資料透視表在高速專案物資管理中的應用論文
資料透視表在高速專案物資管理中的應用論文
一、工程概況
宜張高速公路主線里程36.271公里，雙向四車道高速公路標準建設，設計速度80km/h。本專案總計長22.875km，主要工程量為挖方485.5萬方，填方375.5萬方，大橋4976.65m/14座，隧道3141.75m/4座，互通式立交2處，服務區1處，收費管理站1處。專案合同工期30個月，合同段中標價格為11.67億元。
二、物資管理的意義
國內高速公路專案物資材料一般佔工程直接費成本支出的55%至75%，是工程專案最大費用項，物資管理是專案盈虧的關鍵因素。物資管理包含內容豐富，包括原材料市場及潛在供應商調查、物資採購總體計劃、合格供應商管理、物資出入庫管理、現場管理、物資核算與支付等內容，從管理角度來講是一個完整的PDCA迴圈過程。國內高速公路專案施工週期短、規模大、構造物複雜、工作面多，造成短期內使用材料種類繁多、數量巨大。僅筆者所在施工企業物資編碼就包含五個層級，近10000細目項，具體劃分為7大類。普通工程專案雖不可能包含所有物資編碼細目項，但基本涵蓋7大類物資，且細目項一般在200至500項之間，其中主要材料細目項在100項以上。如此大數量、短週期的物資消耗對專案物資出入庫資料統計、分析、核算、管控提出很高的要求，“控則贏、費則損”。本文以宜張專案2013年12月19日至2015年1月2日部分物資出入庫統計資料作為研究物件，共6464項源資料。資料包含材料名稱等12項欄位資訊。
三、物資出入庫及物資核算管理
1.物資管理軟體及Excel表格。
物資出入庫、物資核算管理是物資管理的重要組成部分，也是筆者本次透過資料透視表這種資訊化手段來展現物資管理應用的核心內容。物資管理軟體的應用有利於企業成本的管控，有利於實現內部資源的高效利用。一方面，物資管理軟體的功能設定通常基於整個行業或某公司整體管理情況進行標準化，有利於關鍵資料的統一提取，但缺失專案管理中某些更具體細化的重要功能；另一方面，物資管理軟體中也存在某些系統bug（缺陷），常造成物資管理軟體不能正常使用；因此專案管理中常用Excel表格。
2.物資核算管理的日常要求。
高速公路、高速鐵路等專案日常工作中對物資出入庫、物資核算管理主要體現在物資計劃管理和物資統計管理。物資計劃管理體現在工程進場後，專案經理部依據工程施工圖及施工組織設計，編制物資採購總體、年度、季度、月度材料計劃，計劃要儘量周詳，個別急需材料可以做到旬或周計劃。施工時，在計劃的週期末核對計劃的執行情況，找出偏差，分析原因，及時調整後期計劃，編制出更切實的滾動計劃。工程設計或施工方案發生修改調整時，工程技術部門及時將調整後的材料採購計劃報物資部，以便調整採購計劃。
3.物資統計資料的日常操作。
專案經理部經常使用物資統計資料Excel表格的人員主要包括物資副經理、總會計師、總經濟師和物資機械部、財務部、合同部員工。其中物資機械部員工具體負責物資資料的統計、分析、核算，其他人員根據相應職責和工作範圍可能全部或部分使用物資資料。每月進行材料盤點核算通常需要有經驗的物資會計2至3天才能完成。根據實際調查研究，使用Excel資料透視表功能僅需要2至3個小時就能完成此項工作，工效比800%。
四、資料透視表功能簡介
1.資料透視表簡介。
資料透視表（PivotTable）是一種互動式的表，可以進行某些計算，如求和與計數等。所進行的計算與資料跟資料透視表中的排列有關。之所以稱為資料透視表，是因為可以動態地改變它們的版面佈置，以便按照不同方式分析資料，也可以重新安排行號、列標和頁欄位。每一次改變版面佈置時，資料透視表會立即按照新的佈置重新計算資料。另外，如果原始資料發生更改，則可以更新資料透視表。
2.資料透視表的建立。
本文中筆者皆使用MicrosoftExcel2010軟體（以下簡稱Excel）進行資料透視表相關功能操作。若要建立資料透視表，請執行“資料透視表和資料透檢視”模組，從工作表列表中選擇源資料。軟體為您提供報表的工作表區域和可用欄位的列表。當您將欄位從列表視窗拖到分級顯示區域時，Excel自動彙總並計算報表。建立資料透視表後，可對其進行自定義以集中在所需資訊上。自定義的方面包括更改佈局、更改格式或深化以顯示更詳細的資料。
3.工作表資料。
您可以將Excel工作表中的資料作為報表的資料來源。該資料應採用列表格式，其列標籤應位於第一行。後續行中的每個單元格都應包含與其列標題相對應的資料。目標資料中不得出現任何空行或空列，且不得出現任何合併單元格。Excel會將列標籤用作報表中的欄位名稱。筆者建議初學者使用時應將資料透視表和資料來源放在同一Excel工作薄中。
五、資料透視表實際應用
以宜張專案統計拌合站混凝土產量來詳細說明資料透視表的建立思路和操作過程。混凝土，是施工構造物的主要構成材料。目前高速公路、高速鐵路專案一般情況下采用自建拌合站生產混凝土的`方式，確保施工週期內混凝土的質量和產量滿足合同要求。通常情況下，專案每月都要對各工區混凝土用量和拌合站混凝土產量進行統計，各工區材料用量核算在下一應用例項中詳述。本例項主要描述宜張專案拌合站混凝土2014年10月產量的快速統計。步驟一：資料透視表建立。從工作表列表中選擇源資料，得到空白資料透視表。步驟二：建立思路。
1.根據物資材料資料來源統計列表可知，混凝土在“材料名稱”欄位中，“材料規格”欄位中包含不同標號的混凝土，可將這兩個欄位同拖入行標籤區域，且“材料名稱”在上，“材料規格”在下，形成包含關係。混凝土材料的單位統一都為立方米，所以在此處未將“單位”欄位拖入行標籤區域，實際操作中可根據具體需求判斷是否將其拖入行標籤區域。
2.在電腦螢幕左側表格中，選擇“材料名稱”彈出視窗中的混凝土項。
3.將“供應商”欄位拖入到列標籤區域，資料透視表會根據資料來源自動填入行標籤中混凝土材料對應的供應商。
4.將“當日進量”欄位拖入到數值區域，注意此時電腦螢幕左側表格中顯示的資料為計數值，記錄的是次數，而非求和項。點選工具欄中按值彙總，選擇下拉選單中的求和項。此時電腦螢幕左側表格中顯示的資料為各種規格混凝土的彙總方量。
5.將“進場日期”欄位拖入到報表篩選區域，選擇“進場日期”彈出視窗中屬於2014年10月的日期。資料透視表字段已放入對應區域。步驟三：建立完成，編輯表格。步驟二完成後，將生成宜張專案拌合站混凝土2014年10月產量。整個過程操作時間不超過5分鐘，用篩選功能完成此表格至少需要40分鐘以上。如果需要檢查某項資料，雙擊滑鼠左鍵即可，資料透視表將自動擷取源資料組成此項資料的列表格式。目前所生成的表格仍然可以繼續編輯，一方面可以與本月所完成構造物的設計量對比，另一方面按配合比核算後可與砂石、水泥的入庫進量對比，核算兩方面的節超情況，及時控制混凝土成本。這裡不再對後續編輯表格進行詳述。
六、結語
資料透視表是一種工具，特別在處理大量資料的分類統計方面有很強的功能，非常適用於大型工程專案的管理。掌握好這種工具，不光可以用來管控專案物資材料，也可以更多的應用於工程專案的計劃、統計和各類成本核算工作。讓工程專案各類管理人員更加輕鬆高效的管控專案，但工具僅可以提高工效，專案效益成敗的關鍵因素還在於管理思路。