資訊化條件下產品檔案接收工作面臨的挑戰與對策研究論文
資訊化條件下產品檔案接收工作面臨的挑戰與對策研究論文
一、前言
產品檔案就是企業在產品研發、設計、工藝、生產、安裝除錯以及更新改造過程中產生、積累的，並向企業檔案部門歸檔儲存的原始記錄材料。產品檔案是企業檔案中特有的一個門類，是企業中最重要、需要投入精力最多的檔案門類，產品檔案管理工作是企業檔案部門的重要任務。
產品檔案檔案材料的收集歸檔是產品檔案管理工作的首要環節，也是最重要的環節之一。多年來，集團公司在產品檔案管理業務中形成了規範、明確、高效的管理機制，積累了豐富的管理經驗，使我公司的產品檔案成為數量最多、管理最規範、利用最廣泛的一個門類。
進入新世紀以後，特別是隨著檔案資訊化建設程序的不斷加快，我們的產品檔案管理工作特別是歸檔檔案材料的接收工作面臨著許多新的挑戰，產生了許多新的問題，需要我們去調查研究，提出新的對策措施。
筆者自從進入檔案行業起，就一直從事產品檔案管理工作，至今已經有26年的工作經歷。根據自己多年在產品檔案管理工作中積累的經驗和教訓，在對資訊化條件下產品檔案接收工作面臨的挑戰進行廣泛調查研究、深入分析思考的基礎上，提出瞭解決問題的對策措施。
二、資訊化條件下產品檔案接收工作面臨的挑戰
在我公司傳統的產品檔案管理工作中，將產品檔案歸檔檔案材料分為三個部分。在產品研發過程中形成的歸檔檔案材料稱為前期檔案，由從事新產品研究、開發及市場營銷的部門負責，在產品設計定型後移交歸檔；在產品設計、工藝和生產製造中形成的歸檔檔案材料是產品檔案的主體，由設計、工藝和質量管理部門在檔案設計完工後及時移交歸檔；在產品安裝除錯、使用過程和更新改造過程中形成的歸檔檔案材料稱為後期檔案，由安裝服務部門在產品投入使用或改造完成後三個月內移交歸檔。直到企業資訊化廣泛推行之前，我公司的產品檔案接收工作一直都是按照這樣的規範實施的。
上世紀90年代末期，我公司全面推廣CAD技術，產品設計、工藝圖紙資料全部採用CAD方式製作，電子版本的.使用範圍越來越寬。由於各種原因，圖紙資料的執行與產品檔案檔案材料的歸檔仍繼續採用紙質版本方式進行。但是，隨著企業資訊化建設的快速推進，特別是企業OA辦公自動化系統投入執行，“無紙化辦公”理念的逐步推廣，產品檔案的管理特別是接收工作面臨著前所未有的新挑戰。特別是產品檔案前期檔案、後期檔案的接收歸檔工作受到了根本性的衝擊。概括地講，產品檔案的接收歸檔工作主要在三個方面發生了重要的變化。
1.檔案接收途徑發生的變化及存在的問題。因為企業資訊化建設的需要，公司的執行機制及內部機構多次進行調整，各單位、部門的職責、任務發生了明顯的變化，產品檔案的歸檔責任隨著業務的調整而不斷改變，不可避免地產生了歸檔檔案材料以及歸檔責任的轉移、歸併或者分解，歸檔責任不清、歸檔主體不明確等現象不時出現，給產品檔案的移交歸檔工作造成了困難。
2.檔案載體形式的多元化及存在的問題。由於“無紙化辦公”的範圍逐步擴大，公司的科研、技術、經營、管理各項工作越來越多地採取網上執行方式，形成的紙質檔案種類和數量大幅度減少。例如，產品檔案前、後期檔案中的“來往函電”等類別已經完全不採用傳統的信件、電報，不再產生具有證據效力的紙質檔案。目前，除產品圖紙還需要將電子版本轉化為紙質版本作為生產管理唯一合法的指導性檔案以外，大多數設計檔案、工藝檔案都是直接產生電子版本，並透過公司內部網路傳遞、公佈，成為與紙質版本具有同等效力的規範性檔案，有些種類的檔案已經不再產生紙質版本。目前，在檔案部門收集到的歸檔檔案材料中，電子版本所佔的比例與日俱增，載體形式包括磁碟、光碟等，逐漸形成歸檔檔案材料多元化的局面。更為嚴重的是，由於電子版本難以防止非法更改，檔案部門接收到的歸檔檔案材料的“原始記錄性”開始受到越來越明顯的挑戰，換句話說，我們對有些電子版本的歸檔檔案材料越來越難以辨別其是否還是真正意義上的“原件”。
3.檔案歸檔前管理複雜化及存在的問題。經過長期的規範化執行，檔案的“歸檔前管理”已經成為我公司檔案部門的一個“規定動作”，這對於保證檔案接收工作的效率和質量具有重要的促進作用。但是，隨著企業資訊化程度的提高，檔案歸檔前管理也遇到了前所未有的困難。一是由於資訊化建設的階段性特點，檔案部門尚未納入管理公司技術資訊的PDM系統，檔案人員再不能象以前那樣準確、及時、直觀地掌握應歸檔檔案材料的產生、使用和積累情況，從而及時地進行指導、督促；二是技術部門內部以及技術、管理部門之間的業務聯絡、工作交流都不再像以前那樣採取會議、討論等面對面的方式，更多的是採取快節奏、高效率的網路交流方式，這不但使許多有儲存價值的業務資訊、技術資訊湮滅在龐大的資訊系統中，也使檔案人員失去了提前介入具體業務活動，進行歸檔前管理的業務平臺和便利條件。
三、思考及對策
面對企業資訊化建設對檔案管理造成的新問題、新挑戰，我們沒有等待觀望，更沒有消極退縮，而是採取積極主動的態度去應對。從2011年開始，我們按照公司“管理提升”的要求，針對資訊化條件下檔案管理工作的特點、問題進行了深入細緻的調查研究和分析思考。
1.開展調查研究，掌握第一手資料。我們組織了由檔案部門領導幹部、班組長和檔案人員組成的產品檔案歸檔工作專題調研組，對部門內、部門外兩個範圍進行了廣泛深入的調查、走訪。在檔案部門內部，我們重點查看了公司檔案管理標準中關於產品檔案收集歸檔工作的規定，檢查了產品檔案收集歸檔、管理使用的具體情況，聽取了產品檔案管理人員的意見和建議。在檔案部門外部，我們透過請進來、走出去以及電話、電子郵件等各種形式，對7個部門的20多位幹部、職工進行了訪問，調研並徵求意見建議。大多數單位的領導和相關技術人員、管理人員對產品檔案移交歸檔工作的認識是明確的，工作是積極認真的。例如電站服務部的領導對這項工作的目的、意義和具體規定及具體情況非常瞭解，也很重視這項工作。
2.認真思考分析，著重分析自身原因。我們對調研結果及時進行了深入細緻的分析、思考，形成了如下認識。
(1)產品檔案收集歸檔工作必須與時俱進，不斷適應情況的變化。我公司從上世紀80年代末就建立了較為完備的檔案管理標準、制度體系，並且定期對這些標準、制度進行修訂。但是，上一次全面修訂還是2002年的事情，此後就沒有進行過比較全面的修訂。我們認為，企業檔案管理標準長期未做修訂是造成管理不規範的重要原因。
(2)產品檔案收集歸檔工作必須規範化。我們對於相關的標準、制度應該加大宣傳、貫徹和執行情況檢查、反饋的力度，對於不規範的行為要及時採取措施，不能放任自流。同時要樹立高度的責任感，養成嚴明的工作作風，建立明確的操作程式，形成正確的工作習慣。
(3)強化檔案管理業績定期檢查考核工作。檔案部門已經建立了工作業績檢查考核體制，但主要偏重於工作資料，兼顧質量管理和安全生產，對於管理標準、制度的執行情況和存在問題涉及不多。
(4)對服務物件和上、下執行程式進行針對性的走訪、調研非常必要，這是促進管理工作不斷提升的有效手段，應當繼續堅持。即使在行動電話、OA網路普及的今天，面對面的走訪、座談仍然是促進資訊溝通、交流的重要手段，必須繼續堅持。
四、資訊化條件下產品檔案接收工作的新措施
經過深入的調查、研究和認真的分析、思考，我們認為，在產品檔案接收工作中遇到的新情況、新問題固然有客觀原因，主要是技術問題，但更多的是主觀原因，是認識問題和管理問題，完全可以透過管理創新、管理提升得到解決。應重點從以下幾個方面採取措施加以改進。
1.及時修訂檔案管理標準及相關執行程式，確保產品檔案接收工作的規範化水平。及時修訂產品檔案管理標準、制度體系，使檔案管理工作規範性檔案的擬製不斷適應形勢的發展與情況的變化，這是解決產品檔案接收、管理中諸多問題和困難最重要、最有效的措施。為此，我們從2013年開始，用兩年時間全面修訂了檔案管理制度體系，目前已經完成大部分標準、制度的修訂工作。根據修訂生效的標準、制度，對檔案業務實施細則和操作程式的修訂工作也在積極進行。
2.檔案資訊化建設必須積極適應企業資訊化建設的總體要求。由於公司的整體安排，檔案資訊化建設作為企業資訊化建設的有機組成部分一直在積極有序地推進。但是，這並不意味著我們檔案人員一定要被動地服從統一安排，按部就班地坐等時機成熟，這樣就難免比公司資訊化建設的總體進度“慢半拍”，給檔案管理造成不必要的障礙。為此，我們已經調整了檔案資訊化建設的工作班子和進度安排，實行提前介入，強化歸檔前管理，確保產品檔案接收工作的效率和質量。
3.健全對檔案管理人員和歸檔責任人員的教育培訓機制。我公司對檔案人員教育培訓工作建立了有效的管理制度和中長期規劃，堅持有計劃、有步驟地對檔案人員進行系統的業務培訓。但是，在這次調研中發現，這項工作中存在兩方面的問題：一是培訓課程及教材沒有及時地適應資訊化建設的形勢發展，缺乏對情況變化的適應能力；二是隻注重培訓檔案人員，沒有考慮到對歸檔責任人員、檔案利用人員等相關群體的業務技能培訓。今年以來，我們已經對培訓計劃和教材進行了必要的修訂與完善並及時付諸實施。
4.不斷完善檔案管理情況定期檢查機制。近幾年來，我們在檔案管理業務的檢查考核工作中不斷取得進步，建立了一整套數量化、程式化的管理資料收集、處理和考核、評比機制。但是，在這次調研中發現，我們在對管理標準、制度執行情況的檢查、考核和反饋方面還存在不足之處，應當予以改進。這方面的檢查、考核不僅需要收集考核資料，更需要對考核資料進行深入、細緻的歸納、分析；不僅需要定量的計算，更需要進行定性的比較和研究。因此，對檔案管理情況定期檢查機制的進一步修訂完善，已經提上了我們檔案部門的議事日程。
我國已經進入科學技術高速發展的資訊社會，資訊化建設已經成為企業成長壯大的必由之路。檔案管理是企業必不可少的基礎性管理工作，是企業資訊化建設的重要支撐力量。作為檔案工作者，我們必須不斷地增強對形勢發展、技術進步、管理提升的關注度，必須及時地發現、研究、解決檔案管理工作中出現的新情況、新問題，從而使檔案管理工作不斷有所發現，有所改進，有所創新，更加深入地開拓檔案資訊資源，為建設中國特色社會主義提供智力支援，為儘快實現偉大的“中國夢”做出自己應有的貢獻。