供應商管理制度及流程

供應商管理制度及流程

  在現在的社會生活中,我們可以接觸到制度的地方越來越多,制度是維護公平、公正的有效手段,是我們做事的底線要求。那麼什麼樣的制度才是有效的呢?下面是小編收集整理的供應商管理制度及流程,歡迎大家分享。

  一、目的

  XX公司制定本《供應商管理制度》(以下簡稱為“本制度”),旨在規範公司採購業務的供應商管理流程,以建立統一的供應商管理體系,確保供應商管理的合理性、準確性、及時性以及授權審批的有效性。

  二、適用範圍

  XX公司採購業務部門

  三、供應商分類

  按照採購策略,對供應商分類

  編號

  供應商型別

  分類特徵

  1、戰略供應商

  與其有著長期、廣泛合作或頻繁交易的正式供應商,此類供應商為公司提供核心技術產品或可能是唯一的供應商,對公司的存在和發展極為重要且難以更換,或者更換的成本很高,其符合以下條件:

  (1) 與其簽訂年度框架協議,明確規定有關付款條款、法律條款、採購價格(或不固定價格)等內容;

  (2) 當每次採購申請提出後,如框架協議中有確定的採購價格時,則無需再進行詢價、比價工作;

  反之,仍必須進行詢價、比價工作;

  (3) 向此類供應商採購時,可以直接向供應商發出採購訂單,無需再行簽訂採購合同。

  2、優先供應商

  針對某一類產品或服務,與其有著長期合作或頻繁交易的正式供應商,此類供應商所提供的產品和服務在其他供應商處也可獲得,但其在價格、質量、交付、提前期、反應時間等綜合績效中有優勢,總體績效較好,符合以下條件:

  (1) 與其簽訂價格備忘錄,以確定年度採購價格;

  (2) 當每次採購申請提出後,若申請採購的產品或服務的價格已包含在價格備忘錄中,則無需再對其進行詢價、比價工作;反之,仍必須進行詢價、比價工作;

  (3) 同時,根據採購合同有關規定確定需要簽訂採購合同時,需就該筆採購簽訂單獨的採購合同。

  3、普通供應商

  與其有過合作或交易,但未簽訂任何框架協議或價格備忘錄的正式供應商。需就每次採購申請進行採購詢價、比價,然後根據有關規定簽訂單獨的採購合同。

  4、臨時供應商

  在現有合格供應商資料庫中,不存在採購需求物料的供應商;但是採購緊急,沒有時間開發新的供應商,執行常規的詢價比價過程,而採用的供應商。

  5、淘汰供應商

  公司根據供應商定期評估結果,確定不再與其進行交易的供應商。同時,在採購系統中供應商選擇時不允許選擇。

  6、黑名單供應商

  公司根據供應商定期評估結果,發現有欺詐、舞弊或誠信不佳的行為,確定需要提請採購職能部門注意,不再與其進行交易的淘汰供應商。

  四、供應商管理流程

  1、供應商調查

  (1)採購部實施採購前,應對潛在供應商進行調查工作,目的是瞭解供應商的.各項管理能力,以確定其可否列為合格供應商名列。

  (2)由採購部、工程部等相關部門人員組成供應商調查小組,對供應商實施調查評估,並填寫《供應商調查表》。

  (3)評價結果由各部門做出建議,供總經理核定是否准予成為本公司之合格供應商。

  (4)未經過供應商調查認可的廠商,除總經理特准外,不可成為本公司的供應商。

  (5)對供應商的調查評估包括價格評估、技術評估、品質評估等,所需考慮因素如下:

  ◆ 價格評估:對於供應商所提供的物料價格,採購部應評價原料價格、加工費用、估價方法和付款方式。

  ◆ 技術評估:對於供應商的生產技術,技術部應評價技術水準、技術資料管理、裝置狀況及工藝流程與作業標準。

  ◆ 品質評估:對於供應商的品質,採購部應評價品質管理組織與體系、品質規範與標準、檢驗方法與記錄、糾正與預防措施等。

  表 2 供應商調查表模板

  供應商調查表

  供應商編號

  供應商名稱

  調查時間

  調查次數

  調查評估專案

  得分

  評分說明

  調查評估者

  備註

  成本

  材料價格

  加工費用

  付款方式

  質量

  技術水準

  資料管理

  裝置狀況

  跟蹤服務

  及時性

  到貨及時性

  到貨齊貨性

  合計

  2、供應商定期評估

  (1)供應商定期評估小組成員至少應包括:採購部採購員及經理、需求部門經理、財務部經理、合同管理部經理或相應部門的經理授權人。採購部負責召集和領導供應商定期評估小組的工作。

  (2)除已淘汰供應商外,供應商評估至少每年進行一次,具體的。除定期評估外,還可以在專案完成後進行專案評估。若供應商的交貨期、品質、價格或服務產生重大變化時,應及時對供應商做出評估。

  表 3 供應商定期評估表模板

  供應商定期評估表

  說明:

  1:本評估表目的是對合作供應商的績效的綜合評估,以持續提高供應商

  2:評估相關規定詳見供應商管理制度,績效評估相關責任部門必須本著客觀公正進行評估。

  3:本表中,除特別註明“非必填專案”外,所有專案必須完整填寫。

  4:對本評估表存在任何疑問和建議,可諮詢採購部。 供應商基本資訊

  供應商名稱:

  填寫供應商全稱,必須與系統中供應商名稱一致 供應商編號:

  填寫供應商完整編號,必須與系統中供應商名稱一致 供應商所屬物料種類:

  填寫供應商主要所屬類別,與系統中保持一致,如建材類供應商

  供應商目前等級:

  目前在系統中所屬的級別,如A類供應商 評估週期:

  評估週期,如20xx年1月1日至20xx年12月31日 評估內容

  評分類別/權重

  評分專案

  得分(0-5分)

  價格50%

  · 價格下降率

  · 價格彈性

  每天報價時

  · 價格透明度

  評估其他說明:

  非必填專案,如有需要單獨說明事項,可另做文字說明。

  評估部門: 價格評估一般供應商管理組 評估人: 評估人簽名 評估日期:填寫評估日期 付款條件20%

  · 付款賬期

  · 付款條款彈性

  評估其他說明:

  評估部門: 評估人: 評估日期: 交貨15%

  · 供貨及時度

  · 供貨完整性

  · 送貨彈性

  · 退貨難易度

  評估其他說明:

  評估部門: 評估人: 評估日期:

  品質及服務 15%

  · 符合ISO等專業質量標準認證 · 產品質量穩定性

  · 問題處理的及時性

  · 緊急應對能力

  · 增值服務

  · 對祈福重視度

  評估其他說明:

  評估部門: 評估人: 評估日期:

  誠信

  · 是否存在不誠信記錄

  評估其他說明:

  評估部門: 評估人: 評估日期:

  評估結論

  評估結論: 審批人:

  資料維護人:

  (3)供應商定期評估及分類方法:首先,評估人員需確定具體評估指標及其相應的權重(%),權重之和為100%;

  然後,評估人員給各個評估指標打出考核分數,分值為5分到0分的整數,參考標準詳見表4;其次,該供應商的總得分=;最後,根據供應商評估結果對其進行分類: 得分在幾分以上(含)的供應商評為優秀供應商,採購交易時應予優先考慮,建議其所屬供應商型別為框架協議供應商或價格備忘錄供應商;

  考核總分在幾分(含)-幾分(不含)的供應商評為符合要求供應商,可以正常交易,建議其所屬供應商型別為普通供應商;

  考核總分在幾分(含)-幾分(不含)的供應商評為待整改供應商,建議對其進行訂單減量、各項稽查及改善輔導措施。 考核總分在幾分以下的供應商評為淘汰供應商,終止交易,供應商資訊在“採購系統”中供應商選擇時禁用。 評估過程中評為黑名單供應商,終止交易。供應商資訊在“採購系統”中供應商選擇時禁用,並提示所有部門在以後的交易中不選擇該供應商。

  3、供應商資料的維護和變更

  (1)新增供應商

  採購部篩選確定新增供應商後,應儘快在進入正式交易談判之前獲取供應商的如下相關資料:營業執照影印件、稅務登記證影印件、法人組織機構程式碼證影印件(適用於法人供應商)或身份證影印件(適用於個人供應商)、最近財年的財務報表(適用於上市公司)、供應商誠信宣告函、公司銀行賬號說明(適用於法人供應商)或個人簽字的收款銀行賬戶說明(適用於個人供應商)、相應的資質證書或質量認證證書等。

  採購員將上述資料收集完整後,填寫《承辦商/供應商資料表》並提交採購部經理稽核,以建立供應商檔案。在與供應商的業務合作過程中,採購部就及時更新《承辦商/供應商資料表》。

  (2)供應商資訊變更情況主要包括:供應商收款方名稱、開戶行及銀行賬號變更、供應商名稱變更、供應商地址變更、供應商聯絡人或聯絡方式變更、根據供應商定期稽核結果變更。

  供應商資訊變更必須由供應商提供的相應的資料包括但不限於:

  l 供應商收款方名稱、開戶行、銀行賬號變更:加蓋其公章的收款公司銀行賬號說明(適用於法人供應商)或個人簽字的收款銀行賬戶說明(適用於個人供應商);

  l 供應商名稱變更:加蓋其公章的供應商名稱變更通知函、加蓋其公章的營業執照影印件、稅務登記證影印件、法人組織機構程式碼證影印件;

  l 供應商地址變更:加蓋其公章的供應商地址變更通知函;

  l 供應商聯絡人或聯絡方式變更:加蓋其公章的供應商聯絡人或聯絡方式變更通知函。

  採購員收集上述資料後,需填寫《供應商資訊變更清單》,以確認供應商資料收集的完整性,然後一併提交採購部經理稽核。供應商資料和資訊的變更由採購部經理審批後,採購員更新《承辦商/供應商資料表》和《合格供應商名錄》並予以存檔。

  五、附則

  本制度由公司採購部制定,經總經理核准簽發,自20xx年幾月幾日起實施執行,未盡事宜以採購部發文為準。本制度由採購部負責解釋。

  六、附件

  附件2、供應商資訊變更清單

  供應商資訊變更清單

  供應商名稱:

  採購型別:

  序號

  變更型別

  資料名稱

  是否已獲得(Y/N)

  是否變更(Y/N)

  備註

  1供應商收款公司名稱、開戶行、銀行賬號變更

  供應商收款公司銀行賬號開戶證明(法人供應商) 個人簽字的收款銀行賬戶說明(適用於個人供應商)

  2 供應商名稱變更

  加蓋其公章的供應商名稱變更通知函

  3 加蓋其公章的營業執照影印件

  4 加蓋其公章的稅務登記證影印件

  5 加蓋其公章的法人組織機構程式碼證影印件

  6 待准入考察供應商資料提供檢查清單

  7 供應商地址變更

  加蓋其公章的供應商地址變更通知函

  8 供應商聯絡人或聯絡方式變更

  加蓋其公章的供應商聯絡人或聯絡方式變更通知函

  附件3、合格供應商名錄 合格供應商名錄

  序號

  廠商編號

  名稱 聯絡方式 供應材料 最後複查時間 備註

  審批人簽字: 日期:

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