書信的十點原則

書信的十點原則

　　1.這封信是不是有必要寫？除非它是達成目標的最佳方式，否則不要輕易送出一封信。信函的第一段應該“鉤起”。閱信人的注意力。你做到了沒有？

　　2.你的資訊是否力求清晰易懂，簡短扼要？許多職業作家都愛將“話多不甜”掛在口上。如果你的信超過一頁篇幅，可能就太長了。

　　3.確定你沒有拼錯或叫錯收信人的姓名和職銜。當你應該提到某人的業務頭銜或特殊職稱（例如對律師的稱謂Esq.[士紳]和對會計師的稱謂C.P.A[執業會計師])時，要使用正確的格式。你這封信是要寄給一位律師，信封上的名銜就要寫成Steven H.Shenando,Esq.，而不是Mr.Steven H.Shenando,Esq.。如果你搞不清楚正確的格式，不妨打電話到這位律師的事務所，請他的秘書為你解惑。如果你已有許久未與某人聯絡，他的頭銜可能有所變更，就更要問清楚。

　　4.信中"空白"留得夠不夠？當一封信寫得密密麻麻，顯得十分擁擠，缺乏空隙，閱信人或許會懶得去讀，或讀得不夠用心。

　　5.信箋的選擇應該與資訊相輔相成。如果你想傳達的.是一則嚴肅的資訊，信箋和信封就不該投射出嘻笑玩鬧的形象。請千萬別選用花紋%圓點或狂野奔放的色彩，不尋常的圖形或印製的花樣必須與書信意旨相關。

　　6.書信經過真人親筆簽名嗎？一封信若署名為，文學委員會。或，顧問委員會。，則絲毫不具分量。署名的意義就是發信人表示對信件內容負責，不但要簽上本名，姓氏也不該忽略，讓收信人一目瞭然，在回信時確知應與何人聯絡"

　　7.如果你的信必須用上第二張信紙，而第二張內容只有信函的署名，請務必將第二頁棄置不用，重新編輯原文，讓第一頁能夠納入署名，或者將原文內容延長增添，令最後一頁的內容充實飽滿，別隻包含了“祝好”或“某某人敬上”。

　　8.檢查句法和標點。逗點是否適當？如果你問了一個問題，有沒有忘了使用問號？思路是否清晰，段落是否分明？案牘手冊須具現代風格，並應勤加查閱"

　　9.再度檢核事實和資料，確保真實無誤。

　　10.如果信中提及附加其他資料或檔案，附件應齊備。