高校辦公平臺資訊化的最佳化策略研究論文
高校辦公平臺資訊化的最佳化策略研究論文
21 世紀資訊化的勢頭十分強勁，交流與溝通更多的是利用各種通訊工具，辦公無紙化、網路的便捷，資訊的及時共享，真正實現了“天涯若比鄰”，通訊的迅猛發展帶來的是更便捷、更加及時的交流，而我們的辦公環境也在這種大環境下實現了無紙化，那麼在無紙化的基礎上，對現在的資訊化環境有一個更加最佳化，實現更加人性化、更加完善的辦公環境是非常重要的。現階段，教育事業的日趨資訊化使得人們更加傾向於辦公平臺的全面資訊化，檔案的釋出和妥善的處理都需要資訊及時的更新，現有辦公平臺的資訊釋出不及時會導致溝通受阻，阻礙事件的及時處理，綜合性高校應利用資訊科技的發展與現有人才進行辦公平臺的更深層次的最佳化。
1 高校辦公平臺資訊化的現狀分析
自上個世紀80 年代以來，網際網路的高速發展遠超人們的想象，傳統的手工書寫檔案、傳統信件的形式逐漸被列印、傳真、電子郵件等一系列高效、便捷的辦公形式所替代，從而實現了資訊的及時的傳輸與共享。
由於國家擴招的政策，現今高校的辦學規模越來越大，各高校的上級部門與各院系的基礎辦公室之間、教職工之間、教師與學生之間溝通的難度也越來越大，資訊化的辦公方式拉近了彼此的距離，使得管理者與基礎辦公人員的直接交流得以實現，不僅提高了辦公的效率，也順應了新時代形式下的必然的辦公發展趨勢。
現階段高校的辦公平臺大多依託於校園網頁，而校園網基礎建設的不足也是制約校園辦公系統完善的一大問題，大部分高校的校園網頁建立較早，隨著資訊化大潮的影響，校園網頁的腳步沒有跟上學校的發展，勢必也會影響辦公資訊化建設的腳步。
2 現有的辦公平臺的弊端
2.1 辦公形式單一
現在的綜合性高校多是應用OA 平臺以及教務管理平臺進行實時的辦公和資訊共享，而OA 平臺的資訊釋出多是單方面的通訊，只能做到“下達”而不能做到“上傳”，學校釋出辦公任務，各二級學院進行及時處理，並透過其他通訊媒介進行檔案的二次收發。更多的時候，綜合性高校需要的是部門與部門之間的協同，而現有的辦公平臺多數不能滿足此要求，或者是藉助於其它通訊媒介進行溝通，專業的交流平臺的不完善使得高校各院系之間的相互協作出現了很大的侷限性。
2.2 功能不全面
現階段高校校園多是利用校園網頁作為媒介進行辦公、公告發布等資訊傳播方式，但是在此基礎上，完善各項功能，針對不同的受眾，釋出不同的“乾貨”，確保能適應不同群體的需求，如：學生對於招生就業資訊的渴求，教師針對於各種教育資源、培訓會議的需要等。面向不同的群體，進行全面的規劃，而並不是一味地強加一些功能，是新形勢下的辦公平臺所必須的。
2.3 平臺的安全性有所欠缺
辦公資訊化的主要形式為數字資訊的傳輸，而這些資訊在傳輸的.時候常常遭受到人為或一些客觀的不可抗因素的影響，比如辦公人員保密意識淡薄，賬號丟失，辦公計算機的訪問密碼忘記等，未遵守基本的防範原則導致的資訊洩露，或者因為計算機病毒的入侵、黒客的蓄意攻擊使得辦公資料被惡意盜取。
2.4 使用率不高
由於現階段大部分高校對辦公資訊化平臺還在起步探索和完善的階段，還未形成健全的監督機制、使用觀念和意識尚不夠，並且平臺的使用是否簡潔明瞭也是關乎使用程度的一大指標。資訊化社會的多元化日新月異，人們的實際工作需要也在不斷變化，適應變化的辦公平臺才能提高自己的使用壽命，有很好的辦公體驗才是能持續完善辦公資訊化平臺的保障。
3 高校資訊化辦公的建議
3.1 加強人才隊伍建設，強化辦公資訊化的意識
3.1.1 開發人才隊伍建設
針對現階段各高校的普遍需求對辦公平臺進行模組化建設，如“辦公”、“教育”、“培訓”、“應用”等具體的模組，根據不同的角色可設定不同的資源檢視，根據高校各種角色的不同，分別訂製“辦公”介面，力求將不同人群最關心的資訊呈現在第一個頁面，這樣可避免對資訊的篩選所帶來的時間成本的增加，使工作頁面、工作流程儘量簡潔。
3.1.2 維護人才隊伍建設
由於辦公平臺面臨著大範圍的使用，對於平臺的維護必不可少，少部分高校正是由於平臺缺少相關後期的檢查與維護，辦公系統的使用隨著系統的崩潰也土崩瓦解，隨之替代的仍是傳統的辦公方式，為了改變這種局面，應適當透過高校自身培養或者人才引進的方式加強對相關專業人員隊伍的建設。
3.1.3 培訓人才隊伍建設
現今專業技術隊伍的缺失對於改變傳統辦公形式的局面並不樂觀，辦公隊伍的專業匱乏帶來的弊端是對於辦公平臺的使用率低，仍然依賴於傳統的辦公形式，不思求變，舊管理體制下所帶來的人們觀念上的固步自封，應透過相關宣傳和培訓逐步改觀，使這些人們對資訊化辦公的接受度越來越高，因為無論多麼方便快捷的辦公平臺，最終都離不開辦公的主體“人”，故在心理上認同、接受並高頻率地使用才能創造一個良好的辦公環境。
3.2 加大對辦公資訊化平臺的投入
先進的辦公的軟硬體設施能適應越來越多元化的辦公要求，對於配套設施的及時採購才能更好地發揮辦公資訊化的效能。由於智慧化社會的加速發展，軟硬體的更新速度越來越快，實現的功能越來越強大，可操作性以及設計的人性化都越來越先進，對於及時的採購，及時的推廣使用，及時的對於辦公人員的使用推廣，或者是在現階段辦公平臺的基礎上，完善功能的人性化設計，使得平臺的使用趨於穩定，根據高校的情況，對自身的需求做一個系統化的評估，選擇與之相適應的軟硬體裝置和信譽良好的廠家進行相關的購買，為辦公資訊化提供良好的軟硬體支援。
3.3 加強監管
對於平臺的資訊有一個資訊的最新的釋出和更新，使得平臺的使用者可以分享到更多新鮮的資訊，現代社會是一個資訊爆炸的時代，保持資訊的可看性是必須的。傳統的通知、公告發布透過檔案印發的方式得以實現，在這個崇尚效率的社會大背景下，採取無紙化的資訊辦公方式不僅環保，且節省了許多辦公費用，繁複的工作透過資訊的釋出，無論何時何地都可以及時的處理，使得工作效率大幅提升。
3.4 加強監督、管理制度建設
完善一項工作離不開客觀環境的約束，大多數辦公平臺是基於校園網頁進行設定的，那麼重視網路辦公平臺的監管才能保證它的日常執行。高校的網路中心應加強對平時辦公平臺的執行有全過程的監測與控制，對於辦公系統資訊的釋出需要有必要的審批流程，既要保證資訊的及時性，也要保證釋出資訊的真實可靠性。
3.5 加強平臺的安全性建設
(1)對於平臺自身，應透過相應技術手段完善系統軟硬體的保密性。如透過加密盾進行登入和訪問辦公頁面，利用資訊加密演算法、防火牆技術等加強網路本身的安全防範;
(2)對於使用個體本身，應加強保密和防範的意識，防止重要資訊洩露。高校應加強宣傳和教育，讓師生們瞭解網路安全和辦公資訊化平臺的使用安全的重要性，並針對具體事件可以有選擇性的簽訂相關保密協議。對於平時自己計算機的使用應設定安全係數高的密碼，安裝木馬病毒的防護系統，並及時修補作業系統的漏洞，對重要檔案進行加密處理和備份，對瀏覽痕跡的清理等等一系列操作，都可以更好地保障資訊化辦公的安全。
4 結語
當今社會，辦公平臺資訊化建設已然是高校順應時代，進行自身改革和發展的必然趨勢，雖然在其完善的過程中難免會碰到許多問題，客觀因素的限制，但是仍要勇於探索，在跌跌撞撞中總結失敗的經驗，用於指導實踐，便可尋求到完善的解決方法。資訊化辦公將是提高辦公效率和質量的必經之路，而它所帶來的也將是高校自身的繁榮發展。