行政事業單位內控資訊化建立研究論文
行政事業單位內控資訊化建立研究論文
摘要：隨著經濟的快速發展, 社會的進步, 行政事業單位在我國經濟發展中佔據著愈為重要的地位。對此, 加強行政事業單位內部控制管理, 促進資訊現代化建設的快速提升, 成為經濟發展的關鍵環節。其中, 行政事業單位內部控制資訊化是《行政事業單位內部控制規範 (試行) 》實施和落地的重要途徑。文章就行政事業單位內部控制資訊化建設思路進行詳細的分析, 並針對其中可能存在的問題提出相應的解決方案, 以促進內部控制管理質量的提升, 促進行政事業單位的進步與發展。
關鍵詞：行政事業單位; 內部控制; 資訊化建設
一、行政事業單位內部控制資訊化建設需要解決的問題
1.內部控制資訊化的覆蓋面比較小。行政事業單位內部控制主要包含單位層面內部控制和業務層面內部控制。其中, 前者主要是對部門職能、崗位職責分工等職權進行控制, 主要透過加強日常規範管理及文化建設進行管控;而對於後者, 則是需要利用強制手段進行完成, 主要涉及預算業務的處理、收入業務的管控等, 將控制的核心點與具體業務運營系統進行相互融合, 提升控制的效率。此外, 行政事業單位還可以透過規範中的“評價與監督”手段對內部控制進行有效的反饋, 同時著重加強對內部審計的管控, 以便在最大程度上發揮審計的行政職能, 控制風險。單位進行系統化的資訊管理, 對於事業單位的評價與整改起著關鍵性的作用。
2.內部控制資訊化與現存系統存在矛盾的關係。在開展內部控制資訊化建設之前, 事業單位已經存在建成的業務資訊處理系統並, 例如辦公自動化系統、財務系統、固定資產系統等, 這些系統基本上已經是可以滿足單位內部控制的基本管理需求。但是, 由於行政事業單位工作的特殊性及技術環境的變化、市場的進步與發展等因素, 導致了這些系統在管理過程中與採用的資訊科技框架產生了一定的矛盾。因此, 單位需要採取一定的措施以保障內部控制資訊化建設與現有的系統進行一個整合, 並對內部控制資訊化建設進行重組與整改。
3.內部控制資訊化建設的組織結構不完善, 責任沒有進行明確的落實。由於我國體制的建設與發展, 行政事業單位與市場多數以盈利為目的的企業不同, 通常沒有設定專門的內部控制管理部門, 而是交由財務部門進行集中的管理。但是實際上單位內部控制資訊化建設與財務部門的管理是存在一定區別的。針對這一情況, 單位內部控制部門應當是由單位負責人牽頭, 財務部門、行政部門、資訊部門共同參與的專門職能組織。內部控制部門具有一定的獨立性, 擁有一定的獨立權利以便可以保證在最短時間內將問題進行解決, 這樣才可以保障內部控制資訊化建設的順利完成。
二、行政事業單位內部控制資訊化的主要思路探討
行政事業單位內部資訊控制管理在長期的發展中存在一定的問題, 將從以下幾方面對行政事業單位內部控制資訊化的主要思路進行有效性探討。一是從資訊化控制的物件進行探討, 內部控制資訊系統的控制物件一般是單位日常的經濟活動。其中, 經濟活動主要是涉及業務活動, 既包含單位日常的管理活動, 也包含單一具體的經濟執行活動, 例如材料採購、資產管理或是費用報銷等。業務流程貫穿部門預算系統、政府採購系統等等核心管理系統當中, 連線著整體與部分的關係, 透過物流和資金流的運作形成對應的資訊流。二是從採集系統方面進行分析。採集系統是收集控制物件行動結果資訊的子系統, 在管理活動中大範圍採集有效的資訊和及時獲取單位運營過程產生的資訊, 這些資訊透過分析及論證之後會將有用的資料儲存於資料庫中, 藉此為分析風險來源提供有效的依據支援。由於採集資訊的速度與質量直接影響到控制的效率與質量, 所以在資訊化環境下, 應當確定需要採集的內容, 並定期對資料內容進行清理, 以保障採集經濟活動資訊的深度、廣度、及時性。三是從規則庫系統方面進行分析。規則庫系統顧名思義是由內部控制標準規範等具體詳細的準則所規定的控制指令和程式組成的資料庫。在規則庫系統中, 可透過結構化語言或是非結構語言對其進行描述並嵌入資訊系統中以支援自動控制。其中主要的不同點在於非結構語言並沒有嚴格的評判標準, 不具備一定的強制性。四是從風險分析系統進行分析。主要是將風險分析的結果與規則庫系統中的標準控制進行比對, 若是控制物件與控制標準偏差過大, 則可以將資訊傳遞至控制系統進而阻止該經濟活動繼續進行或提示該經濟活動已經不具備有效的實際操作效能, 可實施效能降低不利於行政單位的進步與發展。五是從控制監督系統進行分析。控制系統應當基於單位當前實際的經濟執行情況, 在瞭解行政單位管控中出現的問題之後進行針對性的系統控制, 在保持管理系統整體性的基礎上進行有效性管理, 保證資訊化建設的順利進行。同時, 在控制系統的執行過程中也絕不能離開監督系統的輔助。監督系統能夠進一步排除其中可能存在的風險, 及時發現問題, 以便及時解決, 避免問題的堆積造成不必要的風險與危害。六是從決策管理系統方面進行分析。決策管理系統是行政單位進行內部控制管理的核心, 對於單位的長期發展與進步起著至關重要的作用。因此, 管理者在進行決策的過程中, 決不能僅僅根據自己的主觀認識及經驗進行主觀判斷, 必須建立在有效資料的`基礎之上進行, 才能保障決策的準確性。
三、行政事業單位內部控制資訊系統的建設過程
1.完善組織的結構及具備良好的人事關係。在這部分建設過程的分析中, 主要以交通部某單位為例子進行具體的闡述。該單位成立了以局長為負責人的專案領導小組及建設小組, 輔以財務部門及資訊部門等部門進行管理, 業務部門參與, 軟體公司負責研發。這些部門應當具備其本身獨立的職權, 有獨立作為的主動權, 但同時這些部門也應當是互力互助, 共同保證內部控制的順利進行。在該行政單位內部控制管理的前期, 專案小組分別赴各地進行考察, 並涵蓋預算管理、收支管理、政府採購管理及資產管理為主要內容進行主要的調研, 以保障資訊收集的有效性。
2.落實詳細的內部控制流程。在這一塊內容中, 首先, 需要建立起一套內控資訊化體系, 並將單位的內部制度、崗位職責、崗位分工等內控資訊歸集、整理錄入系統中, 並在系統中形成相關標準文件。其次, 對辦公自動化系統、預算管理系統、固定資產管理系統等按照內控規範進行相關業務流程梳理, 儘可能根據業務的範圍進行風險分析, 將經濟活動的決策與執行監督機制充分融合入實際的業務流程中, 強化內部控制資訊化建設程序。再次, 單位需要對內部控制在執行的過程中出現的問題進行詳細的記錄與報告, 以方便後期進行修改和及時解決相關問題, 同時也需要跟蹤和監督缺陷的整改過程, 隨時監督, 持續改進, 確保內部控制的執行力度。最後, 需要採取多樣的評價方法多角度評價, 透過多方面人員共同參與評價的方式進行全面評價, 按照業務抽取、風險點索引等方式建立內控自我評價報告制度, 以確保相關領導或部門可以及時獲取內控評價的相關資料和報告。
3.規範化管理單位內部的組織結構, 保障各部門之間的交流與合作。資訊化建設的控制主要體現在資料資源、業務平臺、內控服務專案等。其中, 資料資源層的資料來源的渠道各異, 其中包含結構化資料及非結構資料。同時, 將服務匯流排與內部控制服務進行互動的融合, 這主要是將內部控制的管理平臺與資訊服務的匯流排進行有效連線, 在最大程度上保障資訊資料的資源共享。系統應基於XML的網路服務作為標準的的分散式呼叫協議, 確保單位現有的系統可以與資料進行相統一。
四、總結
行政事業單位內部控制資訊化建設是受到多方面制約的, 例如單位內部的管理環境及市場的發展情況, 與時代資訊化的發展密切相關。因此, 行政事業單位的資訊化建設應當以長遠發展的眼光為切入點, 儘可能在單位內部建立起資訊化系統, 並且保障多方部門系統的統一性、協調性, 共同為單位的發展貢獻一份力量。
參考文獻
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