合同會籤及管理辦法解析

合同會籤及管理辦法解析

  第一章 總 則

  第一條 為加強合同管理,規範公司對外簽訂合同的行為,維護 公司合法權益,根據《中華人民共和國合同法》和有關法律、法規的相關規定,結合公司實際,制定本辦法。

  第二條 本辦法所稱合同,主要指公司法人或其授權的代表人與其他法人、組織或個人簽訂的,確定雙方民事權利和義務關係的協議。

  第三條 凡涉及公司與自然人、法人或其他組織之間設立、變更、終止經濟權利義務關係的事項,都應當訂立合同。其中包括但不限於勞務分包合同、工程建設合同、材料採購合同以及各類經濟合同等。

  第二章 基本要求

  第四條 訂立合同必須遵守法律、法規、規章和國家的方針、政策以及公司的有關規章制度,維護公司的正當權益,任何部門和個 人必須堅持原則,不得利用合同損害公司利益,不得為部門和個人牟取私利。

  第五條 公司對以“四川泰達勞務有限公司”名義簽訂的合同實行統一管理、監督,合同的製作、訂立、審批、簽訂、履行均應遵循本辦法。

  第六條 簽訂公司合同應當採取書面形式,合同具體內容應當條款齊全、語言簡練、表達準確、文字嚴謹和規範。任何單位和個人

  不得以口頭形式達成各類合同。

  第七條 公司合同文字應根據國家合同法的有關規定和統一的標準(示範)文字起草,沒有規定標準(示範)文字的,合同格式應符合有關法律、法規和規章制度的規定。

  第八條 法律、法規規定或公司認為需要公證的重大合同,合同簽訂後應辦理公證手續。

  第九條 公司嚴禁辦理任何事後補籤合同,凡因事後形成的補籤合同,其經濟法律責任均由補籤部門和個人承擔全部責任,補籤合同最終審批人承擔合同額的同倍經濟責任賠償。

  第十條 簽訂合同,除合同履行地在我方所在地外,簽約時應力爭協議合同由公司所在地人民法院管轄。

  第十一條 重大合同的談判、起草、簽約一般應有公司法律顧問參與。

  本辦法中的重大合同包括:

  (一)金額在30萬元及以上的經濟合同。

  (二)代建專案合同。

  (三)公司固定資產轉讓合同。

  (四)以公司資產如土地使用權、房屋、裝置、現金作為投資、參股的經濟合同。

  (五)以公司無形資產投資的對公司形象、聲譽、權益可能造成較大影響的合同。

  第十二條 需要對外簽訂合同的相關部門為合同的承辦部門,承辦部門在簽訂合同時,必須嚴格審查下列事項:

  (一)對方當事人主體資格審查

  1、是否具有法人資格;

  2、經營範圍(有否經營權);

  3、履約能力;

  4、資信情況;

  5、委託代理許可權。

  (二)合同內容的審查

  1、合同的合法性。包括:當事人有無簽訂、履行該合同的權利能力和行為能力;合同內容是否符合國家法律、政策和本規定;當事人的意思表示是否真實、一致,權利、義務是否平等;訂約程式是否符合法律規定。

  2、合同的嚴密性。包括:合同應具備的條款是否齊全;當事人雙方的權利、義務是否具體、明確;文字表述是否確切無誤。

  3、合同的可行性。包括:當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的'能力、條件;預計取得的經濟效益和可能承擔的風險;合同非正常履行時可能受到的經濟損失。

  第十三條 經濟合同文字起草前,業務主管部門應當落實資金來源,對沒有資金來源的經濟合同,不得洽談、起草和訂立。

  第十四條 合同的主要內容應包括:當事人的名稱或姓名和地址;標的;數量;質量;價款或報酬;履行期限、地點和方式;根據法律規定、業務性質和當事人一方要求必須訂立的條款;違約責任;解決爭議的方法;合同簽訂的時間、地點。

  第三章 合同會籤與履約

  第十五條 公司對合同實行會籤審批制度。簽訂合同時應遵循以下程式:

  1、擬文和談判:承辦單位負責擬寫合同文字,並就擬文條款和

  對方進行協商和談判,做好商談記錄。

  2、合同審批:合同承辦部門應事先填寫《四川泰達勞務有限公司合同會審單》,隨同經商談定稿的合同文字(連同商談記錄),由承辦部門依次遞送法律顧問——財務經理——經營負責人——總經理進行審閱,各審籤人員應及時、認真審閱,必要時可進行調查研究,最後明確:批准、不批准;通知申報部門補報材料或進一步談判(應提出談判的具體要求和注意事項)。

  3、簽約和管理:審查會籤後的合同文字(連同《四川泰達勞務有限公司合同會審單》),根據合同審批許可權最後審定後,由總經理或其授權人簽字, 公司辦公室方可加蓋四川泰達勞務有限公司公章,並將《四川泰達勞務有限公司合同會審單》、合同文字原件、連同其他合同方相關材料留存公司辦公室一份,其餘合同文字原件(或影印件)連同其他材料發還合同承辦部門,由承辦人按批准的意見辦理。

  上述審批程式,一般為3-5天。特殊情況,經批准或授權的可不受審批程式的約束。

  第十六條 合同審批許可權如下

  1、標的在1萬元以下的合同由總經理或其授權人審批;

  2、標的超過1萬元的合同由總經理審批;

  3、標的超過30萬元的合同由4人集體決策小組審定提出意見,總經理審批;

  第十七條 合同會籤的部門應分工協作,各負其責,共同把關,維護公司利益。相關部門的主要職責如下:

  (一)律師顧問必須從合同的原則,合同的法律關係,合同的效力及合同當事人的責任等多方面,全方位地進行審查,達到合同

  具有可操作性,並且結構合理,體例適用,為公司提出合同綜合性的法律文字意見。

  (二)公司財務部負責向公司領導報告公司合同的訂立、履行情況和存在問題,為公司重大經濟政策的研究、制定、調整、決策提供依據。

  (三)公司辦公室負責合同用印,合同及相關資料的保管、歸檔工作。

  (四)合同承辦部門負責收集、整理合同起草所需資料(包括對方資產、經營狀況),並起草合同的基本內容。同時應將合同文字、合同談判、簽約、履行中的有關文書、記錄、電子郵件、圖表等資料,裝訂成冊,妥善管理並交公司檔案室儲存。

  第十八條 合同簽章完成後,承辦合同的部門或經辦人應當在2日內將合同正式文字送綜合辦公室、財務部各一份(涉外合同須交中、英文字各一份),以備公司對合同的訂立、履行情況進行監督檢查。同時,根據合同種類,分別送交相關對應職能部門一份。 第十九條 公司的法定代表人是公司合同法定簽約人,法定代表人可以委託公司的職能部門或專案負責人為委託代理人。委託代理人簽訂合同,不得超越和濫用代理許可權。

  未經公司法定代表人委託,任何單位和個人無權以四川泰達勞務公司的名義簽訂合同,或以公司名義和外單位合作。公司的職能部門和不具備獨立法人資格的二級單位,一律不得對外簽訂合同。 第二十條 合同生效後,承辦部門要遵循誠實守信的原則全面履行合同義務,落實合同規定的具體措施,並瞭解對方履行合同的情況,及時處理和解決履行中出現的問題。

  合同履行中,如對方出現法定或約定情形可能產生合同履行風

  險以及對方違約時,公司有關承辦部門和承辦人,應及時評估履約風險,依法採取相關措施。

  第二十一條 合同生效後,不得隨意改變合同內容和補籤變更單。需要變更合同的,應重新履行審批手續。經上報主管機關批准或工商行政管理機關鑑證的合同,在達成變更、解除協議前,應報原機關批准或備案。

  經公證機關公證的合同,在達成變更、解除協議後,必須報公證機關重新公證,才具有法律效力。

  變更、解除經濟合同,必需採用書面形式(包括當事人雙方的信件、函電、電傳等),口頭形式一律無效。

  變更、解除經濟合同的協議在未達成或未批准之前,原合同仍有效,仍應履行。但特殊情況經雙方一致同意的例外。

  因變更、解除合同而使當事人的利益遭受損失的,除法律允許免負責任的以外,均應承擔相應的責任,並在變更、解除合同的協議書中明確規定。

  第四章 獎 懲

  第二十二條 合同簽約人對該合同行為承擔直接領導責任和法律責任。

  第二十三條 合同執行結束後,將合同履行效果與合同執行部門的目標考核結果掛鉤。

  第二十四條 合同管理部門和人員(經辦人員、稽核、審批人員)在合同監督管理工作中認真負責,避免或挽回重大損失者,視其情況,公司給予表彰或獎勵。

  第二十五條 合同管理部門和人員(經辦人員、稽核、審批人員)

  違反國家有關法律或本規定,給公司或部門造成經濟損失或其他損失的,將視情節和後果,給予相關責任人行政和經濟處罰,觸犯刑律的,依法移交司法機關處理。

  注:合同專案名稱由擬稿人填寫,合同編號、合同歸檔號由合同管理員填寫。

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