習，認真總結工作經驗。並定期結合各條線在單證使用上存在的問題，參照《單證管理辦法》中的要求與規範，精心組織培訓計劃。透過圖文講解、現場指導、及時反饋意見等形式，讓大家以最快捷的方式熟悉和掌握單證管理工作中的各項細節和要領。透過培訓工作，既讓大家快速提高了工作
能力與效率，對自己也同樣是一個不斷進步和提高的過程。因此，透過這項工作大家得到了總結、提煉、昇華，讓人受益匪淺。
最後，在單證管理工作中同樣也存在一定不完善的地方。如團體中介部及銀行保險部前期重空單證超期未回銷現象較為突出，沒有嚴格遵守重空單證管理辦法執行。但是這與外部代理機構對我公司單證管理制度不瞭解、不重視、不配合有著很大關係，因此加強代理機構單證管理仍是今後工作中的重點。此外各部門專管員也存在對代理機構、代理人單證使用的監管力度不夠，溝通協調不到位，督促催收不及時等現象。針對上述問題，在今後工作中還需加強對各渠道單證專管員的制度和檔案要求的宣導工作，提高各渠道專管員對單證管理工作的重要性認識，強化對代理機構、代理人的管理意識。同時，要求各渠道加強對代理機構宣傳我公司單證管理制度及要求，提高代理機構對我公司單證管理工作的配合程度。必要時可以在代理機構合作協議中，將我公司單證管理要求作為其中條款明確提出，以降低我公司單證在外部流轉的風險。
今後工作中的計劃及思考。透過近半年的工作經歷及感受，對我公司的工作環境和所在崗位的工作情況有了初步的瞭解和認識。在總結了本崗位工作情況之後，也對今後的工作內容有了簡單的計劃和思考。
第一，繼續嚴格貫徹單證管理制度要求。以制度指導工作，將各項規章制度準確落實到本職工作的各環節中去。今後的工作中將嚴格把關，加強單證管理，定期、積極、有效的開展ISO檔案制度的學習、宣導、培訓工作，提高自我工作效率及管理素質。使單證各項工作流程走上規範化、制度化的道路。
第二，強化外部單證的管理工作。首先，對代理機構、代理人從領用環節開始就逐筆登記領用單證各類資訊、領用網點、領用人等。做到日後必要時可以準。