簡析教學秘書在高職院校教學管理中的作用論文
簡析教學秘書在高職院校教學管理中的作用論文
論文摘要：在高職院校，教學秘書主要負責基層教學事務，是基層教學的管理者和執行者，其工作的效率高低直接影響著教學工作的正常執行，對於高職院校建立高效有序的教學秩序有很大的促進作用。因此，高職院校要高度重視教學秘書的鍛鍊和培養，增加其學習鍛鍊的機會，建立一支高素質的教學秘書隊伍，充分發揮他們的帶動作用，從而提高高職院校教學管理的質量和效果。
論文關鍵詞：高職院校；教學管理；教學秘書；質量
1教學秘書的職能和作用
教學秘書受高校教務處和系部主任雙重領導，日常工作是協助校教務處系主任處理學校的日常教學管理工作，是高校教務處和系部教學主任的助手，是聯絡學院、教務處、系部領導、教師和學生之間的橋樑和紐帶，負責各種教學管理資訊的上傳下達。同時，教學秘書戰鬥在教學活動的前沿陣地，熟悉教學相關的各項政策，對教師的科研工作非常熟悉，並熟悉教學人員的具體工作環境和工作情況，能夠很好的將這類資訊反饋給校主管領導，有利於領導做出正確的教學決策。
主要工作有以下幾個方面：
（1）教學秘書要有很高的職業精神和素質水平，具備綜合處理教務安排和教學安排的能力，做好中間的聯絡作用，上傳下達，配合院（系）辦公室處理日常的教務管理工作，並協助領導作出決策。其中教務安排包括：課程設施，教室安排，調整課時，資料彙總，期末考試安排、四六級考試、研究生考試、監考安排、試卷整理等等；教學安排包括教學內容、日誌日曆，授課大綱、教學統計、教材徵訂等。
（2）教學秘書要及時將日常管理工作中存在的問題和情況及時反映給院（系）領導，主動向上級部門和領導提供資料、報告、教學動態資訊，把學生的現狀及在教學中發現的`問題進行總結，從中找出規律性的特點，及時向學院領導彙報，也要把學生以及教學一線的教職員工的意願反饋給領導，為院領導起草有關教學的講話，為領導提供文稿素材，並把領導的決策向下傳遞，把教師對學生的要求傳遞給學生，經常深入教學一線，把學生對教學管理工作的意見及時整理，上報給領導，使領導全面瞭解教學情況，做出正確的判斷和決定，便於問題得到及時解決。
（3）教學檔案是促進教學改革、提高教學重要、促進學術交流的資訊資源，教學秘書要做好收集和整理工作，並組織教職員實施教學實踐活動，在教學實踐中，教師們透過開展教學活動和教學研究，往往會形成大量的資料，內容豐富，這些都是寶貴的檔案資料，尤其是學生們的實習報告，畢業論文等等，是院系重要的檔案資料，具有重要的儲存價值，認真研究這些檔案資料，可以很快的瞭解學院（系）的發展歷史，見證學院的發展，同時，時下的各類教學評估工作也需要這些資料，教學秘書要做好儲存工作，增強責任心，在規定的時間內，本著完整性和準確性的原則，做好目錄編制工作，有規律的擺放在檔案室。
（4）做好學籍管理，存放好各種相關資料。新生人學花名冊、學生登記表、學生成績登記表、學生成績彙總表、畢業生花名冊等資料都是十分重要的學籍管理方面的資訊資料，要及時做好整理，登記存檔；年底表彰學生、選拔幹部、評獎學金、畢業分配等工作開展時，都會用到這些學籍資料。此外，學籍資料也可以在協助教務處辦理休學、退學、轉學、處分手續時使用，以便及時掌握學生學籍變化情況。
（5）制定與實施教學計劃，為安排教學活動提供依據。高校在教學管理中要遵循教學計劃執行，優良的教學計劃有助於課程的合理安排，也是學校提高教學效果的有效抓手。教學計劃制定的是否合理，以準確的教學統計和充分的調研活動為前提，在制定教學計劃之前一定要充分的瞭解各專業的課程配置和師資情況，科學的安排各專業的課程，並定期對教學安排工作進行專項檢查，對教學過程進行全方位的跟蹤，根據出現的問題和實際教學情況及時做出調整，確保教學的質量。
2教學秘書的基本能力要求
隨著高校的擴招工作的進行，我國的高等教育由精英化向大眾化，伴隨著大學生數量的增加，教學秘書所承擔的工作量也不斷加大，再加上目前各個高校為了加強資訊化管理，新上了很多新的裝置和操作軟體，對教學秘書提出了更好的目標要求，教學秘書要做好日常工作，首先要加強政治理論的學習，提高道德修養和思想理論水平，其次，要加強學習，不斷提高業務水平。因此，我認為做為教學秘書的基本能力要求主要體現在以下幾個方面。
2.1處理資訊的能力
學校的教學事務頭緒繁多，面對著大量的檔案、資料和資訊，教學秘書要及時的理出頭緒，分清輕重緩急，工作繁雜但是有章可循，按照“急事急辦、特事特辦、獨立完成工作協調”的原則，應做到事前有計劃、計劃有餘地，對手頭上的工作分門別類進行整理，要考慮院（系）與學校整體的關係，根據實效性、緊急性的不同，將材料分類存檔，做出安排，並及時報領導批准。 2.2協調合作的意識和能力
協調是指在學院的各個部門、眾多成員之間的互相配合，既有業務上的配合，又有時間的要求。教學秘書要善於與教務處人員、院（系）領導、教職員工打交道，因為教學工作需要與他人協同合作，才能完成任務。教學秘書要養成良好的合作觀念，學會與人共事的技巧，處理問題要多站在對方的角度想問題，換位思考，從多角度考慮，力求恰到好處，及時疏通異議，妥善處理好交辦和催辦的事情，以推動系裡工作順利進行。
2.3良好的溝通能力
教學秘書在教學管理系統中所起的重要作用之一就是協調與溝通訊息的作用，教學秘書與各個部門、各個方面的人員交流資訊，既要聯絡院系領導，又要聯絡各個部門，同時還聯絡著教職員工和學生，肩負著教學安排的重任，由於他們的個性不同、工作不同，所形成的文化氛圍也不同，要根據各個目標群體的具體情況，本著“原則性和靈活性”相統一的原則，做出不同的工作安排，既要講究原則，又要講究方式方法。
2.4計算機應用能力
隨著計算機技術的普及和發展，高校教學管理正在向網路化的綜合科學管理發展。教學秘書不僅要有現代化的管理理念，還要熟練的操作計算機，掌握資訊搜尋查詢的技能，會熟練使用網上辦公系統和資料庫管理，可以用現代化的手段安排考場，現場辦公，既提高了工作效率，減輕勞動強度，又為師生提供了方便快捷的服務。如學籍管理、檔案管理、教學計劃修訂等工作都應利用計算機完成。
3教學秘書的隊伍建設
3.1強化激勵，建立目標責任制
要加強高校教學秘書的管理工作，制定並嚴格執行崗位責任聘任制，明確工作任務和人員職責，做到“事事有人管，人人有事做”。教學秘書的工作繁雜，事情多，任務重，院系要制定激勵措施，實行績效管理，制定措施，對錶現突出的先進工作者給予物質和精神獎勵，不能勝任工作的要及時調離崗位。
3.2積極進取，建立學習型隊伍
教學秘書工作是個新生事物，可供借鑑的經驗不多，要做好這項工作，要不斷加強學習，認真研究工作過程中出現的問題，努力學習新知識、新技術，尤其是加強計算機及軟體技術的學習，不段更新和提高自己，養成終身學習的良好習慣。學校要適時開展業務培訓活動，為教學秘書提高業務水平創造機會，使他們知曉教育教學管理的現狀和前沿動態，反思自己的工作，喚起再學習再實踐的需要，更新知識，吸收先進的理念和技能，為教學管理工作服務。建立學習型管理隊伍，可以使得教學秘書隊伍的發展有序，長期和有效。
3.3高度重視，加強組織領導工作
教學秘書工作，事關全校的教學質量，因此各級領導必須予以相當重視，對教學秘書工作給以極大關注。首先要從人員隊伍著手，合理地調整現有人員，聘任新人，確保基本素質和業務能力達到一定水平。同時要從整體上考慮隊伍結構的合理性，包括年齡結構，老中青比例協調。值得注意的是，一定時期內教學秘書隊伍應保持相對的穩定，人員變動幅度不宜過大，否則教學秘書的業務能力很難提高，不利於隊伍建設。