有效改善組織溝通的方法
有效改善組織溝通的方法
組織溝通是人力資源管理中最為基礎和核心的環節，它關係到組織目標的實現和組織文化的塑造。目前我國大多企業在組織溝通領域的確存在許多問題。雖然有些問題所導致的不良現象已有所反映，但是企業的管理者們卻不能正確認識問題的起源和本質。所以，重視組織溝通、採取有效措施改善組織溝通是實現組織目標的關鍵。
一、改善組織溝通的意義
組織溝通是管理中極為重要的部分。管理與被管理者之間有效溝通是任何管理藝術的精髓。美國著名未來學家奈斯位元曾指出：“未來競爭是管理的競爭，競爭的焦點在於每個社會組織內部成員之間及其外部組織的有效溝通上。”
組織是按一定規則和程式為實現其共同目標而結集的群體，組織目標的實現與否取決於組織溝通是否暢通，有效的組織溝通有利於資訊在組織內部的充分流動和共享，可以提高組織的工作效率，增強組織決策的科學、合理性。另外行為科學理論告訴我們，組織成員並不是單純的物質利益追求者，他們同時還有精神層次的需求。比如說對組織（企業）的歸屬感、榮譽感和參與感，而這一切也都是藉助於有效的組織溝通得以實現的。因為只有有效的組織溝通，組織成員的意見、建議才能得到充分的重視；只有有效的組織溝通，組織成員的工作成績才能得到應有的評價和認可。從企業文化看來，企業文化是企業員工所共有的企業核心價值觀，屬意識範疇。企業文化的形成有賴於組織成員之間的良好溝通以達成最後價值觀的認同。所以說，組織溝通是一切企業管理行為的靈魂。
談起“組織溝通”，在任何一版《管理學原理》中必然有所涉及。其重要性自然可見。但似乎很多企業管理人員對此並沒有很大興趣，因為他們認為:溝通並不是很難的事，我們每天不都在企業內外部進行著各種各樣的溝通嗎？的確，我們無時無刻都在溝通，正如我們呼吸空氣一樣自然。可是，我們組織溝通的進行並不是很有效、完善以及充分。結果就出現了許多資訊扭曲，組織內部充滿謠言蜚語;上下級關係不和諧,同事之間相互猜忌，上層決策得不到充分地執行等不良情況。這些對於組織（企業）來說，都是組織發展的隱患問題。如何有效地改善組織溝通以避免或減少這些問題的出現呢？這是一個在當今資訊社會背景下組織（企業）領導者和管理人員都值得重新審視和重視的問題。
二、影響組織溝通的因素
組織溝通是企業最為常見的管理行為。從其行為構成要素來看，它包括溝通背景、溝通發起者、溝通編譯碼、溝通渠道、溝通干擾、溝通接受者和溝通反饋。上述諸要素的科學合理配置、選擇與否對組織溝通的效果都有不同程度的影響。
同時任何組織的溝通總是在一定背景下進行的，受到組織文化型別的影響。企業的行為文化直接決定著員工的行為特徵、溝通方式、溝通風格，而企業的物質文化則決定著企業的溝通技術狀況、溝通媒介和溝通渠道。
正如世界著名的GE公司，它的企業文化突出“以人為本”的經營哲學，鼓勵個人創造力的展現，並充分重視和強調個人，尊重個體差異。因此GE的溝通風格是個體取向的，並直言不諱。企業內部的員工在任何時候都會將自己的新思想和意見毫無掩飾和過濾的反映給上層管理者。而對於公司的管理協調，GE員工習慣於使用備忘錄、佈告等正式溝通渠道來表明自己的看法和觀點。與此同時，前通用CEO傑克?韋爾奇在公司管理溝通領域提出了“無邊界理念”。GE公司“將各個職能部門之間的障礙全部清除，工程、生產、營銷以及其他部門之間的資訊能夠自由流通，完全透明.”在這樣一個溝通理念的指引下,GE更為有效地使公司內部資訊最大程度上實現了共享。實踐證明:良好的企業必然具有良好的溝通,而良好的組織溝通必然由其良好的企業文化所決定。
除此之外,“領導者作風”也是影響組織溝通的重要因素.社會心理學家勒溫曾把領導者在領導過程中表現出來的極端工作作風分為三種類型:專制作風、民主作風和放任自流作風．三種不同的領導作風對於組織溝通效果的影響是大不相同的．專制作風的領導者實行的是個人獨裁領導，把權利完全集中於自己手中．他個人獨斷設計工作中的一切，卻很少與組織成員進行溝通，更談不上向組織成員徵求決策意見。所以這種領導作風表面上看來雖然是一種極為嚴格的管理，但無法顧及組織成員的精神與情感需求。因而，組織內部瀰漫著消極態度和對抗情緒。從長遠看這種領導作風必將有害於組織的發展與成長。民主作風的領導則會把部分權力授權給組織成員，並積極提倡組織成員之間相互交流並商討組織事務與決策。同時，還關心他人，尊重他人，鼓勵組織成員提出新意見，好想法。最終達成良好的溝通氛圍，以至在最大程度上調動了組織成員的積極性。而放任自流作風的領導雖也積極倡導組織內部的良好溝通。但缺乏科學的管理，從而使得組織整體工作效率低下，甚至不能有效地完成組織目標。
可見，影響組織溝通的因素是方方面面的。無論是溝通行為本身的流程要素，還是組織的領導行為風格或組織文化，都直接對組織溝通產生重要影響。
三、改善組織溝通的途徑
目前，國內許多企業在組織溝通方面確實存在許多問題。一些企業的內部溝通渠道單一或不完善，缺乏靈活性，進而企業內部的資訊傳遞程序緩慢，嚴重影響了企業的運作程序和決策效率。而另一些企業雖溝通渠道較為完善，但資訊溝通反饋機制不健全，企業內部的溝通發起者根本無從瞭解資訊的傳遞程序和決策的執行程度。更有一些企業組織溝通所存在的問題正是由於它們組織內的溝通者缺乏一定的溝通技能造成的。針對這些實際情況，要有效改善組織溝通應從以下幾方面入手。
首先，企業應重視溝通者自身的溝通技能的提高。
提高組織溝通者自身的溝通技能是改善組織溝通的根本途徑.因為溝通者自身就是組織溝通的行為主體，他們的文化知識水平、知識專業背景、語言表達能力和組織角色認識等因素直接影響（制約）溝通的進行。所以,本文認為目前的企業應該注重以下幾點：
1. 調整溝通心態。
隨著現代社會資訊網路和通訊技術的高速發展，人與人之間的溝通方式因此也變得多樣、豐富。即使兩個相隔千山萬水他們之間的交流溝通也會相當容易。表面上看來，人們之間的溝通聯絡的確是越來越頻繁了。實際上呢？大多數的溝通已成為一種社會物質利益所驅使的表層化的行為，其效果是可想而知的。“開誠佈公”、“推心置腹”、“設身處地”都是悠久的中華文化所積澱的閃光詞彙，或許正是大多數現代企業溝通者所缺乏的一種溝通心態。所以，現代企業的組織溝通者不僅要做好企業運作的程式化資訊溝通，同時也應重視組織成員之間的心靈溝通。
2. 學會傾聽。
WILLIAM。R。TRACEY曾在《關鍵技能》一書中建議人力資源經理花65%的時間傾聽，25%的時間發言，餘下的10%的時間才用於閱讀和寫作。可見,傾聽對於溝通的重要性.可是,在人們長期的傳統思維中,“溝通”是一種富有“動作性”的動感過程。自然而然，“傾聽”這一“靜態”過程就被許多溝通者忽視了。但傾聽恰恰是溝通行為中的核心過程。因為，傾聽能激發對方的談話欲，促發更深層次的溝通。另外，只有善於傾聽，深入探測到對方的心理以及他的語言邏輯思維,才能更好的與之交流，從而達到溝通的目的。所以，一名善於溝通的組織者必定是一位善於傾聽的行動者。
3. 注重非言語資訊。
據有關資料表明，在面對面的溝透過程中，那些來自語言文字的社交意義不會超過35%，換而言之，有65%是以非語言資訊傳達的。非言語資訊包括溝通者的面部表情、語音語調、目光手勢等身體語言和副語言資訊。非言語資訊往往比言語資訊更能打動人。因此，如果你是組織溝通的資訊傳送者，你必須確保你發出的非語言資訊強化語言的作用。如果你是組織溝通的資訊接收者，你同樣要密切注視對方的非語言提示，從而全面理解對方的思想、情感。
其次，企業應根據企業發展需求有目的的健全組織的溝通渠道。
它對組織溝通效率的提高具有重要的決定意義。所以作為一個組織，要充分考慮組織的行業特點和人員心理結構，結合正式溝通渠道和非正式溝通渠道的優缺點，設計一套包含正式溝通和非正式溝通的溝通通道，以使組織內各種需求的溝通都能夠準確及時而有效的實現。
目前，大多數企業的組織溝通還是停留在指示、彙報和會議這些傳統的溝通方式上。它們不能順應社會經濟的發展、組織成員心理結構以及需求層次的變化，而採用因人制宜、因時制宜的有效溝通方式。從而使得組織成員的精神需求不能得到充分滿足，譬如：它們自我價值的實現和對組織的歸屬感、集體榮譽感和參與感的滿足。
定期的領導見面和不定期的群眾座談會就是一種很好的正式溝通渠道，它也能切實的解決上述存在的問題。領導見面會是讓那些有思想有建議的員工有機會直接與主管領導溝通，一般情況下，是由於員工的意見經過多次正常途徑的溝通仍未得到有效回覆。群眾座談會則是在管理者覺得有必要獲得第一手的關於員工真實思想、情感時，而又擔心透過中間渠道會使資訊失真而採取的一種領導與員工直接溝通的方法。與領導見面會相比，群眾座談會是由上而下發起的，上級領導是溝通的主動方，而領導見面會則是應下層的要求而進行的溝通。至於具體形式的採用，還是應根據組織的實際情況來決定。
在非正式溝通渠道方面，大多企業也同樣存在著類似的問題。它們不是利用現有的資源、技術條件及時有效的對溝通渠道進行改進和完善。從而使得一些非正式渠道顯得過於呆板和陳舊，同時也不易控制。現代企業近年來採用的郊遊、聯誼會、聚會等形式未嘗不是非正式溝通的良好方式。這些渠道既能充分發揮非正式溝通的優點，又因它們都屬於一種有計劃、有組織的活動而能夠易於被組織領導者控制，從而大大減少了資訊失真和扭曲的可能性。
同時隨著社會科學技術的進步，電子網路技術也已被引介於組織的溝通領域。這正是組織溝通領域的變革和飛躍。電子網路因其快速、準確的特點，極大地提高了組織溝通的效率。另外，網路也因其“虛擬性”――這一特點，為非正式溝通提供了良好的溝通平臺。
一些企業和組織相繼都在自己的網站設立了論壇、BBS公告等多種非正式的溝通渠道。在這些渠道當中，組織成員的溝通一般是在身份隱蔽的前提下進行的。所以，這些溝通訊息能夠較為真實的`反映組織成員的一些思想情感和想法。對於組織領導者來說，掌握瞭解這些資訊資料對他們日後的管理溝通也是大有裨益的。
再次，企業還應注重組織溝通反饋機制的建立。沒有反饋的溝通不是一個完整的溝通，完整的溝通必然具備完善的反饋機制。否則，溝通的效果會大大降低。但是目前很多組織卻沒有重視到溝通反饋的作用，所以這應該引起組織溝通者的重視。
反饋機制的建立首先應從資訊傳送者入手。資訊傳送者在傳遞資訊後應該透過提問以及鼓勵接收者積極反饋來取得反饋資訊。另外，資訊傳送者也應仔細觀察對方的反應或行動以間接獲取反饋資訊。因為反饋可以是有意的，也可以是無意的。所以，資訊接受者不自覺流露出的震驚、興奮等表情，都是反饋資訊的重要組成部分。作為資訊接受者，在溝通反饋中實際上處於主體地位。但他們往往會因為資訊傳送者（通常是上級管理者）的權力威懾，而不能客觀準確的做出資訊反饋。這就需要接受者端正溝通心態，以實事求是的態度對待資訊溝通尤其是資訊反饋。資訊傳送者也應積極接受接收者的反饋資訊，使得組織溝通成為真正意義上的雙向溝通。
最後，企業要注重組織溝通環境的改善。不難理解，組織溝通總是在一定環境下進行的，溝通的環境是影響組織溝通的一個重要因素。這種環境包括組織的整體狀況，組織中人際關係的和諧程度，組織文化氛圍和民主氣氛、領導者的行為風格等。
組織中和諧的人際關係是最佳化溝通環境的前提。平時組織領導者可以多開展一些群體活動（球賽、觀看演出、聚餐等），鼓勵工作中員工之間的相互交流、協作，強化組織成員的團隊協作意識。這些措施一定程度上都能起到促進人際關係和諧的作用。另外，組織成員之間也應相互尊重差異，促進相互理解，在此前提下的人際溝通也將會更有效的改善人際關係。
組織中民主的文化氛圍和科學的領導者作風是良好的溝通環境的核心要素。所以，組織者應致力於營造一種民主的組織氛圍，組織領導者也應適當的改善自己領導風格和水平。在這個方面，美國企業的一些做法是值得推崇的。在這些企業管理人員辦公室的門總是敞開的，隨時歡迎下屬來溝通情況，交換想法。同時他們還在組織內部設立了獎勵基金，獎勵那些善於提出自己的想法和意見並有利於組織發展的成員。與此同時，在領導方式上，他們善於充分發揮管理者非權力性影響力的作用，憑藉自身的人格魅力去領導人，而不是權力去領導人。並且他們善於和組織成員進行私人性的溝通，準確、全面地瞭解組織成員的思想感情，為組織的管理溝通打好了良好的基礎。