試述會計電算化的應用與管理
試述會計電算化的應用與管理
改革是振興我國經濟的必由之路，也是建立有中國特色的社會主義會計的必由之路。在深化經濟體制改革的過程中，財務管理與成本核算的改革問題越來越受到大家的關注。在科技高速發展的今天，利用計算機替代人工手工記帳已成為現實，為實現會計資料資訊的高速傳遞及上報提供了可靠的物質保障。所謂會計電算化，是指計算機技術在會計工作中的應用，即採用電子計算機替代人工記帳、算帳、報帳，以及對會計資訊進行分析和利用的工程。利用電子計算機進行會計核算和會計管理，實現會計電算化，是規範會計工作及會計工作現代化的重要組成部分，是深化會計改革、貫徹新《會計法》、進一步提高會計工作水平和質量的迫切需要。
一、會計電算化的工作原理
會計電算化是將繁瑣、單調、機械性較強的會計核算工作交由計算機進行處理，提高會計核算與物資管理的準確性、規範性和工作效率，減輕財會人員的勞動強度，使財會人員從繁重的手工勞動和繁瑣的核算事務中擺脫出來，更好地參與單位的經營決策，加強財務管理。使財務管理工作電算化，將會計資料進行彙總、統計、分析，提供宏觀管理所必需的決策資料是現代化財務管理的主要內容。會計電算化是管理現代化和會計自身改革和發展的客觀需要，是時代發展的必然，是會計工作的發展方向。在會計核算電算化的基礎上，提高資料分析處理的自動化和科學化是財會工作向高水平發展的重要前提。
會計電算化是把系統工程、電子計算機技術等科學與會計理論和方法融為一體，透過貨幣計量資訊和其它有關資訊的輸入、儲存、運算和輸出，運用最新科技成果，以現代機器工作取代手工操作，實現會計工作方式的變革和人的解放，提供計劃和控制經濟過程需要的會計資訊。LOCAlhOST會計電算化是會計工作從核算型向管理型轉變的必然趨勢，是現代會計工作的發展方向，它在經濟管理工作中開始發揮越來越重要的作用。大力發展會計電算化事業，也是深化會計改革，進一步提高治黃事業會計工作水平的迫切要求。
二、會計電算化在我局中的實際應用
我局是1998年11月由黃委會組織的第一批會計電算化試點單位，經省局、黃委會會計電算化驗收領導小組實際驗收與測驗率先於20xx年1月1日正式實行的會計電算化。
自1998年11月份我局參加黃委會計電算化試點以來，會計電算化的高速、快捷、方便等特性已透過四年的會計決算及季報、月報、資料的查詢、提取與手工記帳的差別越來越明顯的突出起來。充分利用用友會計電算化軟體（我局會計電算化試點安裝的是黃委統一配置的用友軟體公司提供的會計電算化程式）所提供的總帳、工資、固定資產、ufo報表功能，極大的提高了會計資料的統計、資料共享、彙總效率與精確度。
三、會計電算化的操作與管理
透過四年半的會計電算化的試點與程式執行，深刻體會到要使整個系統能高效、穩定、安全地執行起來，避免因誤操作而導致資料失真和丟失，保證發生故障時能及時發現、糾正，同時保證會計電算化資訊資源的正確性、完整性和連續性，達到儘早甩脫手工帳，完全實現電算化之目的，不但要多方面練習與操作、儘快提高自身的業務水平、熟悉會計電算化程式執行的過程，還要確保系統安全、穩定的執行。必須嚴格按照計算機操作規程及各項規章制度去做，以免出現大的錯誤。
上機人員必須嚴格按照各自的許可權進行操作，不得越權，為防止此類情況的發生，上機人員操作完畢後，必須退出系統；應及時作好各自的備份工作，以防止意外事故的發生；不能使用來歷不明的軟盤和進行各種非法複製工作，以防病毒傳入；未經批准，不能使用格式化和刪除等dos命令；嚴禁在微機內安裝或運行遊戲軟體。
為更好地完成系統維護任務，及時、全面、準確地瞭解故障發生原因、地點、時間以及處理方法和處理結果等情況是非常必要的，為此應制定：
1、所有上機操作人員必須詳細登記上機操作情況，要求填寫日期、操作員姓名、操作內容、執行時間和執行情況。
2、操作過程中若沒有問題則應在執行情況欄填寫執行正常字樣，若有問題則應及時登記記錄，並向系統管理員報告。
3、系統維護員在維護過程中發現的異常現象和處理方法、處理結果都應有明確記載。對於嚴重或重大執行故障，除按規定登記外還須另外填寫執行故障報告單，並向系統管理員彙報。
4、操作記錄每月裝訂成冊，日常由檔案管理員妥善保管，年終整理歸檔。
5、要真實完整地填寫操作記錄。對發生問題不登記者，將根據問題的嚴重程度，按有關制度予以處理。
上報主管部門的會計報表，根據主管部門要求的格式上報。內部會計報表，根據主管領導要求來設定。對內部基層部門上報的會計報表格式也要由主管領導統一規定，一經確定不允許輕易變動。嚴格遵循報表處理程式。由計算機自動生成的會計報表，與帳簿資料必須銜接一致。存貯在硬碟上的會計報表資料必須建立軟盤備份，備份次數每月不得少於一次。做備份前要填寫《備份資料登記簿》。每月的會計報表必須以書面形式打印出來，並經主管領導審閱簽字或蓋章。每月的會計報表必須以軟盤和書面兩種形式並存，軟盤會計報表和書面會計報表的資料必須一致。每年年終時，必須將全年會計報表資料（包括備份軟盤和列印書面報表）統一整理，轉檔案管理員辦理存檔手續。
根據會計電算化程式執行的特點還應健全相應的系統維護與管理制度：
（一）、對系統維護的任務
1、實施對系統的日常檢查和維護，以保證系統的正常執行；
2、在系統發生故障時，排除故障和恢復執行；
3、根據電算化工作實際需要，提出系統擴充報告，上報主管領導；
4、在系統擴充時負責安裝、除錯，直至執行正常；
5、在系統環境發生變化時，隨時做好適應性的維護工作。
（二）、對硬體系統的維護
1、硬體裝置的管理：會計電算化專用硬體裝置由財經科統一管理和使用，其他部門一般情況下不得使用，確需使用時必須經主管領導批准，並確認不影響會計電算化之正常工作，必須進行操作登記，並在上機登記表上註明批准人姓名、批准時間等事項。會計電算化硬體裝置專門用於執行帳務處理系統、報表處理系統和其它會計事務處理軟體。任何人不得用於對外服務。為保證硬體安全，不得帶電拔插任何介面線路及列印電纜、顯示器連線線等。
2、硬體裝置的維護：會計電算化硬體裝置的維護工作由系統維護員負責進行，一般維護工作需填寫《系統維護登記表》，大的硬體維護還需做系統維護報告，報系統管理員。會計科目不得隨意改動、增刪，在每年年初，由會計主管批准並授權有關人員進行一次性改動，原則上年中不許改動、增刪會計科目，確需變動的要經主管領導批准，並作相應的並帳、分帳、撤帳等處理。
（三）、對會計軟體的升級
應經主管領導批准，由系統管理員組織，系統維護員具體實施，並編寫升級報告，形成文件進入檔案。
（四）、對會計軟體的管理
1、會計軟體的升級與更換，必須統一規劃、以地（市）局為單位統一管理，不得隨意更換或處理。財務處在獲得會計軟體的同時，必須做軟盤備份，並分別存放在檔案室、機房和財務處的專用鐵櫃內，存放在檔案室的備份軟體由檔案管理員管理，存放在其它兩處的備份軟體由資料管理員統一保管。
2、執行中的.會計軟體必須安裝在計算機硬碟上，一般情況下不得重新安裝。
（五）、對電算化會計檔案的管理和利用
電算化會計檔案是電算化會計活動的產物，又是電算化會計活動的客觀表現，在經濟活動中具有史料和查證作用。所以加強電算化會計檔案管理，是電算化會計工作連續進行的保證；是電算化會計資訊系統內資料安全完整的保證；是電算化會計資訊系統正常執行的保證。因此必須做好：會計憑證的收集和整理、會計帳簿的收集和整理、會計報表的收集和整理、會計電算化系統開發文件資料的收集和整理、磁碟資料的收集和整理。
存貯在硬碟上的會計資料必須建立軟盤備份。根據《帳務系統管理制度》和《報表系統管理制度》的規定，帳務資料和報表資料的備份由資料管理員建立。備份次數每月不得少於一次。備份的軟盤與檔案管理員辦理存檔手續。用做備份的軟盤必須妥善保管。備份軟盤應貼上保護標籤並用印章或封條籤封。備份軟盤應裝在保護封條和包裝盒內，存放在安全、潔淨、防熱、防潮、防磁的場所，並定期進行轉貯。雙備份下的兩套備份軟盤應存放在不同的地點保管。
只有認真按照財政部發布的《會計電算化工作規範》來管理、使用、維護計算機，才能真正做好單位內部資訊資源的共享，充分發揮會計電算化的快捷、方便，保障會計電算化工作的順利、全面展開，有機地將會計核算、物資管理工作及系統安全有效地長期執行提供可靠的資料保障，從而促進黃河系統財會電算化網的資料共享長期有效、穩定地發展下去，使財會人員真正擺脫繁瑣、單調、機械的手工操作，提高會計核算與物資管理的準確性、規範性和工作效率，更好地為單位的經營決策、財務管理以及整個治黃事業服好務，保障會計電算化會計工作的順利開展。