開展會計電算化工作的幾點建議論文
開展會計電算化工作的幾點建議論文
隨著會計電算化的普及和廣泛運用，更多的潛在風險會有所暴露，這就要求我們要注重會計電算化軟體的開發和人才的培養並加強技術培訓。
一、注意正確選用電算化軟體
採購軟體是會計電算化資訊系統建立的重要環節。目前的配置方法主要有開發和購買兩種。採用開發方式取得軟體時，不管是自行開發、委託開發還是聯合開發，大多數採用生命週期法(劃分為系統可行性分析、系統分析、系統設計、程式設計、系統測試、系統執行與維護六個階段)。由於這種方法在時間、技術力量和資金投入等各方面要求非常髙,一般使用者很難實現。
目前市場上成熟財務軟體雖然種類繁多,但採用直接購買方式較為合適。會計電算化軟體從應用上講可分為兩類，一類是傳統財務軟體;一類是企業級財務軟體。傳統財務軟體是站在財會部門角度設計的軟體，一切以財會部門為中心、,僅滿足財務管理需要,不考慮和其它職能部門的銜接，不對其它部門的業務進行實時監控。這類軟體大多基於Windows平臺開發，採用Access、Foxpro等小型資料庫。而企業級財務軟體則是站在整個企業管理的角度上設計的財務軟體，它以資金流的形式反映企業的管理過程,充分考慮和企業其它職能部門的銜接，是整個企業管理系統中不可分割的一部分。這類軟體基於C/S三層結構開發，採用SQLServer、Oracle等大型資料庫，面向大中型企業和集團公司的應用，在測量資料處理、遠端應用、網路併發控制、安全性等方面有無法比擬的優勢。
從應用環境上講，財務軟體可分為單機版和網路版。與單機版相比，網路版能同時多人輸入憑證,能邊輸入憑證邊查詢列印以往的曰記賬、明細賬、總賬、報表;能邊輸出賬簿邊編制報表;能邊輸出賬簿邊銀行對賬、往來銷賬;能多人同時輸出同一或不同的賬、表;資料儲存在專用伺服器上,安全性、可靠性比單機工作站髙;支援遠端通訊等。
由於工作站價格的降低和區域網技術的成熟，對大中型企業和公司來講,選擇企業級的網路版軟體，是明智的選擇，即網路時代使用網路財務軟體。對小型企業和公司，由於業務量相對較小，可選擇單機版的電算化軟體。
二、做好操作人員的分工和控制
授權、批准控制是一種常見的、基礎的內部控制。在手工會計系統中,對於一項經濟業務的每個環節都要經過某些具有相應許可權人員的稽核和簽章。但隨著會計電算化的超速發展，會計機構也應作相應的調整，如人員崗位責任制:人員崗位包括基本會計崗位和電算化崗位。其中,基本會計崗位為會計主管、出納、核算、稽核和檔案人員等,而電算化會計崗位則是操作員、維護人員、直接管理人員和會計軟體人員，以上兩種工作人員之間不得兼任。還要明確軟體開發人員、維護人員不能兼任搡作員。並建立各崗位人員的崗位責任制度,且分工科學,責任明確,各崗位都要得到一定的授權，並用密碼控制。防止非法操作、越權操作。這樣人員互相制約和內部牽動，從而加大了出現錯誤和舞弊的風險。
三、注意初始化設定工作
建賬、人員分工、設定科目程式碼、裝入初始餘額、憑證型別設定等是初始化工作的五個重要步驟，通常由會計主管完成。該工作一定要耐<、細緻,考慮周全，不可草率進行。如科目的設定、往來賬的設定、期初餘額的準備工作都要亊先做好,然後開始初始化工作。因為在電算化會計中,電子計算機輸出的資料是在程式控制之下,對輸入的資料來源自動進行加工處理，並儲存在磁碟、光碟上。所有記賬、分析及編制會計報表等工作均在計算機程式的控制下自動進行。然而,電腦中的原始資料必須由人工亊先進行稽核和輸入計算機,一旦原始資料在輸入中發生錯誤,計算機無法識別，只會將錯就錯地進行各種計算工作。因而自動處理資料的準確性,完全依賴於原始資料輸入的準確性，正因為會計電算化的這一固有弱點,所以對內部控制提出了一些新的具體要求：一切資料的處理方法和過程都必須規範化,並保持準確性和相對的穩定性,這樣才能保證會it資訊質量的真實性、完整性和準確性。
四、加強電算化內部審計
內部審計既是內部控制系統中的一個重要分支，又是實現內部控制目標的重要手段,內審制度的完善是健全內部控制制度的重要內容。在會計電算化中，由於是“人機”對話的特殊形態，因而對內部審計提出了更高、更嚴格的要求。審計人員透過開展計算機的亊前、亊中、亊後審計，對系統的處理實施有效的監督,保證計算機執行操作的準確性、可靠性。
五、加強會計檔案管理
會計檔案管理不僅包括憑證的編號、微機的錄入、資料的傳遞、資料的保管等過程的管理，還涉及人的管理。因此,要建立嚴格的檔案借閱制度。重要會計檔案必須經主管領導批准後方可借閱。對輸出的以磁性介質儲存的會計檔案，要實行雙備份,並由專人分開保管。對儲存資料的各種磁碟或光碟做好必要的.標號。檔案的修改、更新等操作都應附有修改通知書、更新通知書等書面授權證明，對整個修改更新.過程都應做好登記。電算化會計系統應具有必要的自動記錄能力，以便業務人員或審計人員查詢或跟蹤檢查。要定期對備份的資料進行檢查,必要時進行轉存等。只有這樣,才能在企業內部形成一套會計檔案的全面管理制度。
六、加強系統安全控制
資訊系統的網路化面臨的最突出的問題就是安全問題,要避免由於外部環塊因素導致系統執行錯誤的不安全隱患。加強安全控制主要應從技術和制度兩方面進行控制。主要控制措施包括:訂立內部操作制度,禁止非電腦操作人員操作公司電腦；設定操作許可權限制,操作人員身份的密碼控制;資料存貯和處理相隔離;堅持“AB備份法”進行資料的備份,備份應定期進行檢查、複製，防止磁性介質意外破壞而使會計檔案丟失。設定接觸與操作的日誌控制;機房環境保護,保護性裝置配備，以及安全供電系統的安裝。例如計算機機房應採用單獨專門供電系統,並且不定期檢查電源、接地線的安全等措施，以保證機房環境安全；加強對系統通訊過程的保護和計算機病毒的防護等。
七、重視"複合型”財務人員的培養
要充分利用計算機技術和會計知識,制定科學的會計綜合體系和會計電算化軟體發展規劃，選拔優秀的計算機人才,開發適合行業內部需要的會計電算化軟體,向大規模數值計算的專用軟體、面向問題和過程分析及判斷推理的高層次軟體綜合開發階段邁進。建立一套完善的計算機輔助管理專家系統和智慧系統，使計算機在會計管理工作中的應用向更廣泛更深層次發展，實現單位自己的智慧化資訊與專家系統的會計電算化發展的新路子。會計電算化工作的關鍵是應用。經常參加計算機技術展示會和計算機培訓班,全面瞭解科技資訊和開發資訊資源的重要性,提高對計算機的感性和理性認識，充分認識計算機技術的先進性、可靠性及在管理工作中所起到的重要作用。把計算機同現代化的管理科學融合在一起，開發出經濟實用的計算機軟體系統和更高水平的計算機處理系統,及培養出大批能從亊會計電算化工作的複合型人才,才能規避會計電算化工作中的各種風險。