開展審計電算化工作的方法
開展審計電算化工作的方法
審計電算化是一門新興的學科，是會計電算化發展的產物。她產生於60年代後期，近年來得到很大的發展。審計工作人員越來越需要進行審計電算化，越來越需要採用計算機輔助審計。審計電算化被審計部門、財政部門、稅務部門、稽查部門、會計師事務所、主管廳局、檢查部門、紀檢部門、監察部門所採用，其作用越來越大，也越來越被人們所重視。
一、為什麼要開展審計電算化
會計電算化的普及和發展，客觀上要求審計也要電算化。80年代後期，我國一批會計軟體公司迅速發展壯大，為社會提供了穩定、可靠、優質的財務會計軟體，大型企業、中小型企業大部分採用電算化，行政、事業單位，紛紛採用通用的會計軟體，並甩掉手工帳簿，採用電腦代替手工記帳。以福建省為例、省級單位全部配備了會計軟體，二級核算單位、基層單位大部分配了軟體，地市級行政事業單位大部分配了軟體，縣鄉級行政事業單位有一部分配了軟體，有的縣市把大部分行政單位集中採用會計集中核算。電子計算機的發展對審計工作的影響日益明顯。
審計物件發生變化，在單位未開展電算化時，審計人員面對的是手工的帳簿、憑證。電算化後憑證、帳簿是放在磁碟中、計算機內部，肉眼是看不到的。大部分單位會把磁碟中憑證、帳簿打印出來，但是，這些紙質的資料，往往是在工作完成後，過了一段時間才打印出來。如總帳、明細帳要等到單位年度結帳後才可以列印。有時結帳工作要到次年的3、5月份。有一些原始憑證，如營業場所，零售收入，由於量大、難以一一列印輸出，這些資料可能永遠存放在磁碟中。這樣一來，就要求審計人員掌握計算機技術，透過計算機進行審計。
提高審計工作質量。開展審計電算化，才能將被審計物件的真實性及其有關的公允性審查清楚，才能確保審計證據可靠性和有效性，使審計工的作更加準確和及時、更有邏輯性。從而有利於保證審計結論和審計意見的正確性，提高審計工作質量。
可以提高審計工作效率。電算化審計對資料處理、查詢、核對的速度加快，減輕審計人員的工作強度，加快審計工作程序。
將逐步規範審計工作程式，有利於逐步提高審計人員的素質。電算化審計的開展對審計理論和審計技術都產生重要的影響，使審計的具體目標、審計程式和審計方法發生了相應的變化，促進審計的現代化程序。
二、電算化審計的方法
1、繞過電腦系統，進行手工審計。把手工記錄的審計資料，輸入電腦，進行後期的處理。
2、藉助於被審計單位的電腦和軟體，進行審計。
3、使用專業的審計軟體，進行審計。
4、對未採用電算化的單位，也可以進行電算化審計。
繞過電腦系統，進行手工審計：
被審單位採用了會計電算化系統，按財政部關於開展會計電算化的要求，採用計算機代替手工記帳的單位應該把會計憑證、帳簿、報表列印成紙質資料。把磁碟資料、紙質資料同時送檔案部門存檔。因為有了打印出來的紙質資料，審計人員可以用傳統的審計方法進行查帳、審計。這樣一來，可以饒過電腦系統，不必審查電腦內部的資料。
這種方法便於沒有掌握計算機審計技術的人員。但是，這種方法，有一定的侷限性。因為開展會計電算化的單位，其帳簿平時一般不列印，直到次年，正式結平本年度帳務後，才會列印成冊，這樣，年度中期，次年年初，因為沒有紙質的帳簿，手工審計，就無法開展。如果被審計單位紙質憑證、帳簿不全，紙質資料與磁碟資料不符，有些原始憑證，如零售營業收入、商品採購，存、取款記錄等，數量記錄量特大，無法打印製紙資料。手工審計也就無法進行了。
藉助於被審單位的電腦和會計軟體，進行審計：
應用於電算化系統的電腦有，大型機、中型機、微機、微機，單機、網路等。會計軟體系統有，大型資料庫版軟體、小型資料庫版軟體。如華興、用友、金蝶等。軟體系統有DOS版、Windows版。
開展電算化審計時，在對方有關人員的協助下，開啟對方的電腦系統，呼叫相應的會計軟體華興、用友、金蝶等，這時需要有一個使用者名稱和密碼，可以要求被審計的單位，給審計人員臨時加入一個或幾個使用者名稱和密碼，用於審計人員進行審計查帳工作。為了在審計時，不回修改，損壞對方的資料，可以把許可權設定為只讀，不可寫，如憑證、帳簿、報表查詢，不能輸入、修改，這樣可以防止因審計人員誤操作而修改了對方的資料。
進入軟體介面後可以用查詢選單調出，相應的憑證、帳簿、報表，可以藉助於有些軟體有另存的功能，在軟體查詢時，可以把查到的，需要記錄下來的憑證、帳簿、報表，透過印表機打印出來，或另存為文字檔案，報表檔案、Word文件資料。
這種做法的優點是，比手工查帳速度快；缺點是：需要對方的.配合，需要對方提供密碼，要學會並掌握各種會計軟體的應用技術。對審計人員要求較高。
對於計算機技術較高的同志，可以把對方的資料庫複製、備份出來，用工具軟體，如Access、Foxprow、Ms—SQL、Oracle，可直接開啟軟體中的資料庫，利用過濾器、Filter、Select等語句進行查詢、過濾，並把結果打印出來、或另存為文字檔案，報表檔案、Word文件資料等。可以方便地編制審計記錄、審計工作底稿。
這種做法的缺點是：需要審計人員掌握許多計算機方面的知識，熟練運用計算機技術、英文基礎要較好。
藉助專業的審計軟體進行審計：
目前我國的審計軟體，有用軟盤、光碟、隨身碟，作為載體。目前福建省開發的金網審計卡，陝西省開發的金劍審計軟體、北京有通審審計軟體。華興金網軟體就是以隨身碟作為載體。下面我們以華興金網審計卡為例，介紹藉助專業審計軟體進行審計的方法。
1、把金網審計卡插入被審單位的電腦。
2、對方電腦若是WINDOWS98系統，要安裝本卡的驅動程式WINDOWS2000/ME/XP可省略本步。
3、執行審計軟體，在新的盤上找到“審計軟體”雙擊左鍵。
4、查詢被審物件的電腦中有幾套帳。點“查詢”鍵。
5、吸取被審物件的資料，點“→”鍵。
6、把審計卡從對方電腦中取回，插入到審計人員的電腦中。
7、執行審計卡上的審計軟體、選定審計套帳。
8、查憑證、帳簿，可用分類、模糊、關鍵字、快速查詢等方法。
9、傳送到審計工作底稿，（資料表、文字、報表）。
10、彙總審計分錄。
11、輸入審計調整分錄。
12、生成審計調整前、後資產負債表。
13、進行審計財務分析。比率分析、圖表輔助分析。
14、查詢審計相關制度法規。
15、查詢與被審物件相關的制度法規。
16、編制電子審計文件資料。審計記錄、審計工作底稿、審計報告、審計分析圖表、審計決定書。
17、開展網上審計，從網上查詢最新的、與被審單位相關的財務會計制度，對於沒有標準資料輸出介面、比較偏僻的財務軟體，其資料的審計可以網路進行審計。
查詢被審物件的計算機或計算機網路上有那些財務軟體，有那幾套財務軟體的資料。進入軟體的畫面，點選“查詢”，可以查出當前國內各大財務軟體公司的財務軟體及其財務資料。
這樣透過計算機的儲存原理，可以查詢到對方硬碟內的所有資料，包括隱蔽的帳套、內帳、多套帳。
如何查憑證？
在憑證中，先確定查閱憑證的時間段和起止號碼，再選擇起止科目號，可以輸入金額範圍、摘要中可能包含的字、詞，點選“確定”即可把您要查閱的憑證顯示出來。
對符合條件的憑證，可以按隨機抽樣的方法，進行抽樣調查，輸入抽樣機率電腦自動抽出相應的憑證，您可以列印、抄錄下來，對這些憑證作重點檢查。
在“摘要”框內輸入摘要的關鍵字就可以模糊查詢有關的憑證。
如何審計帳簿？
點選審計—帳簿選單，選擇科目，確定起止時間，按“確定”則顯示該科目的明細帳本內容。
可以把部分的憑證、帳頁、科目餘額表的內容匯出到文體檔案、審計記錄檔案或EXCEL報表中。
用軟體輔助審計的方法其缺點是：受到軟體品種、軟體版本的限制。目前國內有幾十種財務軟體在使用，任何一套審計軟體都無法適用於所有的財務軟體。如新開發的財務軟體、使用量少的，比較偏僻的財務軟體就無法審計了。因此需要藉助網路審計，遠端審計專家協作進行計算機審計等工作。
優點是：因為收集資料速度快，不會佔用對方的電腦，不會影響對方的正常工作，在沒有對方提供密碼的情況下也可以進行計算機輔助審計。具有初級計算機知識的審計人員，經過短期培訓可以掌握，無需很高的計算機技術。審計效率高，可以用模糊查詢、抽查、另存等方法。速度快，記錄幾百張憑證，只需幾秒，彙總幾百筆審計記錄，也只需幾秒鐘。編制調整前、後的審計報表只需幾分鐘。
運用計算機編制審計報告，可藉助於WORD、EXCEL等常用的軟體，用複製、貼上、插入等方法呼叫已有的電子檔案，可以編制出圖文並茂的審計工作報告。