企業採購業務內部控制要點分析論文
企業採購業務內部控制要點分析論文
摘要:結合企業的內部控制和採購業務流程，分析如何規避、抑制其中可能出現的不利因素，說明採購環節的內部控制要點，並對內控環境提出建議。
關鍵詞:採購迴圈；內部控制；流程
採購業務屬於企業運營的核心業務，與資金存在直接的關係，如果程式制度不夠清晰規範，內部控制不到位，則極容易出現相關人員利用管理漏洞，為一己私利舞弊，串通共謀，損害企業利益的情況。具有極高的風險性。在內部控制中，採購業務的控制直接關係到企業產成品的質量，以及企業生產成本。尤其對於製造企業而言，原材料成本在產品中佔比較重，採購資金比之其他型別的企業也更多，存在的風險也就更高。
1內部控制概述
2004年9月，COSO委員會提出一個概念全新的COSO報告《企業風險管理———整合框架》（簡稱ERM框架），標誌內部控制研究發展到一個新的階段。ERM架構指出“企業風險管理是一個過程，它由一個主體的董事會﹑管理層和其他人員實施，應用於戰略制定並貫穿於企業之中，旨在識別可能影響主體的潛在事項﹑管理風險﹑風險應對﹑控制活動﹑資訊與溝通﹑監控。《企業風險管理———整合框架》分為內部環境﹑目標制定﹑事項識別﹑風險評估﹑風險反應﹑控制活動﹑資訊與溝通﹑監督等八個相互關聯的要素，各要素貫穿在企業的管理過程中。ERM框架指出，企業風險管理只是一個比內部控制更為廣泛的管理概念和工具，不是也不可能取代內部控制。在風險管理八個要素中，有五個直接來自內部控制，顯然，內部控制包含於風險管理之中。
2企業採購業務的風險及控制關鍵點
採購業務作為企業業務內容的一個部分，其風險存在於各業務環節中，主要有稽核把關風險、採購價格失控風險、供應商選擇不當風險、合同訂立不當風險、物資驗收不規範風險、會計記錄不當風險、貨款支付不當風險等。企業採購程式必須清晰，規範，即使企業採購流程較長，但人為簡化，縮短流程將給企業的內部控制帶來巨大漏洞，採購環節的風險無法控制，給公司帶來巨大隱患，造成不堪設想的後果。為此有必要對以下環節進行控制，規避風險。
2.1請購與審批控制
2.1.1請購
請購單的填寫應該內容完整且依據充分，由有需求的部門或人員寫明採購類別、數量、品名、規格、型號、質量等級、需用日期、請購部門等相關要求，交給部門主管稽核並簽字批准。
2.1.2稽核批准
請購單在稽核批准時，主要注意三個點：訂貨數量，供應商備選，訂貨時間（再訂貨點）。
2.1.3不相容職務相分離
請購與審批不應該由同一人辦理，以避免盲目採購。如果請購與審批不能分離，那麼上述要求能否遵守完全取決於企業內部控制人員的職業素質，一旦遇上企業採購人員的職業道德不修，則可能會出現編制虛假採購業務以套取公司現金的情況。
2．2供應商管理制度
2.2.1選擇供應商
企業應該建立恰當的供應商管理體制，企業採購的原材料直接決定了企業產成品的品質，關乎企業的品牌形象，一旦出現問題，將對企業信譽造成不可估量的影響。因此企業應該建立嚴格的供應商准入機制，為企業選擇可靠的供應商，只向經過授權批准的供應商訂貨，保證原材料的品質與來源。
2.2.2不相容職務相分離
詢價與確定供應商不應該由同一人負責辦理，否則將形成採購業務內部控制漏洞，容易發生舞弊，出現相關人員收受回扣，高價採購等情況。其次，廣泛詢價，有利於企業拿到合理的採購價格，降低生產成本。
2.3採購控制
經過授權批准的請購單應該由採購部門彙總編號，生成採購訂單，統一進行採購。在此步驟中應該注意如下幾點：
2.3.1採購行為應合法合規
對於零星用品的採購，可以授權在獨立人員抽樣暗訪制度下的直接採購，但對大宗商品的採購應交由採購部門集中統一招標進行，原材料的集中採購有利於企業提高採購效率，取得大宗訂單折扣，從而降低原材料成本，控制生產成本。
2.3.2關注供應商的生產情況與供貨情況
供應商的生產進度緩慢甚至停滯將造成原材料供應延遲，導致企業裝置人員的閒置，增加企業運營成本，降低企業經營效率，尤其在原材料本就稀缺的行業，短時間內難以找到價格合適的替代供應商，密切關注供應商生產情況，能及早發現異常，為企業贏得反映時間，提早做準備。在原材料短缺嚴重時，企業將無法正常運轉，既買不到原材料進行生產，又因為生產停滯而產品短缺，無法進行銷售以獲得資金投入生產，將使企業經營週轉不良。為保證供應商持續，無差錯供給企業原材料，以支援企業生產運作。企業應當密切關注供應商的生產進度與生產環境。當供應商出現異常情況時，企業能夠及時發現並作出反應，制定對策，確保企業正常運營，最大限度降低供應商出現原材料供應問題而給企業帶來的損失。
2.3.3採購人員定期輪換
企業採購人員應定期輪換崗位，並對離任採購人員進行審計，避免採購人員與供應商串通共謀。採購環節最常見的問題在於：供應商為長期獲得公司的大量訂單而賄賂採購人員，或者採購人員與供應商長期接觸與合作後，建立過於密切的關係，出現串通舞弊的風險。企業採購人員實施輪崗制，其一，可以避免採購人員與供應商建立過於密切的關係。其二，如果無法與採購人員建立長期的關係，供應商將降低付出回扣的積極性。其三，對採購員定期輪換時進行的工作考評與交接使舞弊更容易被發現，採購員拿回扣被發現的風險更大，促使採購員遵守公司規定，提升職業道德操守以及自律性，有利於企業內部形成良好的控制氛圍，從而維護公司利益。
2.3.4明確採購人員職責
明確劃分採購人員的職責範圍，有利於採購部門工作的有序進行，提高工作效率，避免互相推諉責任。及時調換職業勝任能力不足或是職業道德較低的職員，如果崗位職責安排混亂，企業的內部控制將無法實現應有的效果。
2.3.5明確質量標準
為保證原材料質量，公司可以在採購單後附上有關質量要求的文件。例如在採購零部件時，可由工程師在文件中寫明各個部件需要達到怎樣的質量標準，誤差範圍以及技術要求。由採購人員同時發給供應商，確保供應商在生產前瞭解圖紙的質量要求。供應商生產過程中，採購部應該要求供應部定期出具質量報告，並定期查訪供應商。
2.3.6不相容職務相分離
確定供應商與簽訂採購合同應該分離控制，不應由同一人辦理。由專業專職人員負責簽訂採購合同，有利於迴避風險，減少損失的產生。
2.4驗收入庫控制
驗收入庫是企業防止質量不達標的原材料進入企業的最後一道防線，一旦不合格的原材料流入企業生產環節，將對企業的產成品質量產生重大影響。如果三鹿企業能夠重視食品安全，尊重消費者權益，收購鮮奶時能在驗收環節嚴格管理，驗收人員重視自身責任，仔細抽檢，將沒有達到抽檢質量標準的.鮮牛奶拒之企業門外，進行退貨處理，也不會造成這樣嚴重的後果。三鹿以其真實慘痛經歷說明企業應當尤其重視對原材料入庫的控制。
2.5付款管理控制
財務部門收到採購部門轉來的相關憑證，例如採購計劃、採購合同、入庫單、發票抵扣聯、運輸費用發票、經過簽字的申請單，經過稽核無誤後，作為入賬的原始憑證，按照企業與供應商簽訂的合同付款，並及時登記應付賬款總分類賬以及明細賬。付款雖然是企業採購流程的最後一個步驟，但其涉及資金的轉移，風險較高，某些供應商為儘早收回貨款買通財務人員，企業應該引起足夠重視。
2.6供應商考核
企業應該建立供應商評價制度，對供應商提供的原材料質量，送貨及時性以及原材料價格進行考核評價，並對各供應商進行排序，於企業將來採購相同規格貨物時優先選擇。排序結果確保每年更新一次，對考評不合格者應取消其供應商認證資格。不斷調整最佳化企業供應商隊伍。綜上所述，請購與審批控制，供應商選擇控制，採購控制，驗收入庫控制，付款管理控制，供應商評價反饋控制均是企業採購迴圈流程中的關鍵控制點。
3完善採購業務內部控制實施效果相關配套措施
為使企業採購業務內部控制能夠落實到實處，企業一方面應該縱向完善採購流程與採購控制，橫向健全採購控制制度，形成由線到面的控制局面，進行全面控制；另一方面，抓住流程中關鍵控制點作為重點控制。在此基礎上，企業還應該完善公司治理結構，將績效考核與激勵機制結合起來。
3.1完善公司治理結構
公司治理是企業內部控制制度設計、執行的制度環境。而內部控制又是公司治理的延伸。完善企業治理結構，發揮企業董事會及監事會的作用。第一要強調董事會獨立於企業的管理層，限制董事會成員與高階經理層交叉任職的現象，以避免出現高階管理層控制董事會的局面。第二，要完善獨立董事制度，保持較高比例的，具有較高學歷且管理經驗豐富的獨立董事的比例，利於對企業內部管理人員及企業經營行為進行有效監控。第三，建立專門的各類審計委員會，例如審計委員會，以加強內部控制。明確監事會職責，監事的監督工作要經常化，專業化，要努力提高監事會的監控能力和監控效果，董事會﹑監事會及其下屬委員會應對公司管理實行有效監督，從而提高公司內部控制質量。如果治理層疏於監督，對控制不夠重視，或者過分信賴管理層，就會給管理層提供舞弊的機會。
3.2將績效考核與激勵機制結合使用
企業內部控制的實施必須有一個完整的過程，這個過程就是制定標準、採取行動、衡量業績，透過業績的衡量來考核行為是否符合標準，從而使行為符合內部控制控制標準。在整個風險管理體系中，內部控制透過致力於抑制不利因素來達到內控目標，而激勵機制則竭盡全力促使有利因素髮揮更大作用，因此，如能將績效考核與激勵機制結合起來使用，將會使企業內控發揮更大效果。
主要參考文獻:
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