管理資訊系統在企業中的應用
管理資訊系統在企業中的應用
當21世紀資訊化的浪潮席捲全球的時候，資訊化的腳步正以它前所未有的滲透力深入到社會生活的每個角落，資訊科技成為當今最活躍，發展最迅速，影響最廣泛，滲透力最強的科學技術領域之一。資訊化是一場深刻的革命，在社會許多領域對傳統的生產、生活和思維方式產生著巨大沖擊，並促進著經濟和社會的快速和均衡發展，管理資訊系統在資訊化的大勢所趨下，它的完善與發展、越來越受到人們的普遍關注，它是企業現代化的重要標誌，是企業發展的一條心由之路,其在管理現代化中起著舉足輕重的作用,它不僅是實現管理現代化的有效途徑,同時，也促進了企業管理走向現代化的程序。
一、管理資訊系統的概念及功能
管理資訊系統（management information systems，MIS）是一個以人為主導，利用計算機硬體、軟體、網路通訊裝置以及其他辦公裝置，進行資訊的收集、傳輸、加工、儲存、更新和維護，以企業戰略競優，提高效率為目的，支援企業高層決策、中層控制、基層運作的整合化的人機系統。一個完整的MIS應包括：輔助決策系統（DSS）、工業控制系統（IPC）、辦公自動化系統（OA）以及資料庫、模型庫、方法庫、知識庫和與上級機關及外界交換資訊的介面。
MIS具有多種功能，各種功能之間又有多種資訊聯絡，構成一個有機結合的整體，形成一個功能結構。其功能主要是：
1、資料處理，即資料的收集、輸入、傳輸、儲存、加工處理和輸出。
2、事務處理，即將管理人員從繁重的重複性的事務處理中解脫出來，以更多的精力思考管理問題，從事創造性勞動。
3、預測功能，即運用數學、統計或模擬等方法，根據過去的資料預測未來的情況。
4、計劃功能，即合理安排各職能部門的計劃，並按照不同的管理層提供相應的計劃報告。
5、控制功能，即對計劃的執行情況進行監測、檢查，比較執行情況與計劃的差異，並分析其原因，輔助管理人員及時用各種方法加以控制。
6、輔助決策功能，即運用數學模型，及時推匯出有關問題的最優解，輔助各級管理人員進行決策。
組織是指完成計劃所需的組織結構、規章制度、人財物的配備等。資訊科技是組織改革的有效技術基礎，資訊系統的開發應用是組織規範管理、提高效率的契機。
二、管理資訊系統在企業現代化管理中的重要地位
（一）管理資訊系統能為企業的管理提供科學的計劃決策
計劃是管理的首要職能，是從現在通向未來的橋樑，它對未來事件作出預測，為管理活動提供基本依據，以制定出行動方案予以應對。管理資訊系統可以從多方面快速地為計劃提供科學、準確的資料。一是促使計劃資料能夠快速、準確的獲得及存取。透過建立計劃資訊資料庫可以使計劃資料得以快速、準確地獲得及存取，並實現計劃編制自動化，達到利用計算機進行生產指揮的高度，提高了管理效率。二是其擁有強大的統計分析功能。統計是資訊加工的'重要方法，它能反映管理經營活動的成效、彼此的內在聯絡、發展趨勢和存在問題，是科學預測、制定計劃的前提。管理資訊系統就提供了強大的統計分析功能。三是促進預測的準確性。科學的預測是計劃的基礎，而管理資訊系統為科學的預測提供了準確的資料，透過吸取準確的資料，從而選擇適當的策略，為科學決策打下良好基礎。四是支援計劃的最佳化。透過資訊系統的分析，可以利用最最佳化和其它數學方法，選擇最優或較佳方案。總之，管理資訊系統的使用，不但使企業部門之間的溝通、員工與員工之間的溝通更加容易，上下層之間資訊的傳輸更加迅速，而且更容易收集到客戶的產品需求資訊、競爭對手的資訊和其它市場資訊，有利於生產計劃和銷售計劃的制訂。由於各種參考資料唾手可得，使領導的決策水平空前提高，達到“運籌帷幄之內，決勝千里之外”的效果。
（二）管理資訊系統能夠最佳化企業管理的組織職能
組織是指完成計劃所需的組織結構、規章制度、人財物的配備等。資訊科技是組織改革的有效技術基礎，資訊系統的開發應用是組織規範管理、提高效率的契機。管理資訊系統進行到一定階段必然會引發企業管理機制的變革和業務流程的重組；再者，管理資訊系統本身是一種先進管理思想的載體，它要求企業進行相應的組織機構的調整或業務流程的重組。這兩者的相互作用將幫助企業進行“企業再造”和“管理重塑”。從業務流程分析到業務流程重組，減少迂迴，消除延遲，提高效率。目前，縱橫交錯的計算機網路改變了資訊傳遞的方式，使其由階梯層型逐步變為水平型，與資訊傳遞方式緊密相連的管理組織結構也就從尖頂的“金字塔”型變成扁平的“矩陣”型，組織結構扁平化意味著打破部門之間的界限，任命跨職能部門的任務團隊。同時，高層決策者與基層作業者直接聯絡的方式增多，基層作業者根據實際情況及時參與決策的機會增多。扁平化結構的非集中管理模式，減少層次，減少環節，增強了管理功能，提高了管理效率。
（三）管理資訊系統促進了企業管理的領導職能的發揮
領導職能是指對所屬物件的行為進行發令、排程、檢查。確保把所有的管理物件集合起來，同時，建立默契的配合關係，保持整體平衡，以便共同為企業的發展做貢獻。管理資訊系統正在成為企業管理的重要戰略手段和企業文化的一部分。多媒體和綜合業務數字網（ISDN）的利用，可以使企業透過聲音、圖象和文字來近地或遠端控制產品生產或服務提供的全過程，從而減少產品的不良率和提高顧客的滿意程度。透過計算機網路和執行其上的應用系統，可以高效地、便捷地、經濟地管理跨地域的分公司。公司總經理坐在計算機前就可以快速對外地分公司下達指令和及時瞭解分公司當天的運營情況。總公司能更加容易控制分公司的業務活動，分公司的不透明性因素在減少、決策失誤在減少，透過管理資訊系統的使用，可以加強資訊溝通，掌握內外動態，輔助決策制定，及時處理、解決問題，最大限度的發揮了領導的職能。
（四）管理資訊系統支援企業管理控制職能的實現
控制是促使組織的活動按照計劃規定的要求展開的過程。控制職能是按照既定的目標、計劃和標準，對組織活動各方面的實際情況進行檢查和考察，發現差距，分析原因，採取措施，予以糾正，使工作能按原計劃進行。或根據客觀情況的變化，對計劃作適當的調整，使其更符合於實際。控制職能與計劃職能密不可分。計劃是控制的前提，是控制的開始；控制是實現計劃的手段，控制活動為計劃的實現提供保證。資訊的充分、準確和及時傳遞對實現控制職能起著舉足輕重的作用。
實施控制必須經歷4個主要步驟：
1、收集資料：
2、處理資料；
3、解釋處理結果；
4、採取相應行動。
資訊系統可以在前兩步給予具體的支援和實現，對後兩步也能起一定的輔助作用。管理資訊系統對於各個不同管理層次的控制都可以支援：對作業層是確保作業有效實施；對戰術層是隨時掌握實際作業資訊，將實際作業情況與計劃要求進行分析比較，並提供各種可能的解決方案；對戰略層是分析、提供各種縱向，橫向資料，預測未來，輔助制定戰略計劃。企業管理中的一些較為重要的控制都可在管理資訊系統中協助實現，如庫存控制（定量控制、定時控制等）、質量控制（散點圖）、行為控制、生產進度控制、成本控制、財務預算控制等。
三、管理資訊系統在菸草企業中的開發和應用
（一）網路智慧辦公系統的應用
目前，網路智慧辦公系統的應用在很多地方很多單位都比較普遍，它給工作帶來了很大的方便和幫助。就貴港菸草而言，目前，全市菸草系統的網路已經全部實現互連互通，基層網點的計算機可以透過網路訪問局（公司）的網路和系統，各個部門以及基層網點的廣大員工透過局（公司）的智慧辦公系統瞭解公司的相關檔案精神及資訊，同時基本上都能正常運用智慧辦公系統於日常的工作中，主要藉助系統開展資訊交流、工作交流、資料傳送、公文傳輸等，起到了很好的作用，解決了員工相互間的有效交流。
我公司網站的主要功能模組有：
1、文章管理：此模組可以進行公司（部門）公告通知、圖片展示、影片展示等；
2、資料管理：此模組可以釋出領導講話、工作檔案、上級檔案及政策、報刊文章、資源共享、業務培訓等等；
3、職能辦公室版塊：包括政工紀檢、督查考核、菸草專賣、營銷管理、物流管理、財務審計、安全工作、資訊科技、整頓與基建、企業文化建設等等；
4、交流互動版塊：包括使用者中心、互動論壇、娛樂天地、連結交換、單位（部門）動態等等。員工可以透過網頁式的瀏覽，及時掌握公司及各單位各部門釋出的檔案、資訊，提高工作效率和檢視資料、檔案的及時性。也可以將公司的新聞、公告、通知在主頁上以各種形式釋出出來，還可以實現圖片新聞和影片新聞的釋出，豐富網站新聞的內容和形式。同時，可以實現多種方式（網頁式、後臺上傳式、壓縮打包上掛等）的資料上傳下載。員工還可以透過功能強大的論壇系統，相互交流工作、生活、學習心得體會，加強員工與員工、員工與領導間交流溝通，加強企業的凝聚力。
（二）客戶關係管理（CRM）系統的應用
客戶關係管理簡稱CRM，是指透過採用資訊科技，使企業市場營銷、銷售管理、客戶關懷、服務和支援等經營環節的資訊有序地、充分地、及時地在企業內部和客戶之間流動，實現客戶資源有效利用的管理軟體系統。
CRM主要內容包括3個方面：營銷自動化、銷售人員自動化和客戶服務。其核心思想是把客戶群體看作是企業寶貴的外部資源，並儘可能地納入企業的控制範圍內，以增加客戶價值為中心，有效滿足客戶的個性化需求，改善客戶關係和提高企業的市場競爭力。
那麼如何捕捉到真實的需求資訊？如何穩住給企業帶來80%利潤的老客戶？如何發現新的客戶，開拓新的市場領域？如何提供客戶滿意的售前和售後服務？
CRM就是在這種管理需求下，運用Internet技術、資料倉庫技術、電子商務平臺、計算機電話整合技術（CTI）等最新的資訊科技發展起來的系統。貴港市公司要求客戶經理根據管轄的零售客戶及走訪週期，在CRM系統中制訂詳細的日、周走訪計劃及重點走訪的物件，根據每天（周、月、季度）的工作開展情況編寫工作日記、周總結、月總結、季度總結及相關工作內容，並透過CRM系統對市場及客戶進行分析，內容包括銷售分析、重點品牌分析、客戶分析、存在問題及下一步工作計劃等，效果很好。在菸草商業企業中匯入CRM的好處有兩個方面：一是透過對客戶資訊資源的整合，實現資源共享，為客戶提供更快捷、周到的優質服務，提高客戶滿意度和忠誠度；二是透過對業務流程的重新設計，更加有效的管理客戶關係，降低企業成本。
（三）WEB/GIS應用系統的開發
目前，菸草公司的捲菸零售客戶數量眾多，分佈在不同的地理位置。這種特點決定了菸草公司95%以上的資料都有空間屬性，比如零售戶資訊、區域銷售狀況、品牌區域銷售分佈等，都與地理資訊相關聯，僅以表格或文字的形式來展現統計分析結果，不僅形式呆板，不夠直觀，而且可能將一些重要的資訊隱藏在文字背後，無法及時發現。而採用電子地圖表現的方式，將各個零售戶的資料與電子地圖關聯起來，從電子地圖上來觀察和分析這些資料之間的關係，便可以一目瞭然地得出資料之間存在的規律，幫助企業進一步完善業務過程，對企業經營進行指導，輔助領導進行準確的決策、制定更加符合企業的經營策略等，提升企業的決策、規劃、經營能力。
WEB/GIS系統的應用使客戶經理可利用電子地圖研究、掌握自己所管理的零售戶的分佈狀況，合理安排自己的客戶拜訪計劃，高效地安排自己的工作路線與工作時間；品牌經理可利用電子地圖對品牌宣傳、投放進行預測及效果分析，實現品牌合理佈局、品牌選擇等工作；送貨員可利用電子地圖選擇最適合的送貨路線，及時、準確地把卷煙送達零售戶；稽查員可利用電子地圖來合理安排自己的市場巡查計劃，高效地安排自己的工作路線與工作時間。
在菸草商業企業中匯入CRM的好處有兩個方面：一是透過對客戶資訊資源的整合，實現資源共享，為客戶提供更快捷、周到的優質服務，提高客戶滿意度和忠誠度；二是透過對業務流程的重新設計，更加有效的管理客戶關係，降低企業成本。
同時，GPS衛星定位技術和無線網路通訊技術可以實現對整個區域物流車輛的實時精確定位、排程，監控管理，實現統一管理的集中模式，實現對銷售和物流資料的高度動態共享，物流車輛資源以及相關人力資源全盤監控智慧排程，實現實時的菸草配送管理排程、配送路線最佳化、配送捲菸過程監控、配送車輛報警救援和物流資料動態採集、領導決策輔助支援，最大程度地提升了為捲菸零售客戶服務的水平。