英語書信結構及書寫格式

英語書信結構及書寫格式

　　書寫英語信件要注意下面幾點：

　　1、書信結構

　　英語書信結構一般有以下幾個部分組成：

　　1）信封（envelope）。英語的信封和中文的一樣，有三部分組成，即發信人地址、收信人地址和郵票。只不過英語信封的格式除了郵票所貼的位置 （信封的右上角）和中文的一樣外，英語信封上要寫的發信人和收信人的地址和中文的大不一樣。發信人的地址應寫在信封的左上角，收信人的地址應寫在信封偏中、右偏下處，如下：

　　Liu Yan-hua

　　Room 302, No. 48, Yanan Road (M) stamp

　　Shanghai, 20040

　　P. R. China

　　Prof. John Hill

　　607 North Willington Avenue

　　West Palm Beach, Florida 33404

　　U. S. A.

　　2）信頭 (heading)，即寫發信人的地址和日期（右上角）。信頭位於信的最上方，原則上首先按從小到大的順序（正好與中文書信相反），門牌號碼和街名或單位 名佔一行（太長可佔兩行），城鎮名和郵政編碼佔一行，國名佔一行。然後是發信日期，它是信頭的最後一行，可以寫成日月年（英式）也可寫成月日年（美式）， 如：May8，1996或8May，1996. 必然說明的是，月份要寫英文名稱，否則有可能產生歧義，如5/8/1996，美國人會理解為1996年5月8日，而英國人則理解為1996年8月5日。

　　3）信內姓名地址 (inside address)，即寫收信人的姓名和地址（左上角）。封內地址必須和信封地址一致，否則就是出了差錯，收信人此時可將信退回或按封內地址轉寄。封內地址的第一行是收信人姓名，第二行職務，從第三行開始寫收信人地址，寫出法原則上和寫發信人地址一樣。

　　4）稱呼 (salutation)，即寫對收信人的尊稱（一般用Dear Mr. … ,; Dear Madam Helen,; Dear Miss …,; Dear John,; Dear Professor Smith,等）。稱呼應與親近程度相吻合。最為正式的也是最不親近的稱呼為Dear Sir（英國用）或Dear Genteman（美國用），一般用於給政府機關、官員的公函中，或用於首次往來的商業書信中。比較熟識的人由應稱他的姓，最隨便也是最親近的稱呼是直呼其名，一般用於親 朋好友，但應注意，稱姓時只稱姓，不要又稱名，而稱名時 不要加Dr或Mr. 如某人全名為William.另外，如果對方為女性卻不知應稱Mrs.還是Miss時可稱Ms.。稱呼後面的標點英國人習慣用逗號，而美國人習慣用冒號（親朋好友之間可用逗號）。稱呼直接寫在收信人地址的正下方，中間空一至二行。稱呼後面的標點一般 只能用逗號。 以上信頭、信內姓名和地址三部分的結構如下：

　　Liu Yan-hua

　　Room 302, No 48, Yanan Road (M)

　　Shanghai 200040

　　P. R. China

　　June 22, 2002

　　Prof. John Hill 607

　　North Willington Avenue

　　West Palm Beach, Florida 33404

　　U. S. A.

　　Dear Professor Hill,

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　　注：如果是相當熟悉和隨便的朋友之間，因為彼此都知道對方的地址，故信頭和信內的地址常常省略。

　　5）正文 (body)，即信件內的主要內容,是信的主體，和中文書信的要求一樣，正文的內容要主題突了出、層次清楚、語言簡潔、表達準確。如果正文很長需要幾張信 紙聯頁時，則應在每張聯頁左上端都註明頁數和收信人名稱，如：Mr.WilliamJ.Hall。正文第一句句子一般和稱呼之間空一至二行。

　　6）信尾客套語 (complimentary close)，即寫信人在信的右（或左）下角，寫上表示自己對收信人一種禮貌客氣的謙稱,相當於文中書信最後的`“祝好”、“致禮”之類的話語。如：Best wishes。

　　7）信尾簽名 (signature)，即親筆簽上寫信人自己的姓名,如：Sincerely,; Sincerely yours,; Yours sincerely,; Friendly yours,; Truly yours,; Yours truly,; Cordially yours,; Yours cordially,。如果是用打字機或電腦寫的信，在寫信人簽名的上方，同樣應該打上寫信人的姓名。

　　2、除以上七個部分外，有時一些英語書信還包括：

　　（1）附件 (Enclosure)，以Enc. 表示，如“附有……證明”應寫為Enc…Certificate；

　　（2）再啟（附言） (Postscript)，一封信寫完了，突然又想起遺漏的事情，這時用P.S.表示，再寫上遺漏的話即可，要長話短說。通常在信末簽名下面幾行的左方， 應於正文齊頭。注意：在正式的信函中，應避免使用附言表示；

　　（3）抄送件(Carbon Copy to…)，以c.c. 表示，說明一式多份抄送其他有關人員。這些都是次要的補充部分。P.S. 主要在私人信件中使用，事務信件中應避免使用，以免造成寫信人粗心大意的印象。Enc.和c.c.大都用在商貿信函中。