學校物品採購管理制度

學校物品採購管理制度

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  學校物品採購管理制度1

  第一章總則

  第一條為了加強學校採購業務管理,規範採購業務行為,防範採購業務活動中的差錯和舞弊,根據財政部《內部會計控制規範-採購與付款》等法律法規,結合本校採購業務特點和管理需要,制定本制度。

  第二條本制度所指採購業務包括採購計劃、採購訂單、合同訂立、物資入庫、購貨發票、登記應付賬款和支付貨款等業務。

  第三條本制度適用於集團各單位的採購業務管理與控制。

  第二章崗位分工與授權批准

  第四條建立採購業務崗位責任制,明確規定各崗位的職責與許可權,確保辦理採購業務的不相容崗位相互分離、制約和監督。

  第五條物資採購業務嚴格規範和執行如下程式:

  一、計劃與審批;

  二、請購與審批;

  三、詢價與核價;

  四、確定供應商;

  五、訂立合同;

  六、採購與驗收;

  七、物資入庫;

  八、賬簿登記與支付採購款。

  第六條採購業務的基本分工如下:

  一、倉儲部負責編制物資儲存計劃;

  二、採購部負責編制物資採購計劃,填制請購單、詢價與價格談判、簽訂合同、採購物資等業務;

  三、財務部負責結算採購款項、登記存貨及應付賬款等;

  四、倉儲部負責根據物資儲存計劃和採購計劃辦理物資入庫,登記保管賬等;

  五、品質部負責物資入庫前的質量驗收;

  第七條辦理物資採購、核價與付款業務的員工應當具備良好的業務素質和職業道德,辦理採購、核價與付款業務的人員在同一個崗位上連續工作時間不得超過三年。

  第八條物資的採購價格、付款政策要嚴格執行學校授權檔案的規定,各級審批人要在授權範圍內行使職權,不得超越審批許可權。

  第九條授權採購部、品質部、倉儲部、財務部分別辦理物資訂購、檢驗、收發存和付款業務,其他任何部門均無權經辦採購與付款業務。

  第十條對於重要的、技術性較強的採購業務,應當專家評審、集體決策制度。

  第三章計劃與審批控制

  第十二條學校對採購業務實行嚴格的計劃管理和採購目標責任制。每年12月份,理事會與採購部經理簽訂下一年度的《採購目標責任書》,明確全年的採購目標、價格目標、費用指標政策。

  第十三條採購部要將年度採購目標層層分解落實到各個採購崗位,並將目標分解落實情況報學校備案。

  第十四條實施物資採購的具體依據是《物資請購單》。《物資請購單》的填制、審批程式如下:

  一、採購部填制《物資請購單》,《物資請購單》中須列明如下事項:

  1.採購物資的'依據;

  2.採購物資的名稱、規格型號、數量和技術要求;

  3.使用部門及物資用途;

  4.採購員及採購部負責人簽字。

  第十五條《物資請購單》首先經倉庫部門簽字確認:學校倉庫是否有該物資。如有,則無需採購,由使用部門統計員開具物資領料單,直接到倉庫領用;如無,則按下列流程審批:《物資請購單》應由使用部門(採購發起人、部門主管)、採購部(採購業務員、採購部門主管)簽字後,報校長簽字審批。

  經過學校領導審批的《物資請購單》,是採購物資及辦理驗收、入庫及付款的依據。

  第四章採購價格控制

  第十六條物資採購過程中的價格決策要做到科學有效、公開公正、比質比價、監督制約,杜絕採購過程中的不正當行為發生。

  第十七條採購部要廣泛收集採購物資的質量、價格等市場資訊,掌握主要採購物資的資訊變化。

  第十八條物資採購價格的確定要履行詢價、談判、審批、和備案五項程式:

  一、詢價:採購部按照學校批准下達的《物資採購計劃》,根據採購專案的時間要求,在瞭解市場行情、參考過去採購記錄的基礎上,向供應商諮詢價格。接受詢價的供應商應在三家以上,詢價過程和供應商的報價要如實登記備案。

  二、談判:採購部與供應商進行價格談判,力爭以較低的價格簽訂採購合同。

  三、審批:合同須經校長審批後,加蓋合同專用章。

  四、備案:採購部與供應商簽訂的《物資採購合同》原件,交財務部備案、保管。

  第五章採購與驗收控制

  第十九條根據採購物資的性質不同,分別採取如下采購方式:

  一、一般採購物資在貨比三家的基礎上,採用訂單或合同訂購方式採購;

  二、小額零星物品採用擇優定點採購方式;

  三、符合《招標管理制度》的採購業務及裝置購置一律實行招標採購。

  第二十條除僅有唯一供貨單位或本校有特殊要求外,主要物資的採購應當選擇兩個以上的供貨商,要從質量、價格、供貨能力、信譽等方面擇優定點採購。

  第二十一條主要物資採購及有特殊要求的物資採購,應當審查供貨單位資格;對已確定的供貨單位,應當及時掌握其質量、價格、信譽的變化情況。

  第二十二條物資採購到校,需辦理如下驗收入庫手續:

  一、倉庫保管員核實到庫物資是否與《物資請購單》規定的品名、數量、供貨廠家相符。檢驗物資是否合格(特殊物資應由專業人員檢驗,如設品質部則由其檢驗)。凡核實無誤的,保管員根據發票及送貨清單開具《物資入庫單》;

  二、《物資入庫單》經保管員簽字後生效,財務部據此登記賬簿和辦理有關結算事宜。

  第二十三條到庫物資與《物資請購單》不符或質量檢驗不合格的,一律不予辦理入庫和結算手續。

  第二十四條質量檢驗人員應當嚴格按標準和程式進行檢驗,並對檢驗結果承擔責任。

  第六章貨款支付與賬目核對

  第二十五條採購物資的付款由財務部負責,付款的依據要同時滿足如下條件:

  一、訂有采購合同的,要參照合同規定的時間、方式、金額付款;

  二、要在貨幣資金預算範圍內付款;

  三、要在對採購發票、驗收證明等相關憑證的真實性、完整性、合法性及合規性進行嚴格稽核、確認無誤的前提下,辦理付款。

  第二十六條採購付款時,由採購部填寫《付款申請單》,報領導審批,財務按經批准的《付款申請單》支付款項。

  第二十七條財務部要加強應付賬款管理,辦理結算與付款事宜。

  第二十八條財務部往來核算會計負責應付賬款的核對與清理,要每個季度至少與供應商核對一次賬目,核對結果要填制《應付賬款核對表》備案;核對出的未達賬項,要逐項逐筆查明原因,杜絕串戶等錯誤現象的發生。

  第二十九條採購部統計員要按供應商設定物資採購臺賬,及時登記每一供應商的供貨、開票、付款及應付賬款餘額增減變動情況。

  第三十條採購入庫的物資在保管或使用過程中,發現數量和質量不符合要求的,採購部要及時與供應商聯絡,並分別情況按以下程式進行處理:

  數量不足的,要求供應商予以補足;

  質量問題,尚能使用的,要求供應商給予價格折讓;

  不能使用的,要求供應商退貨或換貨。

  退貨通知單應及時報送財務部入賬。

  學校物品採購管理制度2

  為規範學校財務行為,加強和完善財務管理,根據國家有關法律法規和上級檔案精神,結合我校實際,制定本制度。

  一、基本原則

  1、嚴格遵守和執行國家有關法律、法規和財務規章制度;

  2、開源節流,提高效益,服務教育教學,服務廣大師生;

  3、落實崗位職責,確保財務和資金安全。

  二、主要任務

  4、科學編制預算,及時進行決算;

  5、依法籌措教育經費,確保國撥經費、事業性收費及專項資金及時、足額地到帳入庫;

  6、做好學校各項支出的稽核把關,及時辦理結算、報批、付款等;

  7、做好教職工的人事管理和工資管理,確保教職工工資和校內津貼及時足額髮放;

  8、做好學生代收費專案管理和學生食堂帳目管理;

  9、加強學校固定資產管理,防止國有資產流失;

  10、加強會計核算,定期進行財務分析,如實反映學校財務狀況;

  11、建立健全財務檔案,各類會計資料完整、規範、準確,記帳及時,日清月結;

  12、依法做好財務公開。

  三、收入管理

  13、嚴格按照國家有關政策規定依法組織收入,各項收費嚴格執行國家規定的收費專案和標準;

  14、收費使用省財政廳統一印製的財政票據,全額上繳市財政專戶,實行“收支兩條線”管理,防止和杜絕“小金庫”問題的發生;

  15、及時組織進行各項收費,認真填寫《學生收費記錄卡》,對於學生繳費中的拖繳、欠繳現象,必須摸清底數,如實上報,限期繳足;

  16、學校取得的專項資金,應按要求專款專用。

  四、支出管理

  17、嚴格執行國家有關財務制度規定的開支範圍及開支標準;

  18、各項支出應按實際發生數列支,嚴禁虛列虛報,嚴禁以白條及其他不規範票據作為報銷憑證;

  19、各種支出實行嚴格的審批制度,要有經辦人簽字,知情人初審,主管副校長核實,最後校長審批簽字後後方可報銷;

  20、納入政府採購範圍的,必須實行政府集中採購,並按規定的程式和方式辦理;

  21、會議費、招待費、公用通訊費、交通差旅費的支出,按規定的標準由財務人員嚴格稽核,各種附票、附件必須齊全,經校長批准後報銷;

  22、各類支出業務發生後,應及時辦理報帳手續,一般當月結清,無故延期不予報銷,由經辦人自行負責。

  五、資產管理

  23、學校確定專人負責資產日常管理,並設立固定資產明細分類賬和臺賬;

  24、建立健全實物資產購置、保管、使用、發放、交接、維修等管理制度,及時清理債權,定期(每學期末)組織清查盤點各類資產;

  25、國有資產的出租、出售、對外捐贈、報廢、報損等,必須經過學校領導集體研究,有三人以上小組負責並簽字登記,按國有資產處置管理的有關規定,及時記帳。

  六、食堂管理

  26、食堂的財務核算和管理,按有關規定獨立建帳,專款專用,由膳食處和財務處互相配合,共同負責;

  27、建立完善的內部控制制度,按照非營利原則,及時核算盈虧。

  七、民主監督

  28、建立健全開支報批和民主理財制度,3000元以內的開支由主管副校長和校長研究批准,3000元以上的開支由校長辦公會集體決定,3000元以上的購置或基建由三人以上小組集體負責,5000元以上的專案經校務會或教職工代表大會討論透過;

  29、大力推行財務公開制度,及時如實地進行財務公開和公示;

  30、定期編制財務報告,並按要求及時上報教育、財稅、審計等有關部門,自覺接受監督。

  八、財務人員要求

  31、財務人員要自覺貫徹執行國家財經法規制度和行業管理制度,加強自身學習和提高,努力提高理財能力和水平;

  32、財務室是學校進行財務管理的職能部門,財會人員要在財務政策、財務管理、收支把關等方面為校長當好參謀和助手,及時發現問題並提出改進意見和建議;

  33、財務人員必須堅持原則,正直無私,廉潔奉公,認真貫徹國家財務政策,嚴格落實本制度的各項規定。

  九、強調事項

  34、校內各種購物、購書、維修、製作等,要按規定先行申請審批,再按規定的辦法和程式操作,未經報批或不按制度辦理的專案,學校不予承認,不予報銷;

  35、任何人不得以任何理由私自簽字消費,否則不予報銷;

  36、學校公款一律不得借予個人私用,也不得以任何理由為個人墊付。

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