中等職業學校的學生管理資訊系統操作論文
中等職業學校的學生管理資訊系統操作論文
［摘要］全國中等職業學校學生管理資訊系統從2015年底開始執行到現在，雖然系統在不斷地升級最佳化，期間又增加了好多模組，功能也在不段地完善，但在實際的操作中還是能遇到諸多問題。尤其是在開學之初，全國共用一套系統，資料多，時間緊，任務重，學籍工作又直接影響著學生入學和資助工作的開展。筆者著重探討全國中等職業學校學生管理資訊系統的功能模組、常見的問題及其處理、日常操作注意事項等，從招生開始到學生畢業這一週期，希望對負責學籍系統管理的教師有所幫助。
［關鍵詞］中職;學生管理;資訊系統
1全國中等職業學校學生管理資訊系統的功能模組
截至2017年8月，本系統分為：學校管理、招生管理、新生管理、在校生管理、教學管理、實習管理、問題學籍管理、畢業生管理、就業管理、統計分析、資料監控、資料核查12個模組。各個模組下又有若干操作小模組。常用的模組是：學校管理、招生管理、新生管理、在校生管理、問題學籍管理、畢業生管理這6個模組。
2常用模組的功能常見問題及解決方案
2.1學校管理此模組可分為：學校資訊管理、學校專業管理、學校學期管理、年級資訊管理、班級資訊管理、綜合查詢6個模組。①學校資訊管理：通常情況不做修改。②學校專業設定：一般是不允許變動，但按照教育部的最新要求：停招專業必須要清理。統一使用2010版版專業，停用並取消2000版專業。③學年學期設定、年級資訊管理和班級資訊管理：應按照學校正常的教學安排設定。如實行春秋兩季招生要注意時間的設定，班級名稱和班級程式碼要保持一致。2.2招生管理此模組分為：招生計劃管理、招生資訊管理和綜合查詢3個模組。2.2.1招生計劃管理按“新增”按鈕設定。2.2.2招生資訊管理這是有時間限制的，一般是開學後的一到兩個月，在規定的時間內必須完成填報。有“新增”和“匯入”兩種方法，建議用“招生匯入模板”匯入。招生匯入模板：為Excel表，有25個專案。其中，必填項為19項，自帶“檢查”、“自動生成”、“字典”等功能，開啟表格前會要求“宏”的開啟，表中提供了下拉選項和手動填寫兩種方式，不能修改選項的內容否則會破壞“宏”的應用。相同的專案可用下拉填充來完成，如有特殊情況單獨選擇。輸入身份證號會自動生成“性別”、“出生日期”、“程式碼”等專案。如果學生沒戶口，“身份證型別”應選“其他”，身份證號不填寫，需手動輸入不能自動生成的專案。“招生方式”選“自主招生”就不用填寫“統招學生資訊”。需要反覆的匯入、修改才能完全透過。常見的錯誤和修改方法：①格式錯誤：身份證號和電話號要設為文字格式。②專業、班級等資訊不一致：必須與系統一致。③身份證號錯誤：重新輸入，尾數是“X”的用大寫。④區域程式碼錯誤：市、區、縣撤銷、合併造成的程式碼錯誤。解決方法是按身份證號碼查到歸屬地，然後在字典裡查詢正確程式碼進行修改。⑤資訊為空：資料輸入遺漏導致，仔細查詢認真輸入。⑥“戶口性質”和“學生居住地型別”不匹配：嚴格按照戶口本資訊輸入，“家庭戶”學生要按相關檔案進行認定。2.3綜合查詢可以按對整體或個人進行查詢。
3新生管理
此模組分為：新生報到、照片管理、新生分班、學籍管理、學籍接續5個專案。新生分班不繫統操作。正常的'操作流程是：新生報到—學籍接續—學籍管理。3.1新生報到招生資訊完畢之後，點選新生報到即可完成。3.2學籍接續目前，只適用於應屆畢業生。其目的是直接呼叫學生資訊無需重複輸入，但在實際應用中效果不是太好。有的時候，成功率不到40%，還有待進一步的完善。學籍接續可在“學籍接續管理”處操作，有“接續”和“按條件接續”兩種方法。建議用“按條件接續”。接續的結果有“接續成功”、“中小學無檔案資訊”兩種提示。3.3學籍管理無論接續結果如何，都要在此完善學生資訊，然後提交。上級稽核透過，就可以生成學籍。可單個修改，也可批次處理。建議用“新生資料批次處理”匯入。“新生資料批次處理”：表共有72項。其中，必填項為36項，操作方法和“招生匯入模板”一致。部分資料可以從“招生匯入模板”直接複製，資料量非常大，必須按照要求認真核對反覆匯入修改，才能完全透過。
4在校學生管理
此模組分為：檔案管理、學籍異動資訊管理、資料補錄、花名冊列印、在校生情況、綜合查詢6個專案。主要完成在校生的各項操作：修改個人資訊、學籍異動等。4.1檔案管理有6個小項，一般常用的有檔案管理、照片管理、未畢業處理查詢。①檔案管理可以檢視和修改學生一些基本資訊，但名字和身份證等不能在此修改的。②未畢業處理：可以查詢和處理逾期未畢業的學生。③照片管理：照片上傳和管理，照片必須用身份證命名，壓縮成zip格式即可批次上傳。建議按照班級批次上傳。重點介紹一下：“跨省及外系統轉入”這項功能應用。如果過了規定的日期，仍有學生沒有錄入系統，可以在此操作。4.2學籍異動資訊管理可調班調專業資訊變更異動轉出轉入，覆蓋了學生學籍異動的全部情況。處理的時候要認真核實，避免錯誤操作。4.3資料補錄一般不開啟，除非上級主管部門檢測到問題才開啟。4.4綜合查詢包含學生資訊查詢、異動資訊查詢。
5問題學籍處理
每個學期，尤其是新生入學問題學籍特別多，一般的處理方法如下：①核對身份證號碼重複。可在“資訊變更申請”處修改。②透過學生或學校聯絡對方學校取消其學籍。③上傳佐證照片：身份證正反面照片、學生手拿當天報紙和身份證站在有學校標識地方的照片。上傳照片稽核透過即可解決問題。6畢業生管理此項包括：畢業生花名冊列印、畢結業申請、畢業證書管理（包含畢業證書列印和畢業證書領取）、畢業情況、綜合查詢5個小項。目前，使用最多的是“畢結業申請”、“綜合查詢”。其他3項功能還沒有完善，按教育部的要求從2018年開始逐步實現這些功能。以上所述是中等職業學校學生管理資訊系統常用的功能，從2017年8月增加了“實習管理”、“就業管理”、“資料監控”、“資料核查”四個功能模組。“實習管理”、“就業管理”在2018年逐步開展。學籍工作是必須是嚴謹的，要求從事這項工作的人員必須要認真謹慎，在保質保量完成任務的同時也要注意學生資訊的保護。