企業競爭情報工作的開展管理論文
企業競爭情報工作的開展管理論文
摘 要:企業的競爭情報工作有其複雜性與艱鉅性,它不僅需要企業情報人員的情報收集和分析技能,更需要對企業內部環境、發展戰略和市場策略的深刻理解,同時,還要具備較好的人際交往技能和組織協調能力。否則,競爭情報工作將僅僅流於日常簡報等形式,遠離企業的經營管理,不能為企業的重大決策提供情報支援,結果將會使企業的競爭情報工作嚴重貶值,企業情報人員的處境將陷於尷尬,競爭情報工作最終將難以在企業裡求得長期的生存與發展。從多年從事競爭情報工作的實踐出發,借鑑競爭情報界前輩的經驗,討論企業如何開展競爭情報工作。
關鍵詞:企業競爭;情報工作;開展
1 企業競爭情報工作的準備階段
良好的先期情報工作規劃是成功的關鍵,因為在初始時期,絕大數企業的情報人員所能支配的資源都是極其有限的,如資金、人員、政策等方面的支援力度可能不足。而此時企業情報人員的經驗又嚴重缺乏,對於企業內部環境和外部資訊資源方面的掌控能力也十分有限,因此,如果一開始就將攤子鋪的過大、目標定得過高,或在企業內部炒得過熱,都會給以後的競爭情報工作的開展帶來負面影響。所以,情報工作人員在情報工作的初始階段,一定要結合所擁有的資源和自身的能力量力而行。
情報人員應在現有資源和能力的基礎上尋求公司高層管理者的支援,透過企業高層來推動競爭情報工作的開展。近年來,隨著國內競爭情報概念的普及和國內外企業利用競爭情報制勝的案例層出不窮,很多企業的高層管理者也越來越感受到競爭情報的重要性,能夠重視並推動競爭情報工作的開展。
2 企業情報機構的設定
2.1 企業情報機構的位置
(1)企業的盈利主要來自何處?企業盈利的關鍵領域就是企業情報機構應該設定的地方。
(2)企業的新產品來自何處?在製藥業,新產品主要來自企業的研發部門和科學家們的研究工作。而很多軟體公司的新產品來自銷售人員和客戶打交道的過程中產生的新火花。因此以上兩種企業的情報機構可以分別設在研發部門和銷售與市場部門。
(3)企業所面臨到最大威脅來自何處?公司生存的關鍵是保證企業以低成本生產產品,如何降低生產成本就是競爭情報的關鍵課題。因此,這類企業的情報機構應設在製造部門。
對於從不規範的行業進入規範行業(如銀行、金融和日用品)的企業來說,CEO的決策一旦失誤,對整個企業將是毀滅性的,因此,情報部門應設在企業行政主管部門或戰略規劃部門,為企業領導決策提供情報支援。
2.2 企業情報機構的工作重點和職責
不同的情報機構的位置應具有不同的工作重點,情報人員應該首先確定重點情報使用者,並根據他們的切實需求清晰定位情報工作,設計情報工作模式,開展情報工作。否則,情報工作容易陷入疲於應付來自企業各部門各種不同需求的混亂局面。 重點情報使用者是指能夠決定情報部門命運、為情報部門提供經費和人員支援的部門和人員,一般而言他們就是企業情報部門的直接領導和頂頭上司。為重點情報使用者服務,是情報人員的職責,也是其生存和發展的基礎。
把握公司情報工作的重點和方向,這將是決定整個情報工作成功與否的關鍵。以下是幾類部門的情報需求特徵,供參考:(1)企業高層決策者——宏觀、前瞻性,與企業長遠發展戰略密切相關;(2)市場銷售部門——偏重戰略性情報,如競爭對手具體的銷售策略和價格等;(3)戰略規劃部門——較為宏觀、更關注整個行業的發展趨勢;(4)技術研發部門——本領域最新技術前沿的發展,新產品、新技術的替代作用等;
企業情報機構的工作職責大體上包括以下內容:(1)與企業中高層管理者等重點情報使用者的溝通與交流,以準確理解使用者的情報需求,從而為企業提供決策支援和情報預警服務;(2)彙總並掌握企業內部情報資源狀況;(3)設計與實施競爭情報工作流程,構建企業內外情報資訊網,建立企業內外專家網路、疏通企業內部情報流通渠道等;(4)情報產品與服務模式的設計;建立並維護基於企業IT系統的企業競爭情報系統。
3 企業競爭情報工作的具體開展
3.1 情報規劃工作
(1)透過溝通交流或者發放調查問卷等各種方式,瞭解重點情報使用者的工作計劃、情報需求範圍特點、情報需求的風格以及最適合的情報服務方式。(2)將使用者需求與情報機構自身擁有的情報資源與支援進行對照,並且審視當前及過去公司已從事的情報工作,過去情報工作開展的實際情況,分析過去取得成績、經驗、教訓等;瞭解現有情報產品的類別、資訊來源、閱讀使用範圍、物件及情報產品的'提供頻率等。(3)明確情報機構的定位,把握情報工作的方向。企業在戰略決策、早期預警、市場監控等方面有不同的情報需求。(4)明確下一步情報收集的物件和重點。根據重點情報使用者需求與情報工作現狀來確定關鍵性情報主題、主要情報收集渠道與方式,並以此確定基本的工作目標。
3.2 確定獲取競爭情報的渠道
在明確競爭情報的主要來源和獲得情報的技巧前首先應明確什麼樣的情報可以透過合法和道德的手段獲得。根據國外競爭情報專家統計:競爭情報分析所需要的80%-90%的情報都是可以從公開渠道獲得的。
這些情報資訊包括:國內外新政策法規的出臺、最新技術發展趨勢、市場趨勢的變化、新市場的出現、競爭對手的動向、新競爭對手的出現、供應商的狀況等。
主要的競爭情報的資訊來源可以歸納為四大類:(1)經常使用的:商業報刊、網路資料庫、內部員工、行業專家、行業協會與組織、網際網路等;(2)適當使用的:銷售人員、客戶、內部文件資料、電話採訪、外部諮詢服務、資訊交易等;(3)偶爾使用的:政府資料、直接觀察、剪報服務、直接聯絡競爭對手、聯絡供應商、展覽會等;(4)很少使用的:購買樣品、郵寄調查問卷、信用調查、參觀競爭對手公司、與競爭對手前僱員合作等。情報資訊來源的選擇與所需要的特定競爭情報密切相關,對於不
同的行業,其主要資訊來源也具有較大的差異。順暢而可信的資訊來源渠道對於競爭情報工作人員的幫助是巨大的,但它要靠長期的探索和經驗積累才能得到。
3.3 情報的加工處理
情報的處理和分析可參考以下步驟進行:(1)情報格式的轉換。將從各種途徑收集來的各個不同類別、形式的資訊進行簡單處理,轉換成統一、方便分析處理的格式。(2)情報資訊的彙總與分類。將已轉換為統一格式的情報資訊進行彙總,按照已經設定好的類別,進行分類儲存。(3)情報的篩選。來源於各種渠道的情報資訊真假摻混,要依靠情報分析人員的經驗分辨情報的可靠程度,去粗取精、去偽存真。(4)情報分析。情報分析更多地要依靠分析人員豐富的行業知識和對企業內部的瞭解程度,才能對情報表現出高度的敏感度,抓住重點,判斷相關事件及其關聯度,最終推斷出結論和發現。
3.4 設計情報產品和服務方式
瞭解使用者情報需求後,還需要確定情報產品和服務對策。當然情報的內容是最重要的,企業情報使用者也很在意情報的質量。雖然如此,為了使情報報告給情報使用者留下深刻的印象,增強情報的說服力,還應考慮到情報接受中的情感因素,注意情報的提供的介質、途徑和包裝。
為增強情報的效果,情報報告的撰寫都要遵循一定的原則,採用一些技巧:情報報告力求準確、簡練、明晰、有說服力,要設身處地的從情報使用者的角度出發、考慮問題,為使用者解決
問題並受益,報告題目能引起使用者的好奇心等。
4 小結:成功開展競爭情報工作的關鍵所在
(1)卓越的情報規劃:將情報重點放在對企業運作和成功具有重要意義的領域,準確定位情報機構,確定情報工作的方向和目標。(2)持續有組織地情報收集。(3)高效高質的情報處理和科學的情報分析,並積極地用於決策支援、預警避險、學習比較。(4)情報部門與公司其他部門和人員有良好的溝通和配合,在重點部門設立兼職情報協調員,加強內部互動的渠道與手段。(5)建立起有效的公司內外部人際關係資訊網路。(6)強有力的情報部門以及協同夥伴。(7)高層領導除了對競爭情報工作給予有力的資源支援外,還積極參與到競爭情報工作環節中。