辦公室電話接待禮儀
辦公室很經常需要用到電話接待客人。下面是小編給大家蒐集整理的。希望可以幫助到大家!
:及時接聽
如果電話鈴聲一響起,就應立即放下收頭的事去接聽。如果接聽不及時,就會反映出一個人散漫的態度,而且應該親自接聽電話,輕易不要讓他人代勞,尤其是不要讓小孩幹代接。
在接電話時,我們提倡“鈴響不過三”:接聽電活以鈴響三聲之內接最適宜。吧要鈴響許久,才姍姍來遲。也不要鈴響過一次,就拿起聽筒。這樣會讓打電話的人大吃一驚,如有持殊原
因,致使鈴響許久後才接,要在和劉方通話時向對方說明情況,稜示歉意。
正常情況下,不允許不接聽來電,特別是“應約而來”的電話。就像敲門一樣。如果剛敲第一聲門你就開門,就會讓對方嚇一跳,而且還會認為你清閒得聚精會神地等著別人來敲門。如
果門被敲了很多省還沒有回答,又會被認為沒有人在,或者是不想理。
:確認對方
一般情況下.對方打來電話後都會主動介紹自己。如果對方打來電話,沒有主動介紹自己或者自己沒有聽清楚,你就應該主動問;“請問您是哪位價 我能為您做什麼?您找哪位?”但是
,人們習慣性的做法是,拿起電話聽筒後便會向對方盤問:“喂:哪位”這讓對方會感到阿生而且感情疏遠,缺少人情昧。
接起電話。拿起聽筒後應首先自我介紹::“您好,我是某某某”
:非常規電話的處理
如果接到打錯的電話,不要發怒更不能出口傷人,正確做法是簡短向對方說明情況後結束通話電話。有時候接起電話,問候多聲卻聽不見對方說話,這時絕對不可以不外青紅皁白,認為是惡
意騷擾電話而破門大罵。因為,這種情況極可能由電話線路問題引起。使你聽不見對方的聲音,但是對方能聽見你聲音。萬一對方是你的客戶或上級,聽到你在這端破口大罵,會造成什麼樣
的後果。如果對方是惡意騷擾的話,應簡短而嚴歷地批評對方。不必長篇大淪,更不應該說髒話;如果問題嚴重,可以考慮報警解決。
:分清主次
1.接聽電話要專心,與其他人交談,邊聽電話邊看檔案、看電視那是很不禮貌的行為,吃東西邊是失禮。
2.如果在會晤貴賓或會議期間接到電話,可向其歉意地說明不能立即通話的原因,並求諾稍後再聯絡。
3.接聽電話時如果有別的電話打進來,千萬不要不理睬,因為很可能是急事。可請求正在通話的一方稍等片刻,並對其講明原因,然後立即去接另一個電話,問清情況後先訪對方稍候,
或晚會兒再打進來,之後再繼續和前者通話。
4.不能因為圖清淨隨便撥下電話線。
:規範地代接電話
代別人接電話時。要特別住意講話順序,首先要禮貌地告訴對方來歷才能問對方是何人,所為何事,但不要詢問對方和所找人的關係。
1.尊重別人隱私。代接電話時,忌遠遠地大聲召喚劉方要找的人。不要旁聽別人通話、更不要插嘴。不要隨意擴散對方託你轉達的事情。
2.記憶準確要點:如果對方要找的人不在,應先詢問對方是否需要代為轉讓。如對方有此意願,應照辦。最好用筆記下對方要求轉達的具體內容,如對方姓名、單位、電話、通話要點等
,以免事後忘記,對方講完後,應再與其驗證一遍,避免不必要的遺漏。
3.及時傳達內容。代接電話時,要先弄清對方要找誰,如果對方不願問答自已是誰,也不要勉強。如果對方要找的人不在,要如實相告,然後再詢問對方“還有什麼事情?”這二者不能
顛倒先後次序。之後要在第一時間把對方想要傳達的內容傳達到位。不管什麼原因、都不能把自己代人轉達的內容,託他人轉告。
:錄音電話
1.留言製作要規範。留言內容一般包括這麼幾項:問候語、機主姓名和單位、致歉語、留言的原因、對來電者的要求以及道別語等。
2.如非很必要,儘量少使用錄音電話,要及時處理錄音電話上打進來的電話。
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