大學生畢業晚會專案管理策劃書

　　專案管理是對一些成功地達成一系列目標相關的活動（譬如任務）的整體監測和管控。下面是關於大學生畢業晚會專案管理策劃書的內容，歡迎閱讀！

　　一、專案背景

　　對於即將畢業的學子而言，七月是一個收穫的季節，在這個美好的時刻，他們滿載著幾年的知識積累，勇敢而自信的走向社會，去追求他們的未來，去實現他們的理想.幾年的學習生活，讓畢業生們有了深厚的嶺南情誼，為了表達學院對畢業生的祝福之情，同時也為了給畢業生們一個向母院表達感激之情的平臺，xxx學工部決定舉辦一場畢業晚會，並將該專案的籌備工作委託給我們專案小組，為此，我們用所學的專案管理的知識做了如下專案策劃。

　　二、專案目標

　　總體目標：晚會順利進行並充分表達對畢業生的祝福時間目標：保證晚會前各項準備工作都按時完成成本目標：將晚會成本控制在贊助商提供的贊助費之內。

　　效果目標：讓大家都快樂，有更多歡聲笑語；讓大家有感動，更珍惜嶺南情誼。

　　三．活動主題

　　明天更美好

　　四．參加人員

　　文化產業管理學院xx級所有學生

　　五．活動時間

　　20XX年6月20日18：00——21：30

　　六、進度管理

　　甘特圖

　　網路圖（區域性）

　　專案里程碑

　　七、資源管理

　　資源使用圖（區域性）

　　責任矩陣圖（d為主要負責，p為輔助）

　　八、費用管理本專案預計支出有以下幾項：

　　（1）舞臺公司費用：4700元

　　①舞臺搭建：3500元

　　②音效裝置：700元

　　③現場佈置（氣球，鮮花，小型煙花）：500元

　　備註1：地點暫定為本校區內，無需場租費.

　　（2）節目費用：1300元

　　①主持人4套服裝租用費用：600元

　　②主持人髮型化妝費用：200元

　　③贊助各節目服裝道具費共：500元

　　（3）宣傳費用：500元

　　①橫幅製作費用：50元

　　②海報製作費用：200元

　　③傳單印發費用：200元

　　④邀請函印發費用：50元

　　（4）應急費用：500元

　　綜上，預計支出總計7000元

　　備註2：預計收入由預計贊助費組成，包括現金及等價物如髮型化妝服務，氣球橫幅等佈置現場用品，預計在7000元以上.

　　九、質量管理

　　我們認為最可能會出質量問題的環節可能有以下這幾方面：

　　邀請：

　　1.學工部未能一次把所有需邀請物件交代清楚

　　2.聯絡嘉賓並派發邀請函時出現遺漏物資

　　準備：

　　1.採購數量不足

　　2.物資質量不及格

　　3.採購人員發生意外，物資不能及時到位

　　宣傳：

　　宣傳品未及時製作出來並張貼派發

　　舞臺設定：

　　1.聯絡不到場地裝置管理員

　　2.舞臺公司未能及時到位

　　3.舞臺裝置臨時發生意外晚會

　　現場：

　　1.主持人由於意外未能及時到位

　　2.演出人員未能及時到場，上下節目不能及時銜接

　　3.演出過程發生失誤

　　會後：

　　1.裝置回收、物資清點、歸位時發生混亂。

　　2.pdca質量控制：

　　專案質量控制是一個由事前控制、過程監控、檢查對比和偏離處理等部分組成的主動控制閉環系統。

　　我們可以透過pdca來實現這個系統：

　　1.plan：用質量目標表明確所要達到的質量要求

　　2.do：用監控記錄表記錄專案實施過程中的情況

　　3.check：用檢查對比表來找出偏離目標的差異

　　4.act：採取措施糾偏。

　　各個具體活動的負責人，負責本活動高質量的完成，再由一個人對晚會所有活動進行檢查跟進與協調，確保整個晚會專案高質量地完成.我們可以用簡單的質量核對表來檢查和核對某些必要的步驟是否已經付諸實施，從而實行對質量的。

　　十、溝通管理

　　(1)專案小組的溝通

　　溝通手段：主要是電話溝通頻率：每週3次（必要的話隨時）

　　為了確保每一項活動的按時按量完成，專案小組每個活動的負責人必須及時的把活動的進展情況向專案的負責人彙報，專案負責人及時的把相關資訊通釋出給各個資訊需求者.這種輪式的的溝通方式能夠快速的解決問題，並且確保了資訊傳遞的準確性.針對這一方式可能難以提高成員計程車氣，這裡成員間也可以相互的溝通，但前提是專案小組的負責人必須掌握活動的進展情況，不然專案就難以控制。

　　(2)贊助商的溝通

　　溝通手段：當面、電話溝通頻率：一星期兩次

　　為了確保活動經費的準時到位，專案外聯的負責人員必須與贊助商保持溝

　　通，確認贊助商的宣傳需求，以及將專案的需求情況及時通知給贊助商。

　　(3)與上級的溝通

　　溝通手段：電話、當面溝通頻率：一星期兩次

　　與校方的溝通需注意的是，必須準確將舉辦晚會這一申請，及時向上級提出，並儘快得到具體的回覆.因此應採用雙向溝通。向校方協商，把嶺院的具體情況彙報給校方，例如具體的'畢業完結時間，學生的準備時間等等.透過雙方協調來儘早確定活動的舉辦時間，以便後面的工作展開。

　　(4)與晚會表演者的溝通

　　溝通手段：電話，當面溝通頻率：需要時

　　專案負責人應及時的收集晚會表演者的需求資訊，如服裝，道具的租借情況等，並提前及時把晚會的安排資訊向各位晚會表演者傳達，如彩排時間，地點，節目次序和晚會的具體安排.如雙方在需求和安排上有何變動應及時的通知對方。

　　(5)與學生的溝通

　　溝通手段：傳單，橫幅，海報溝通。