IT專案進度管理對策論文
IT專案進度管理對策論文
一、IT專案進度的影響因素
IT專案管理是項系統工程，在其生命週期內，透過設立臨時性的專案團隊進行計劃、組織、指導、控制和實施，以實現全過程的最佳化管理和既定目標的達成。時間、成本和質量是專案的三要素，而時間控制即進度管理是專案的靈魂，貫穿專案始終。本文以筆者公司實施的專案為例著重探討了影響IT專案進度的四個主要因素：進度計劃、需求分析、團隊管理、進度控制。
二、IT專案進度管理中的問題
本案例是筆者公司研發平臺整合的IT專案，該專案包括研發平臺整合及需求定製開發；資訊網路建設及硬體平臺搭建，是一個一體化綜合性的系統整合專案。企業希望透過本次專案的實施，建立產品研發管理平臺系統，把產品設計、產品資料管理、變更管理及研發並行設計過程的協作等有機地整合為一個整體。
（一）進度計劃不周全。專案涉及多個事業部的研發部門，各自的基礎環境均有差異，實施的進度計劃也都會有不同的時間點和困難點，初期計劃定製時並沒有考慮到這些關鍵影響因素，因而計劃的執行和落地有些顧此失彼。
（二）調研分析不到位。專案的實施方把售前和售後嚴格分開來，致需求調研資訊脫節，實施方人員銜接不到位；其次實施方人員對企業的業務模式瞭解不透徹，雙方在範圍定義的理解上存在偏差，含糊的需求和頻繁的變更容易導致外延無法界定。
（三）團隊成員溝通不順暢。本專案組的成員來自不同部門的`業務骨幹，容易從自己部門的角度出發希望平臺的建設能更加符合其應用習慣，剛開始的磨合期工作推進緩慢。另外實施方顧問人員不穩定工作銜接也出現問題。
（四）進度控制追蹤不及時。實施範圍臨時擴大且時間節點不容變更，使得專案時間更為緊迫。首先每個事業部的領導重視程度不同，推行執行力度不同，其次產品遷移的資料量不同，還有部門本身設計使用的軟體的相容性，資料規範性可用性等等。為專案計劃落實帶來了一定的難度，各事業部任務完成的時間點無法同步，進度執行追蹤的及時性無法保障。
三、完善研發平臺整合專案進度管理的對策
（一）採用分層管理細化計劃。
“凡事預則立，不預則廢”。計劃的制定對於整個專案執行來說無疑十分重要。
1.多層計劃分段制定。專案計劃分成整體、事業部、底層三個層次，分別對應專案組、事業部組和關鍵使用者的管理結構。按里程碑的節點計劃進行逐步細化，每層計劃的變化頻度及單位不同。
2.底層計劃實時更新。動態跟蹤關鍵使用者的工作任務完成情況，可趙文星廈門廈工機械股份有限公司有效地瞭解專案的當前狀況和整體趨勢，及時發現問題點有的放矢地進行糾錯。採用該方法制定的專案計劃，既可符合事業部自己的進度，又可全面掌控各組的進度。
（二）掌握正確的調研方法。
IT專案主要風險來自於不準確的需求，目標清晰範圍精準是前期調研的重點。
1．售前售後脫節處理。要求實施方的售後經理等人直接介入到售前的投標階段，並一直負責到專案結束，同時企業方的資訊部人員全程督導協助，可較好的解決這個問題。
2．多輪調研把控。首輪調研注重現狀與未來平臺的差異分析；第二輪調研與技術人員溝通評估其工作量和工作難點，選出資料遷移最優方案；第三輪調研重點了解各部門、各崗位之間的聯絡，及其準確真實的業務流程。本過程對於最佳化現有平臺提供有效準確的依據。
（三）縮短團隊的磨合溝通。
團隊內的資訊溝通、意見交流，保證順暢至關重要，成員之間建立和改善人際關係是必不可少的條件。
1．建立良好的溝通。專案組周例會進行重點難點的問題溝通，日常問題則是電話或OA直接溝通，若發現進度偏差則採取糾偏措施，及時調整或變更工作計劃，確保專案整體進度。
2．增加團隊的凝聚力。使團隊成員都明瞭專案目標並共同為此努力，及時通報專案進度讓大家清楚自己、他人和整個專案的工作進展，主動參與所關注的問題並及時協調解決，團隊意識才能得到進一步強化。
3．知識傳遞增強成員自信。專案組內部根據進度計劃，適時舉行專題培訓進行相應的知識傳遞，提升成員的自信心，對系統平臺構架配置等有更多瞭解，為日後平臺維護奠定基礎。
（四）進度控制採用關鍵鏈。
專案是若干個相對獨立的任務鏈條組成，各鏈條之間的協作配合直接關係到整個專案的進度，利用系統網路化的管理方法，可以最佳化整個專案的進度控制。
1．監控關鍵環節實現動態平衡。專案的進度管理絕不是一個靜態的過程，實施與計劃是互動的，不斷最佳化協調以實現整體的動態項平衡，保證專案的均衡發展。底層計劃關鍵鏈的任務之一就是資料遷移，遷移工作量與資料的多少及資料的規範性密不可分，是確保專案能否按時完成的關鍵。根據各事業部的資料現狀，採用並行整理，分批遷移的策略。
2．找短板強突破。任何部門和環節的時間延誤，都會導致整個專案實施週期的延長。因此，對影響專案進度的”短板”環節，進行著力攻堅，協同共進有效保障專案的實施週期。例如小型機事業部的伺服器老舊資料多，資料形態與總部差異較大，如同步替換修改時間長達2-3個月，直接採取了先遷移後修改的方式以保證資料安全，事業部成員積極配合將進度提前了半個月。該短板的突破為專案按進度保質量提供了有效的保障。
四、結束語
本文以專案進度管理論為依據，結合案例實施的經驗，對IT專案的進度管理在執行過程中充分地考慮這些影響因素，有效地控制了進度確保該專案的順利實施。只有適合專案的模式才是最好的模式，再好的管理方式針對不同的專案也會有不同的效果，因此專案實施過程必須多溝通、多分析、多實踐、多總結。