文件控制在國際工程專案管理中的作用論文
文件控制在國際工程專案管理中的作用論文
摘要：在國際工程專案管理中，文件控制涵蓋了工程專案設計、施工、管控和調解的各個方面，它對於國際工程專案的質量保障和監管提供了必要的書面材料。文件控制要點主要是建立完善的文件一體化與現場控制體系，搭建基於工程專案管理的文件控制平臺，完善文件控制的編碼規則和命名規範。在實際工作中，我們要參與合同談判，明確專案文件的職責範圍，確定專案特色，為專案文件控制提供依據，組建文件控制中心，配備文件控制中心人員，搭建文件控制平臺，建立標準化文件控制體系。
關鍵詞：文件控制；國際工程專案；專案管理
文件控制是國際工程專案管理中不可或缺的重要內容，它主要是指在國際工程專案執行過程中，根據工程專案方的合同要求，依據專案管理方所批准的專案文件控制程式，透過現代技術和科學手段所開展的文件專案控制和管理，從而能夠實現國際工程專案管理的科學性、可控性和節約性。文件控制在國際工程專案管理中主要涉及到兩方面職能：一方面是對國際工程專案開展有效的文件資訊統計和追蹤，保證如實記錄國際工程專案的施工進度、狀態資訊和管控資訊，保證專案文件的完整性、有效性和可追溯性。另一方面是建立完善系統的專案各類文件管理、流轉體系，保證專案文件的準備、印發、歸類、儲存和廢棄都能得到有效的管理和控制。
一、文件控制在國際工程專案管理中的作用
在國際工程專案管理中，文件控制涵蓋了工程專案設計、施工、管控和調解的各個方面，它對於國際工程專案的質量保障和監管提供了必要的書面材料，主要的分類及其作用表現為：
1.國際工程專案文件控制的分類在國際工程專案實施過程中，文件控制管理涵蓋了八個方面的資訊資料：國際工程專案管理的公共資訊和外部資訊記錄，從而保證工程原始資料的完整性；國際工程專案概況資訊記錄，能夠完整反映國際工程專案的基本狀況；國際工程專案的施工資訊記錄，能夠完整反映專案的工程現狀；國際工程專案的施工技術資料資訊記錄，能夠充分體現專案的施工技術；國際工程專案的目標控制資訊記錄，能夠反映專案的目標管控；國際工程專案的計劃統計資訊記錄，能夠如實反映專案的施工進度；現場管理和工程協調資訊管理記錄，能夠如實反映專案的施工管控；商務資訊記錄，能夠有效開展專案的財務管控。
2.國際工程專案文件控制的作用在工程專案管理中，開展有效的文件控制措施，它能夠保證工程專案方、專案經理和設計工程師能夠及時發現施工過程中出現的問題，保證施工各方能夠擁有第一手的施工資料，能夠有效銜接施工專案和工程設計按照施工計劃和工程進度如期完成，從而可以對工程專案的.質量提供保障和管控。
（1）建立工程專案的公共資訊和外部資訊的歷史檔案，它能夠保證國際工程專案的原始檔案的完整性，當工程設計或者工程施工不能達到合同要求時，它能夠提供完整的法律依據。此外，完整的公共資訊和外部資訊也可以給其他相似的專案提供參考。
（2）在施工過程中如果出現專案經理、專案監理等管理人員的更替時，繼任者可以調取文件控制管理中的專案文件資訊，瞭解工程專案的工程現狀、施工技術、施工進度和施工管控等相關資訊，為後續工作提供便利條件。
（3）國際工程專案面臨著國際環境、投資資金和施工環境的變化，如果造成工程專案的施工實踐延長或者停滯時，透過文件控制資訊，能夠保證無論什麼時間恢復施工，工程管理者和施工人員都能夠有資料可查，避免因為個人記憶的缺失而影響專案施工。
（4）減少在國際工程專案施工過程中的投資方、專案管理方、施工方和業主之間的糾紛，避免因為各國相關法律或者工程條例的侷限所引起的合同糾紛，有利於在施工過程中，各方出現誤解和爭議後的調節。
（5）在工程建設過程中，如果出現國際間的法律糾紛和財務糾紛，並且造成停工情況，透過文件控制管理可以為爭端調解、仲裁和訴訟提供必要的書面證據。
二、文件控制在國際工程專案管理中的控制要點
在國際工程專案管理中，文件控制應該側重建立完善的文件一體化與現場控制體系，建立科學的文件控制平臺，完善文件控制的編碼規則和命名規範，才能讓文件控制為國際工程專案更好服務。
1.建立完善的文件一體化與現場控制體系
在國際工程專案管理過程中，文件控制管理是一個重要模組，而建立文件一體化就顯得尤為重要。在專案管理過程中，應該強調電子文件管理的連續性和資訊內容的完整性，實現傳統的文件檔案管理向綜合型資訊檔案管理的過渡，從而實現國際專案的整個專案管理都能實現檔案記錄和檔案管理。而施工現場的文件控制是文件一體化的管理核心部分，要求文件控制人員必須親臨施工現場，加強對於工程專案的文件資料收集，保證檔案管理的質量，併為後續的檔案管理工作提供便利條件。實踐證明，只有在施工初期就建立完善可靠的文件一體化體系，加強施工現場控制，才能保證文件管理與控制的質量，才能為國際工程專案的質量管理提供完善的保障。
2.搭建基於工程專案管理的文件控制平臺
隨著資訊科技的飛速發展，它也帶動了文件控制管理的資訊化和系統化建設，隨之也產生了大量的電子檔案和資訊檔案，而國際工程所特有的專案複雜性、多方人員參加以及跨地域等諸多因素，決定了工程專案涉及的施工需求、設計建議、工程準則、建設方案和專案會議等都需要文件化、標準化，方便查詢和呼叫。因此，在工程專案的文件控制中需要建立一套完善的文件控制平臺方便專案組成成員調取和查詢。在文件控制平臺中需要建立多套多樣式的文件模板，保證需求、建議、方案和會議等不同場合的需求。而為了保證在眾多紛繁複雜的文件中找到需要的文件，就需要在文件控制平臺中建立完善的文件目錄管理體系，而文件控制人員在輸入和儲存文件的時候，需要注意文件的基本資訊填寫，保證按照文件目錄進行分類，確保使用者在查詢的時候能夠根據文件定義做到快速查詢。
3.完善文件控制的編碼規則和命名規範
在國際工程專案管理中，文件控制的核心工作就是文件內容的規範性和科學化，而這就需要在文件控制中完善文件的編碼規則和命名規範，保證利用標準化程式來開展文件控制管理工作。在國際工程專案管理中，需要文件控制工程師根據國際標準、行業準則、企業規則、施工管理需求，建立一系列通用的文件控制管理體系檔案。在工程專案啟動後，文件控制人員需要根據專案計劃、施工進度、合同需求和地域需求，在通用標準程式檔案的基礎上編制規範的專案檔案編碼規則和命名規範。在整個專案管理週期中，要保證文件控制管理體系能夠涵蓋從產生到存檔儲存的各個環節。而為了保證文件控制的管理人員和使用人員能夠方便查詢和調取，應該在文件控制管理檔案的基礎上再編纂操作性較強的手冊，提供給需要者查詢。
三、國際工程專案文件控制的步驟和方法
在國際工程專案文件控制中，需要深入瞭解國際工程專案所在國家的行業標準和業主需求，履行完善的文件控制步驟，保證整個文件管理科學有效，可以從合同談判入手，建立齊備的文件控制體系，主要為：
1.參與合同談判，明確專案文件的職責範圍
在國際工程專案的合同談判階段和專案工程執行初期，文件控制工程師就需要介入到合同談判中的相關文件控制條款，將合同要求的施工合同條件、招標投標、工程監理制度和合同管理制度的文件控制內容做到如實記錄，保證文件控制管理工作有制度可循，做到認真嚴謹，符合國際標準和專案要求。
2.確定專案特色，為專案文件控制提供依據
工程專案文件控制工作是一項專業系統的工作，而國際工程專案又帶有明顯的地域性和複雜性，其工作內容和控制特點都決定了文件控制人員必須系統掌握專案文件的程式、流程和方法。在國際工程專案的文件控制初期，文件控制人員需要認真準備文件控制程式檔案，認真瞭解過程所在國家的行業標準規範，組織專案投資方、施工方和業主提供相關文件控制檔案，並且認真估算專案文件的數量、種類、來源、規格等，將文件控制中心建設納入到工作日程，保證專案文件的控制能做到有備無患。
3.組建文件控制中心，配備文件控制中心人員
在國際工程專案中，文件控制的工作量龐大而瑣碎，需要根據工程專案的設計、規模和進度安排各種專業人員進行分工協作，組建文件控制管理團隊，規劃專案文件控制的人力分配計劃，確定文件控制中心的軟、硬體配置和專案伺服器的規模。在實踐操作中，文件控制中心需要由文控經理領銜，設立以文控工程師等數名文控人員。另外，軟、硬體和網路裝置需要根據專案的規模及業主要求具體配置。另外還需要搭建文件控制平臺，建立標準化文件控制體系。
四、總結
綜上所述，國際工程專案具有非常強的區域性、複雜性和不確定性，它就對於文件控制提出了非常高的要求，我們一定要充分認識文件控制在國家工程專案管理中的作用，把握文件控制的控制要點，對國際工程專案文件實施有效的控制步驟，保證整個文件控制科學有效。
參考文獻:
[1]劉佚名.國際工程建設專案中的文件控制管理[J].中國招標，2012，（48）：28-30.
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