檔案保密論文
檔案資訊涉及國家利益、安全、個人隱私等內容，檔案保密工作也就顯得尤為重要。下文是小編為大家蒐集整理的關於的內容，歡迎大家閱讀參考!
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論能源企業檔案資訊化建設中的保密管理
摘要：檔案資訊化建設已經受到各行各業的廣泛重視，在發展迅速的能源企業中如何開展檔案資訊化建設呢?檔案資訊化建設與檔案資訊保密的關係如何協調呢?本文主要從加強檔案資訊系統管理的有效途徑入手，探討在能源企業中的檔案資訊化建設保密管理。
關鍵詞：檔案 資訊化 保密
一、概述
近年來，檔案資訊化工作逐漸受到各行各業的重視，而檔案資訊化的關鍵是檔案資訊資源的關聯應用，而檔案資訊資源的關聯的應用肩負著為企業轉型和精確化管理提供資訊支撐的重大責任。
在國內對於實施檔案資訊管理系統，在其他行業已經取得了許多經驗和教訓。能源企業如何建設檔案資訊管理系統並保護檔案資訊祕密值得展開探索。面對全新的網路化、數字化環境，電子檔案的接收、儲存、保管、利用以及電子檔案的完整性、真實性等都帶給傳統“實體檔案”管理模式以巨大的衝擊，如何充分利用資訊化技術，加快檔案數字化建設，更快、更好的提供服務是擺在我們面前的緊迫任務，在當前這個高速發展的資訊時代，檔案資訊具有很高的價值，檔案資訊保安也成為重中之重。檔案資訊在流動傳播過程中，由於網路的不安全性及資訊系統自身的漏洞，給黑客的入侵、病毒傳染、資訊的非法竊取等提供了可乘之機，使得網路檔案資訊保安極端脆弱，也給國家安全和企業的利益帶來了極大的損失。所以檔案資訊化建設中的保密管理也就成為我們當前面臨的新的難題。
二、對當前企業檔案資訊化建設保密管理工作的認識
對於檔案資訊化建過程中的保密管理工作我們要把它當作一件關係企業生存、發展的大事來對待。首先要在思想上重視、觀念上創新。保密管理工作是企業資訊化建設的根本保障，它對於加強企業資訊資源保護、避免無謂失密洩密損失、實現健康平衡發展起到重要作用。
通過調研及探討並結合一些企業的經驗和教訓，我們發現，企業在在推動資訊化建設過程中做好保密管理工作，應注意克服兩種錯誤認識：一是不重視安全保密管理工作，片面強調企業資訊化建設是應用第一，把安全保密管理工作放在從屬地位;二是對企業資訊化建設採取因噎廢食的做法，認為既然企業資訊化建設不安全，不如不搞企業資訊化，拒絕利用現代電子技術的發展為提升企業生產、經營和管理水平服務。
三、當前能源企業檔案管理模式及存在問題
目前檔案管理的模式主要是採用電子和手工並行的管理模式，包括檔案的接收、整理、保管、利用等，在儲存電子檔案的同時，按照國家的有關規定同時手工整理實體檔案歸檔。
一當前的文書檔案管理系統主要使用OA系統，目前通過OA系統，保證了公文的正常規範流轉和歸檔，而其他形式的檔案材料在移交檔案部門時儘可能提供電子檔案，基本做到了檔案的電子化;隨著公司的發展，現在使用的OA系統並不能完全適應檔案工作需求，其引發的問題還有可能導致嚴重的後果。
二檔案儲存模式
當前檔案業界還是支援以紙張為主要的儲存介質。集團不僅需要解決部分紙質材料的數字化轉換和處理，還需要解決企業日益增長的聲音資訊、視訊資訊等檔案資訊資料的數字化轉換和處理。
三檔案查詢模式
在手工查詢檔案資訊的檢索過程中，檢索流程為：查到案卷目錄，再查到檔案目錄，根據檔案目錄記錄的檔案檔號資訊查到檔案在庫房的存放地址，然後通知庫房調卷，辦理相關手續。紙質檔案給檢索調閱帶來了困難，且在此過程中，查詢的途徑不夠全、查全率、查準率低，容易出現檔案丟失、損壞或無法找到所需的資料;而電子檔案資訊資源在交換、流動、分析、事例、開發、提煉、創新過程中的安全保密管理不到位使得檔案管理人員難以充分的利用業務檔案資源向公司各級部門提供良好的服務。
四、企業集團整體建設檔案資訊保密技術防範
集團式管理的企業，下屬機構眾多且層次複雜，涉及多元化行業，分佈地域廣泛。並且各所屬機構業務重點不同，檔案管理的重點及管理特性也不同，各機構都設有獨立的檔案管理機構，相對獨立地對本機構的檔案進行管理和利用。
集團企業檔案資訊化建設的目標就是要實現所屬機構與總部檔案系統檔案資訊的互聯互通。根據總部及所屬機構網路基礎建設情況，資訊化系統建設模式，程度以及系統維護能力等不同的情況，部署可支援既集中又分佈的混合式建設方案。同時在檔案資訊系統建設之初就統一考慮和規劃資訊保密管理的技術防範問題要使資訊系統的技術防範和管理與企業資訊化發展實現“同步設計、同步建設、同步投入使用”。使安全保密技術檢查能力在企業資訊化建設過程中不斷的得到加強和提高。
檔案資訊化系統工程建設中各類軟、硬體系統的研製、開發和安裝，必須符合保密管理要求，做到防洩密、防竊密。涉及保密的檔案資訊化系統工程所採取的安全保密措施應與所處理資訊的密級管理要求相一致，並按其最高密級的防護要求進行防護。承擔檔案資訊化系統工程建設的系統整合、綜合佈線、軟體開發、服務諮詢及工程監理等單位，必須通過檔案行政管理部門和保密工作部門的保密審查。檔案資訊化系統工程不得交由境外機構或人員承建。涉及國家祕密資訊的檔案計算機資訊系統的承建單位，必須具有《涉及國家祕密的計算機資訊系統整合資質證書》。檔案資訊化系統工程建設的保密管理實行稽核備案制度。
五、加強管理是做好企業檔案資訊保密工作的關鍵
涉及保密和不開放檔案的計算機資訊系統，應當採用身份鑑別、訪問控制、加密儲存和傳輸、審計跟蹤、防電磁洩漏等安全保密措施。檔案資訊化建設保密管理實行單位領導負責制。明確檔案資訊化建設保密管理工作的主管領導，使其能夠及時研究和解決企業加快資訊化建設過程中的安全保密問題，為檔案部門開展工作創造必要的條件。
企業檔案資訊化建設的保密管理是一項涉及機構、人員、技術、管理的複雜的系統工程，它不僅涉及到資訊系統及其應用的各個層次，還涉及到資訊系統完整的生命週期，同時涉及檔案資訊產生、採集、儲存、處理、傳輸、歸檔、銷燬的全過程。只有最大限度的動員全體涉密人員、管理人員，採取多方面的防範措施，才能確保檔案資訊系統的安全，確保國家和企業的檔案資訊的安全。
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淺談檔案管理中的保密工作
[摘 要]檔案資訊涉及國家利益、安全、個人隱私等內容，檔案保密工作也就顯得尤為重要。如何既能充分發揮各類檔案的效能，使期為社會主義建設服務，又確保不發生失洩密問題，是一個值得思考的課題。本文就檔案管理保密工作談一點自己的粗淺認識。
[關鍵詞]檔案管理;保密;措施
保守國家機密是我們每個公民應盡的義務，更是檔案管理工作人員的神聖職責，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能。
檔案保密工作面臨新形勢、新情況，在保守國家祕密與資訊資源的合理利用中尋找契合點，保密工作如何做，才能更好的為檔案服務顯得尤為重要。
1. 做好檔案保管過程中的保密工作
1.1 檔案庫房管理中的保密工作
檔案庫房應按照國家有關規定單獨興建，從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設在辦公樓的最底層和最頂層，庫房門窗等應設定防盜網專門加固，以防盜竊;還應儘量做到庫房、辦公室、閱覽室分開;檔案庫房要按照檔案管理工作制度嚴格管理，並指定專人負責，無關人員禁止入內。實踐證明，檔案庫房的科學管理是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。
1.2 檔案管理人員的職責及素質
檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全;這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞，對已經破損的檔案，要及時搶救;不丟，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實體安全，也要保證檔案內容的安全;不散，就是要求檔案的保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，其至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況;不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規範，有規可循，有目可查。檔案保管工作的任務是艱鉅的，也是光榮的，這是一項重要的基礎工作，檔案保管人員要持之以恆，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質基礎。
提高保密檔案管理人員的素質。檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點。他們對保守黨和國家的祕密負有比一般工作人員更為重大的責任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質是關鍵。保密檔案管理人員必須有較強的責任心、事業心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹的工作作風.經手的事情件件有頭有尾，手續清楚，而且要防止“無形”儲存在頭腦中祕密的洩露。由於檔案管理人員經常接觸黨和國家大量的祕密，這些祕密隨著主人的社會活動被帶到各個複雜的場合，往往一句話，說者無意，聽者有心，在不知不覺中就洩露了祕密。所以檔案人員無論在什麼場合，都應做到守口如瓶，萬無一失，把保守國家祕密作為自己的神聖職責和應盡的義務。
2. 做好檔案利用過程中的保密工作
2.1 做好檔案利用中的監督工作
檔案利用監督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發現並制止糾正檔案利用過程中不利於檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說來，檔案利用監督可以從以下幾個方面實施：
2.1.1 制度建設。檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、複製制度等。根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用範圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不洩密及檔案的完好無損。各項檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明，便於執行，並在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善。
2.1.2 隊伍建設。擔負利用服務工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負直接責任，必須具備較高的素質。一是政治素質，要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案和檔案事業：二是業務素質，要具備專業知識，熟悉檔案法規;二是文化素質，要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經驗與問題，從中掌握利用工作的規律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善於做利用者的工作，能獨立處理利用中出現的—般問題。
2.1.3 監督措施。在利用中，要根據不同利用物件的不同目的.掌握其心理和思想動機，加強重點監護。做好利用監督，要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機;二是眼勤，勤觀察動態，置每個利用者於視覺之中;三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和檔案，發現問題及時查處，挽回損失。
2.2 處理好檔案保密與利用的關係
在現實工作中，保守國家機密是每個公民應盡的義務，更是檔案管理工作人員的神聖職責。在日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡責，但由於在傳統的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現象。由此產生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費;領導不能及時全面地瞭解情況，有效地利用檔案;檔案管理人員的管理價值難以在利用檔案的效果中體現出來。上述情況表明，檔案部門改變傳統的觀念，在嚴格做好保密工作的同時.切實完善工作的職能，為領導決策服務勢在必行。機密檔案應該保密，但保密的目的就是為了利用，是有時間、地點、範圍限制的利用，保而不用不但會失去保的意義，更會失去檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會造成危害。所以，對檔案工作者來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。
2.3 做好檔案開放中的保密工作
一成不變地看待檔案的祕密性，無視其祕密性的時效和範圍，是不對的;但如果缺乏保密觀念，對涉密檔案無視其祕密性，無限地擴大開放利用範圍，也是錯誤的。因此，在開放檔案為社會各界所利用的同時，應當做好相應的保密工作。 2.3.1做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項重要工作.也是開放檔案工作的一個重要環節，其主要任務是科學準確地區分、判定檔案的開放與控制使用範圍。對這些工作可以分三步進行：一是初審，檔案館工作人員根據標準，對開放期限內的檔案逐件進行審查，初步判定開放與控制使用範圍;二是中審.由具有較高政策水平和業務能力的同志，重點審查初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案，以確定其取捨;三是終審.由有關領導，根據初審和中審的情況，權衡利弊，進行綜合分析、審查.最終決定與批准檔案的開放與否。
2.3.2 做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級的，其劃分等級是根據《保密法》規定，劃分為“絕密”、“機密”、“祕密”三級。確定檔案的密級，是為了讓檔案工作人員根據不同的密級採取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是祕密不是一成不變的，一旦祕密保管期限屆滿，檔案便失去了保密價值，應該按照公開檔案進行管理。這就是檔案保密的時效性，向社會各界開放的檔案，必須是到了一定時限的檔案。過去有許多檔案館對其所保管的注有密級的檔案，沒有定期解密，影響了檔案的開放利用：解密工作應當遵循保密法的有關規定，即：“國家祕密事項在保密期限內不需要繼續保密的，原確定密級和保密期限的機關單位或者其上級機關應當及時解密。”
2.3.3 做好檔案開放前的基礎工作。開放檔案首先要做好檔案開放的基礎工作，即：1.提高開放檔案案卷的內在質量。利用原有基礎，進行系統整理，達到分類科學、組卷合理、編目清楚、排列系統的要求。2.建立健全檔號。要適應開放後檢索與管理的要求。3.編制檢索工具。一是基礎性檢索工具，如《開放檔案目錄》;二是骨幹型檢索工具.如《開放檔案卡片門錄》;三是文字敘述性檢索工具，如《開放檔案全宗介紹》、《全宗卷》等，使開放檔案的檢索工具逐步形成以骨幹型檢索工具為主，基礎性檢索工具為輔，敘述性檢索工具為必要補充的檢索工具體系，實現檢素途徑的多元化。4.副本的儲存。對珍貴、重要的檔案，應採取抄錄、影印、照相等形式進行復制，搞好檔案副本的儲存。
參考檔案：
[1]畢麗萍.檔案資料的複製與保密[J].中國管理資訊化，201116.
[2]宋春玲.談檔案館如何樹立文化服務形象[J].黑龍江檔案，20113.
[3]王順蘭.國企檔案管理存在的問題及對策[J].辦公室業務，20116.
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