數字化檔案管理制度（精選12篇）
數字化檔案管理制度（精選12篇）
在現在的社會生活中，制度使用的頻率越來越高，制度具有合理性和合法性分配功能。我敢肯定，大部分人都對擬定製度很是頭疼的，下面是小編精心整理的數字化檔案管理制度（精選12篇），歡迎大家借鑑與參考，希望對大家有所幫助。
數字化檔案管理制度1
1、檔案分類
公司檔案的檔案管理，最忌諱的就是亂七八糟，所有的檔案都放在一起，想檢視某個檔案時，需要從所有的檔案中一個一個的翻找。所以公司檔案的收放,第一件事就是進行檔案分類。
2、檔案整理
分好類別的檔案，不要一堆堆的散著，日子久了又會成為一堆亂紙。各個公司都會有檔案袋，或者資料夾，按照檔案的類別，進行逐一裝盒收納。
3、標籤標明
把檔案逐一裝好之後， 記得一定要在各個檔案盒或資料夾上標明，註明此檔案盒裡裝的是哪類的檔案，包括共有幾份，都要做個簡單說明。
4、特殊檔案
每個公司都會有特殊的一些檔案，比如不能隨意被人翻看的，或者需要加密的，對於這些檔案，一定要做到單獨保管，並做好單獨的標記，用於提醒自己，或者提醒他人。需要注意的的是，這一類檔案，最好多加一把鎖。
5、鑰匙的保管
一般公司的檔案卷櫃，都是由專門的人員進行保管的，平日裡的鑰匙要做到不離身，下班後的鑰匙，根據公司規定進行上繳或者自己隨身佩戴，記住，上繳之後的責任不在自己身上，而隨身佩戴就表明自己一直承擔著責任，所以，對於鑰匙的保管，一定要謹慎， 不要隨意交給他人。
數字化檔案管理制度2
第一條 管理要點
1、 為使檔案管理工作制度化、規範化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用。
2、 檔案管理的範圍包括：上級下發檔案、公司各類制度檔案、外部傳真檔案、政策指導類檔案、各類合同檔案等。
3、 制度類檔案按照公司文件統一格式進行編寫，統一頁首、頁尾，寫明公司全稱及檔案性質;正文部分寫明題目、時間、發文部門、內容等資訊;措辭規範，表達無歧義。
4、 根據檔案屬性、類別，對所有檔案進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。
第二條 制度規範
1、 檔案的起草、收發、列印、歸檔整理、借閱銷燬等由辦公室人員負責執行。
2、 公司上報下發正式檔案的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下傳送正式檔案。
3、 公司對內公開檔案由行政人事部負責起草和稽核，總經理簽發;各部門需要向下或對外發文的檔案由各部門負責起草，行政人事部負責稽核，稽核無誤後行政辦公室列印，列印後送回起草部門校對，校對無誤方可正式列印，由總經理蓋章，簽發。
4、 凡寄至公司的檔案、傳真等，由辦公室簽收並做好相應記錄。
5、 機密檔案由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性檔案進行分類管理，定期整理並製作相關報表提交給部門主管。
6、 各部門因工作需要可借閱一般性檔案，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的檔案，需行政人事主管審批，總經理批准後方可借閱。
7、 辦公室管理人員對檔案借閱情況進行登記，做好借閱記錄並限期清退。
8、 按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。
9、 根據存檔時間及存檔的必要性對檔案進行銷燬，需上報行政人事主管簽字批准，按照檔案管理制度進行處理。
第三條 檔案管理流程設計
1、 內部檔案管理流程：起草檔案→審查編號→審批、簽發→列印檔案→下發檔案→檔案存檔
2、 外部檔案管理流程：外部收文→檔案整理→檔案存檔→清退→檔案存檔→檔案銷燬
3、 借閱流程：提出申請，辦理手續→批准→借閱→清退→檔案存檔→檔案銷燬
數字化檔案管理制度3
（一）總則
一、本管理制度旨在確保學校檔案收發的完整、及時、準確，促進學院內部及學院和上級部門的資訊溝通，提高各部門組織管理工作的效率。
二、本制度涉及的檔案是指以學院名義釋出的各類公文包括請示、報告、決定、通知、意見及規定等等，上級主管部門下達的各類公文，以及各部門上報的各類檔案資料。
三、檔案收發要做到仔細、認真、及時、完整。
（二）收文制度：
1、接收檔案應在檔案登記表上的作好登記，填寫應仔細、如實、及時，並由辦公室人員簽字確認。登記表須保持清潔、儲存完整以備歸檔之用。
2、聯絡員在校團委領取的檔案應根據校團委的指示及檔案內容的緩急，及時將檔案送達學院領導或有關部門輪閱，並做好檔案傳閱記錄以備查。
3、傳閱檔案應保持檔案完整無缺，並在相應的時間內歸還辦公室。
4、分團委各部門每月月初和月末應按時上交當月的工作計劃及總結。如要舉辦活動，應上交相應的計劃和總結，未在規定時間內上交將按考核制度上的有關規定扣分。
5、各部門上交的計劃和總結包含列印稿和電子稿，列印稿應存放在各部門資料夾中，電子稿應存放在辦公室電腦各部門的資料夾下。
6、上交上來的列印搞應及時、認真、如實的做好各項登記，檢視是否有圖片並做好備註，上交電子稿時辦公室接收人應確保其能開啟並含有相關內容，做好相應的登記。
7、分團委所屬各部門可根據需要在辦公室查閱檔案，但不得善自改動檔案內容，查閱時應經過辦公室有關人員的批准。
（三）發文制度：
1、學院各類檔案指在學校內部統一意見、釋出通知、決定和溝通訊息；向上級部門請示、報告重要事項等。
2、欲發放檔案應先起草檔案草稿，起草完畢後交有關人員審定，審定合格後方可發放。
3、根據檔案內容填制統一格式的檔案簽發單，並將檔案按學院統一規定編號在發文登記表上分門別類地做好檔案的具體資訊的登記，學院任何傳送檔案都得做好登記，該登記表作為歸檔資料應妥善儲存，不得遺失。
4、檔案傳送之前應加蓋學院相應的公章。
5、對每一號檔案辦公室都須將檔案原稿及檔案發放記錄按照檔案編號順序完整儲存並存放在辦公室資料夾下。
數字化檔案管理制度4
機要檔案是傳遞黨中央、國務院和省委、省政府密級較高的檔案，機要檔案的管理要做到及時、準確、安全、保密。
一、辦理程式
(一)機要檔案由機要人員簽收、啟封、核對、登記後，送辦公室主任提出擬辦意見報主要領導或主持工作的領導籤批，檔案應於當日處理，電報、急件隨到隨處理。
(二)按領導籤批的範圍進行傳閱。
(三)需辦理的，按局領導指示及時傳閱有關科室辦理。
(四)歸檔，交上級部門。
二、傳閱
(一)傳閱檔案要嚴格履行登記手續，按照檔案閱讀範圍進行傳閱。
(二)機要人員要隨時掌握檔案行蹤和傳閱進度，避免中途積壓、漏傳、橫傳。
(三)對局領導閱後所作的批示，要及時通知有關科室辦理，並做好機要檔案管理，防止檔案丟失。
三、保密
(一)機要人員要忠於職守，認真負責，嚴守保密規定，做到不該說的不說。
(二)對於機要檔案，要單獨存放，嚴加保管。
(三)借閱機密、秘密級檔案，需經辦公室主任批准；絕密級檔案一般不外借，確需借閱，需經分管領導批准。
(四)各級領導要嚴格執行領導保密規定，不得將涉密檔案留在辦公室過夜或帶回宿舍閱讀。
(五)涉密檔案，不得複製或摘抄。
四、歸檔
(一)傳閱和辦理完畢的檔案，應及時清理收回，分類整理，堅持整潔、清潔。
(二)凡參加會議帶回或其他途徑簽收到的涉密檔案，應及時送交機要室登記歸檔。
(三)幹部出差、調動工作或離退休時必須將自我使用或傳閱的機要檔案全部退回機要室。
(四)機要人員按上級要求及時將機要檔案收回。
數字化檔案管理制度5
一、檔案管理內容主要包括：上級函、電、來文，本單位上報下發的各種檔案，具體由辦公室負責。
二、對上級部門發來的檔案，要進行檔案、文號、機要編號的核定、登記。
三、本單位外出人員開會帶回的檔案及資料應及時送交收進行登記編號保管，不得個人儲存，如職工工作需要借閱的可影印或借用。
四、凡正式檔案在經登記後由辦公室主任（或副主任）根據檔案內容和性質閱籤後，分送領導和承辦部門閱辦，重要檔案或急件應立刻呈送領導（或分管領導）閱批後分送承辦部門閱辦。為避免檔案積壓誤事，一般應在當天閱簽完。
五、傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的檔案帶回家、宿舍和公共場所，也不得將檔案轉借其他人閱看。對尚未傳達的檔案不得向外洩露內容。
數字化檔案管理制度6
局辦公室負責我局對外行文和公文的收發處理工作，為使行文和收文處理規範化，特規定如下：
一、行文
(一)凡以我局名義上報或下發的檔案(報告、請示、紀要、通知、函件等)，由承辦科室擬稿，經科室負責人、分管領導初審後，送辦公室核稿，經辦公室核稿後送局領導簽發。重要檔案需由局領導稽核，主管區領導簽發。聯合行文必須同時送有關單位領導會籤，方可發出。
(二)經局領導簽發的文稿交辦公室統一登記、分類編號。由擬稿科室列印、校對、裝訂，上行文由辦公室傳送並催辦，平行文和下行文由擬稿科室分發。
(三)行文規則參照《國家行政機關公文處理辦法》(國發[XX]23號)有關規定執行，行文流程按局辦公處理系統流程進行。
二、收文處理
(一)所有發至我局的公文(含傳真件公文和附有領導的批示或上級部門轉我局處理的公文)，由局辦公室統一簽收、登記、編號，送局領導閱示或送有關科室辦理。
(二)檔案按辦件、閱件進行分類。辦公室負責人根據檔案內容和規定的傳閱範圍，提出辦文意見，送局領導批示或交有關科室閱辦。需要辦理的公文，經請示局領導後辦理，辦公室根據檔案內容、領導批示予以催辦。
(三)對急辦件，辦公室應立即將檔案送交局領導批閱。領導不在時，辦公室應根據檔案內容及時限要求，交相關業務科室或人員辦理。事後及時向局領導彙報並做好督辦工作。
(四)一般公文透過局內網辦理和傳閱。保密檔案一律由辦公室專人傳送。
(五)凡外出開會、學習帶回的檔案及材料原件須交辦公室登記存檔。
三、保密檔案收發管理
(一)遵守公司統計報表管理制度，保密資料統一由本局兼職保密員收發、傳遞、清退和銷燬，並嚴格把好收發關、傳閱關、清退關“三關”。
(二)制發文件時，經辦人要根據檔案、資料的內容和定密範圍，標明密級、保密期限，確定傳送範圍、數量，送局領導審批後印發。
(三)保密檔案、保密資料必須在辦公室內進行傳閱，未經批准不得擅自擴大傳閱範圍;不準擅自影印或抄錄保密檔案，不得將檔案帶出辦公室;確因工作需要攜帶外出的，需經局領導批准，並要妥善保管。
(四)影印保密檔案、保密資料必須嚴格履行審批登記手續。嚴禁將保密檔案、保密資料拿到社會上營業性場所影印。
(五)借閱保密檔案、保密資料須按閱讀範圍借用，並辦理登記、簽字手續。用完後，要及時歸還。
(六)對保密檔案、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進行全面清查、核對，發現欠缺要及時追查，防止丟失。
(七)銷燬保密檔案、保密資料時，必須登記造冊，經主管局領導批准，送區保密局指定的地點處理，嚴禁將檔案出賣給廢品收購站。
數字化檔案管理制度7
1、學校各部門對學校以上檔案的收發，傳遞，閱辦，保管，存檔要有專人，做到“三勤”：勤催辦，勤檢查，勤回收。各部門、年組取的檔案要有專人保管，並按要求定期交回。
2、收發檔案有登記。收到上級檔案後，由專人拆封，認真核對份數，統一編號，及時登記；向下發文時，明確份數，嚴格履行發文登記（簽字）手續。
3、傳閱檔案有專夾。做到及時，準確，去向清楚；達到“三不”：批閱不積壓，承辦不橫傳，傳閱範圍不擴大。
4、借閱檔案有手續。借閱秘密檔案要嚴格履行領導籤批，本人（借閱者）簽字手續，閱後及時歸還。
5、繳毀檔案有清單。對清繳上來的檔案，按規定該存檔的存檔，該上繳的上繳，該銷燬的銷燬，無論是存檔，上交或是銷燬，都必須分類列出清單備查。
6、存放檔案有專櫃。需要繼續儲存的檔案，要設專櫃專人分類保管，存放檔案的室內要有晝夜值班人員，確保檔案管理安全。
7、秘密檔案不準與其它公文混存，更不準亂放損壞或丟失。丟失者要追查責任並予以必要的紀律處分。
8、上級召開會議由領導帶回的檔案，一律交文秘人員登記，保管幹部調動工作，事先要把檔案交清。
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一、總則
1、為加強本公司檔案工作，充分發揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發展服務，特制定本制度。
2、公司檔案，是指公司從事經營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有儲存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。
3、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦檔案的系統完整（公文上的各種附件一律不準抽存）。結案後及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的檔案材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷燬。
二、檔案材料的收集管理
1、公司指定專人負責檔案材料的管理。
2、檔案材料的收集由各部門或經辦人員負責整理，交總經理審閱後歸檔。
3、一項工作由幾個部門參與辦理的'，在工作中形成的檔案材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議檔案由行政部收集。
三、歸檔範圍
1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。
2、本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。
3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批覆、會議記錄、統計報表及簡報。
4、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等檔案材料。
5、本公司職工勞動、工資、福利方面的檔案材料。
6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄影等。
四、歸檔要求
1、檔案質量總的要求是：遵循檔案的形成規律和特點，保持檔案之間的有機聯絡，區別不同的價值，便於保管和利用。
2、歸檔的檔案材料種數、份數以及每份檔案的頁數均應齊全完整。
3、在歸檔的檔案材料中，應將每份檔案的正件與附件、印件與定稿、請示與批覆、轉發檔案與原件，分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。
4、不同年度的檔案一般不得放在一起立卷；跨年度的總結放在針對的最後一年立卷；跨年度的會議檔案放在會議開幕年。
5、檔案檔案材料應區別不同情況進行排列，密不可分的檔案材料應依序排列在一起，即批覆在前，請示在後；正件在前，附件在後；印件在前，定稿在後；其它檔案材料依其形成規律或特點，應保持檔案之間的密切聯絡並進行系統的排列。
6、案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
五、檔案管理人員職責
1、按照有關規定做好檔案材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
2、按照歸檔範圍、要求，將檔案材料按時歸檔。
3、工作人員應當遵紀守法、忠於職守，努力維護公司檔案的完整與安全。
六、檔案的利用
1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報主管人員批准後，方可借閱，其中非受控文件的借閱要由部門經理簽字批准，受控文件的借閱要由總經理簽字批准。
2、檔案借閱的最長期限為兩週；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發現損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經理處理。
3、必須嚴格保密，不準洩露檔案材料內容，如發現遺失必須及時彙報，追求責任。
4、不準拆卷及任意抽、換卷內檔案或剪貼塗改其字句等；不得任意摘抄或複製案卷內容，如確有需要，必須經領導批准才能摘抄或複製。
5、必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。
6、不準轉借，必須專人專用。
7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。
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1、目的
為規範本公司檔案分類、編號、擬定、審批、用印、收發處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用於正龍物業有限公司及下屬管理中心各部門的檔案管理工作。
2、職責
2.1總經理負責公司所有對外發文審批。
2.2管理中心經理負責管理中心檔案的審批。物業部負責管理中心檔案的列印及文號的管理工作。
2.3部門主管負責本部門檔案的擬製與稽核，及負責本部門對公司內部發文的審批，並負責定期將已處理完畢的檔案移交行政人事部。
2.4行政人事部負責公司檔案格式、文號及資料的稽核，用印管理、歸檔管理工作。
3、檔案種類
3.1上行文:請示，報告，計劃，總結；
3.2下行文:批覆，決定，通知，通告，通報，制度，規定；
3.3平行文:信函，會議紀要。
4、檔案格式
4.1發文統一使用以上檔案類別之一。
4.2秘密等級和緊急程度，用來確定檔案傳送方式及辦理速度，統一在檔案的左上角位置加註。
4.3收文單位。是指用來處理或答覆檔案中有關問題和有關事項的單位。
4.4正文。是檔案的主體部分。檔案制發的目的和根據，講述什麼事情，解決什麼問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:
4.5標題統一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；
4.6正文統一使用四號或小四宋體字，與主送單位等堅持一致。每段開頭空兩個字；要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距為1、5倍，以清晰、美觀為原則；
5、文號
5.1根據檔案類別、發文日期、發文單位及發文順序對檔案進行統一編號；具體文號編制規則見附件。
5.2公司文號由行政人事部統一管理，管理中心文號由物業部統一管理；
5.3發文部門需到以上部門登記領取文號後，方可發文。
6、用印
6.1用印是發文單位對檔案負責的標誌，是檔案合法生效的標誌，對外發文或內部重要檔案都應加蓋印章。
6.2檔案列印校對完之後，由管理印章的人員用印並進行登記；
6.3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。
7、檔案管理
7.1包括撰寫、稽核、簽發、蓋印、發放、歸檔、整理等一系列工作:
7.2正規檔案應儘量列印，並由擬文人仔細校對稽核。
7.3簽發。簽發人對簽發的檔案負有完全職責，應本著負責精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發的`，註明"同意發文"字樣後按正常手續辦理；不一樣意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫；
7.4用印。印章管理人員依據規定加印，並作好登記。對一頁以上的重要檔案還須加蓋騎縫印。
7.5發放。由發文部門填寫《檔案發放登記表》，並做好發文簽收登記工作。需要回復辦理的檔案，還要填寫《檔案處理單》，夾在檔案前面，一併送有關人員或部門辦理。
7.6收文。檔案管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業部相關人員)將所收到的檔案登記在《收文登記表》內，資料包括:流水號、收文日期、發文單位、收文標題、檔案編號、發文日期、份數、處理情景、備註等。
7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業部辦理。閱讀人在閱讀後應簽署姓名、日期。
7.8儲存。檔案辦理完畢後，由最終處理部門人員進行保管。
7.9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的檔案匯兌交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。
數字化檔案管理制度10
1.技術檔案分為“受控”個“非受控”檔案兩大類。“受控”檔案指與質量管理體系執行的有關檔案。
2.檔案的更改須填寫《檔案更改申請單》由負責人簽字後方可更改並標識，檔案更改幅度較大時，予以換版。換版檔案下發後，必須將原檔案由行政部收回，以保證使用有效版本。
3.檔案領用者，因檔案丟失或者損壞需要領用新檔案時，到行政部填寫《檔案處理單》，經常務副總稽核、批准後方可領用。
4.檔案管理者、檔案持有者要派專人管理檔案，並保持文字清晰，外來借閱者需填寫《檔案借閱登記表》，經常務總經理批准後方可借閱。
5.作廢檔案銷燬時，由該部門填寫《檔案處理單》，由總經理稽核、批准後統一銷燬。需要留用的加蓋“作廢留用章”後方可保留。
6.質量記錄的格式和內容由使用部門設計，行政管理部門審查批准，統一編號控制。質量記錄表需要更改時，仍由原審批部門審批。
7.質量記錄填寫：要求個部門質量記錄填寫人員在填寫時要及時、完整、自己清楚、資料準確、使用中性筆或者圓珠筆筆填寫。質量記錄原則上不準更改，如有失誤或者計算錯誤時，在改動處劃改並簽名。
8.質量記錄的借閱：外來人員借閱質量記錄經常務副總批准後辦理借閱手續借閱，公司人員經行政部部長批准後，辦理借閱手續。
9.質量記錄的管理和儲存：質量記錄由本部門制定專人負責保管，注意防潮、防腐、防盜、防火、防蛀、儲存期按《質量記錄清單》的要求實施。
10.各類質量記錄由各部門指定專人手機、整理分類並裝訂，行政部負責歸檔並規定期限儲存。
11.質量記錄銷燬：對於超過儲存期的質量記錄，由行政部和使用部門負責簽字，包常務副總稽核批准後，進行銷燬並填寫《質量記錄銷燬清單》，需要保留的記錄加蓋“作廢保留”章後由行政部統一儲存。
12.行政部對質量記錄的填寫和使用情況進行檢查。並留有記錄，填寫《監督檢查記錄》，發現問題及時進行糾正。
數字化檔案管理制度11
1目的
為提高公司檔案處理工作的效率和質量，使之規範化、科學化、制度化，對公司的檔案的格式、編制、編號、審批、釋出、歸檔等檔案管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司檔案管理的規範化、制度化、提高公司檔案管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。
2適用範圍
適用於公司各類檔案的起草、審查、審批、釋出、執行、修改、廢止和備案。
3定義
3.1檔案：公司檔案是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規範體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。
3.2受控檔案：需要對檔案的分發、更改、回收進行控制。隨時保持有效版本的檔案。
3.3非受控檔案：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，檔案更改/修訂後不必通知檔案持有人。
3.4外來檔案：指來源於公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的檔案(法律、法規、標準、行業規範、客戶要求等)。
4職責
4.1公司人事行政部是公司檔案管理的歸口部門，負責檔案管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發放、廢止工作，並負責在全公司範圍內對制度執行的指導及監督。
4.2各部門產生的內部使用的檔案由部門負責人或者指定人員負責檔案的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。
4.3檔案編制、審批、釋出的權責
4.3.1各部門負責制定部門職責範圍內的制度檔案。
4.3.2管理者代表負責組織相關部門和人員負責組織制定公司體系檔案、程式檔案、管理檔案。
4.3.3人事行政部為公司檔案規範化統籌管理部門，負責公司檔案立、改、廢的稽核(核稿)、釋出、彙總。
5檔案分級分類
5.1檔案分級
5.1.1一級檔案：公司戰略規劃具有長期指導性、規範組織行為的概述性檔案或制度彙編類檔案等的系統檔案。包括但不限於公司員工手冊、經營管理規範等。
5.1.2二級檔案：規範各專業職能管理、服務規範管理等方面的檔案。
5.1.3三級檔案：各職能管理、服務規範等具體實施的作業指導流程及相關技術檔案、操作規定、規範、專案管理檔案、公文等，包括具體的作業方法和標準。
5.1.4四級檔案：表格、表單類檔案，凡記錄作業結果所用的表格等。
數字化檔案管理制度12
為使公司安全生產檔案管理制度化、規範化、科學化，使得每次安全生產檢查能夠有確切可以查閱的資料和記錄，充分發揮各項安全記錄檔案在安全生產中的重要作用，根據國家相關規定，結合公司實際情況，特制定本制度。
安全檔案管理目標及內容：
1、 安全管理各項臺賬要有專門的存放地點，並由專門人員進行管理。
2、 要對檔案的內容、份數、標題等逐一核對，如發現不符應及時向上級報告。
3、 應及時送交領導，不要擠壓。
4、 應及時登記編號、分類整理並存檔，做好詳細記錄。
5、 儲存時，要保持檔案的完整性。
6、 需上報的檔案必須經過負責人及法人的稽核、簽字批准後方可上報，檔案上必須詳細寫明檔案標題、主送單位、經辦人等。
7、 存檔人員應及時分類整理、存檔，並統計編號、編制目錄等，以方便查閱。
8、 存檔時，要求把檔案的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持檔案、材料的完整性。
9、 傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和詳細規定，不得將有密級檔案帶回家裡閱讀或隨身攜帶到公共場所。
10、 借閱時要明確責任人借閱時間和歸還時間。借閱人必須做好保密工作，不得翻印和影印，不能轉借他人。
11、 對於不具備存檔和存查價值的檔案應填寫《檔案銷燬清單》，經安全科長批准後，可以銷燬。