酒店採購管理制度
每一家酒店的採購環節都是尤為重要的，中間需要有嚴格的管理制度來進行約束，尤其是星級酒店的採購。小編為你整理了，希望你喜歡。
篇一
酒店採購應控制成本、接受財務監督及其他部門的監督、稽查，全面負責酒店的採購工作。
第一條採購工作基本要求
1、所有采購專案均需酒店總經理籤批授權、財務部批准同意。
2、所有采購物品均需比較至少三家的價格和品質，月結類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報價單。
3、採購人員須對自己採購物品的價格、品質負責。
4、採購人員須每月通過電話、傳真、外出調查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價格資訊並整理成價格資訊庫，以書面形式彙報給酒店財務部及公司。
5、所有供應商名片、報價單、合同等資料及樣品採購部須登記歸檔並妥善保管，有人員變動時須全部列入移交。
6、採購時間要求：一般物品採購時間為3-5天，急用物品第二天必須採購回來，印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個月下單採購。
7、採購部禁止採購任何未下申購單的物品，否則財務部將不予以報銷。
8、禁止使用部門自行採購物品或私自與供應商洽談採購事宜。
9、採購部負責跟進各協作廠商的貨款及時籤批支付事宜，對到期的應付帳款，酒店應及時支付，以建立酒店良好形象，維護酒店財務信譽，同時也為日後的採購工作提供便利。
第二條採購崗位職責
1、瞭解各部門物品需求及各類物品市場的供應情況，掌握財務部對各種物品的採購成本及採購資金的控制要求，熟悉瞭解各種物品的採購計劃。降低物資食品採購成本，為酒店提供價格合理質量好的各類物資及食品。
2、瞭解部門和倉庫各類物品的消耗情況和庫存物資動態，會同有關部門根據實際經營情況，合理、科學地根據採購計劃，對各種物品進行價格調查。
3、蒐集市場上各類物質的價格資訊，作好資料的存檔工作;積極配合搞好物資食品保管工作，做好物資平衡工作，及時處理呆滯物資，加速物資週轉。
4、大宗用品或長期需用的物資，根據核准的計劃可向有關的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協議，以保證物品的質量、數量、規格、品種和供貨要求。
5、主動協調與酒店內其他各部門的關係，經常傾聽使用部門對物資採購工作的意見，及進改進採購工作。
6、協助客房倉庫作好物質的驗收工作，對質量不合格和價格不符的產品給予退換貨工作。對食品原料進庫前，要嚴格驗收，注意食品的生產期，不進保質期已過一半的食品，確保食品原料的新鮮度。
7、與有關供應商作好積極的溝通，保持良好的合作關係。
8、嚴格執行酒店財務制度，遵紀守法，不索賄、不受賄，在平等互利在原則下開展作業。
第三條臨時物品採購工作程式
1、臨時物品的採購申請：臨時採購物品必須是在營業部門執行過程中的某些突發需求***包括客人的某些需求和酒店本身產生的突發需求，例：工程維修配件等***部門申請人詳細填寫申購單，註明所需採購物品的名稱、規格、數量等
2、臨時物品的採購審批部門負責人簽字稽核，檢查所需採購物品的名稱、數量、規格等必要時進行刪減和增補，並註明急需採購的原因。
3、臨時物品的採購實施：採購員根據部門所下的申購單直接採購，部門急用的物品採購必須當天完成;採購員將部門所採購物品購回後，需將申購單交給相關部門補籤手續。
2、臨時物品的採購驗證：採購購回物品後，倉庫及部門負責人驗貨給予優先及時驗收，驗收合格入庫後交與申請部門領用。
第四條採購物資驗貨流程
1、無論是供應商或是採購購回的物品必須先驗收再入庫，由庫房根據申購單驗收貨物，不允許直接將貨物交與使用部門。
2、對於不符合採購申購單的貨物，庫?a href='//' target='_blank'>咳嗽庇腥ň蓯眨?┯ι袒蠆晒喝嗽卑燉砣肟庋槭帳中?螅?止苡??肟獾ィ?⒔?肟獾タ突Я?徊晒涸被蜆┯ι貪燉斫崴閌中??/p>
3、倉管在驗貨過程中對專案質量、規格等難以確認的情況下應主動請使用部門一起驗收。
4、在驗收過程中，倉管或使用部門有權對不符合要求的物品提出退貨要求，經確認實屬不符的由採購人員或供應商辦理退貨手續，
5、購買、收貨和使用三個環節上的相關人員要相互監督、相互合作、共同做好工作，對於有爭議的問題應各自向上級報告協調解決。
篇二
為使酒店的採購工作走上制度化、規範化,合理控制成本,加強內部工作協調和提高工作效率,特制定本採購管理制度:
一、採購管理部門
酒店設立專職採購部,隸屬酒店財務部管理,接受財務總監、成本控制、集團稽查部及其它部門的監督,全面負責酒店的採購工作.
二、採購部工作基本要求
1.所有采購專案均需董事會籤批授權及酒店財務部批准同意
2.所有采購物品均需比較至少三家的價格和品質,月結類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報價單
3.所有采購物品的品質須保持一慣穩定
4.採購部工作人員須對自己採購物品的價格和品質負責
5.採購部須每半個月一次通過電話、傳真、外出調查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價格資訊並整理成價格資訊庫,以書面形式彙報給酒店財務部及董事會
6.所有供應商名片、報價單、合同等資料及樣品採購部須登記歸檔並妥善保管,有人員變動時須全部列入移交.上述資料及採購人員自購物品價格資訊採購部每天須錄入至採購部價格資訊庫.
7.採購時間要求:一般物品採購時間為3天;急用物品當天必須採購回來;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個月下單採購
8.採購部禁止採購任何未下申購單的物品,否則財務部將不予以報銷
9.禁止使用部門自行採購物品或私自與供應商洽談採購事宜
10.採購部負責跟進各協作廠商的貨款及時籤批支付事宜.對到期的應付帳款,酒店應及時支付,以建立酒店良好形象,維護酒店財務信譽,同時也為日後的採購工作提供便利.
三、採購審批程式
1.申購單審批程式:
使用部門經理***倉庫主管***資產會計複查董事同意採購部詢價財務總監稽查部行政辦
董事會申購單返回採購部
2.單位價值1000元以下或批量價值在20XX元以下的由採購部現金自購的物品,採購部須事先貨比三家,並在申購單上註明詢價結果和選定的供應商,經董事會最後批准後方可採購.酒店財務部和集團稽查部將對價格及品質進行不定期抽查.
2.單位價值1000元以上或批量價值在20XX元以上的物品採購審批程式:
採購部尋找至少三家廠商比較價格品質評定小組確定供貨商採購部與供貨商共同草擬合同或採購協議
財務審批行政辦審批董事會審批蓋章或簽字
執行合同或協議
***評定小組由採購部、使用部門、財務部、主管副總、集團稽查組成***
3.賒購***月結***物品採購審批程式
蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果由各廚主廚直接下單至採購部叫貨.其它物品按上述第1、2、3款程式執行.
各月結供應商選定辦法:採購部每月每類物品均應邀請至少三家供應商報價,採購部、使用部門、主管副總、財務部和集團稽查部組成供貨商評定小組,通力合作，進行價格及質量的比較和討論，選定供應商。採購部及上述相關部門可分頭或聯合組織市場調查，根椐市場調查的價格，與供應商確定固定的一個月的供應價，在此確認期間內，供應商將按此固定價格提供酒店所需的物料.
四、採購監督
採購成本的控制由財務部、採購部、使用部門及集團稽查部共同完成,平時各部門應及時到市場上了解價格行情,以促進酒店採購成本的控制與監督.
五、供應商管理
1.財務部應定期***每月或每季度***牽頭,組織財務部、採購部、使用部門及集團稽查部對供應商進行評估***酒店每類物品須有至少三家供貨商***,淘汰部分不合格供貨商.
2.選用供應商角度採用1+2+N原則，所謂1+2+N是指一類商品一個主供應商、2個輔助供應商、N個考察供應商。這類商品只有一個主要供應商，大約70%的物資從他手中購買。2個輔助供應商提供大約20%的物資，一旦主供應商出現問題能有其他供應商立即頂替。數量不限的考察供應商既是輔助供應商的後備力量，也使酒店在採購極其特殊物資時無購買死角。
3.採購部要做好同供貨商的聯絡和接待等工作,維護酒店形象.
篇三
1、制定採購計劃
***1***由酒店各部門根據每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的預測，在每年年底編制採購計劃和預算報財務部稽核;
***2***計劃外採購或臨時增加的專案，並制定計劃或報告財務部稽核;
***3***採購計劃一式四份，自存一份，其它三份交財務部。
2、審批採購計劃:
***1***財務部將各部門的採購計劃和報告彙總，並進行稽核;
***2***財務部根據酒店本年的營業實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業指標及營業預測做採購物資的預算;
***3***將彙總的採購計劃和預算報總經理審批;
***4***經批准的採購計劃交財務總監監督實施，對計劃外未經批准的採購要求，財務部有權拒絕付款。
3、物資採購:
***1***採購員根據核准的採購計劃，按照物品的名稱、規格、型號、數量、單位適時進行採購，以保證及時供應。
***2***大宗用品或長期需用的物資，根據核准的計劃可向有關的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協議，以保證物品的質量、數量、規格、品種和供貨要求。
***3***餐飲部用的食品、餐料、油味料、酒、飲品等等，由行政總廚、大廚或宴會部下單採購部，採購人員要按計劃或下單進行採購，以保證供應。
***4***計劃外和臨時少量急需品，經總經理或總經理授權有關部門經理批准後可進行採購，以保證需用。
4、物資驗收入庫:
***1***無論是直撥還是入庫的採購物資都必須經倉管員驗收;
***2***倉管員驗收是根據訂貨的樣板，按質按量對發票驗收。驗收完後要在發票上簽名或發給驗收單，然後需直撥的按手續直撥，需入庫的按規定入庫。
5、報銷及付款
***1***付款:
①採購員採購的大宗物資的付款要經財務總監稽核，經確認批准後方可付款;
②支票結帳一般由出納根據採購員提供的準確數字或單據填制支票，若由採購員領空白支票與對方結帳，金額必須限制在一定的範圍內;
③按酒店財務制度，付款30元以上者要使用支票或委託銀行付款結款，30元以下者可支付現款。
④超過30元要求付現金者，必須經財務部經理或財務總監審查批准後方可付款，但現金必須在一定的範圍內。
***2***報銷:
①採購員報銷必須憑驗收員簽字的發票連同驗收單，經出納稽核是否經批准或在計劃預算內，核准後方可給予報銷。
②採購員若向個體戶購買商品，可通過稅務部門開票，因急需而賣方又無發票者，應由賣方寫出售貨證明並簽名蓋章，有采購員兩人以上的證明，及驗收員的驗收證明，經部門經理或財務總監批准後方可給予報銷。
採購部業務操作制度
1、按使用部門的要求和採購申請表，多方詢價、選擇，填寫價格、質量及供方的調查表;
2、向主管呈報調查表，彙報詢價情況，經稽核後確定最佳採購方案;
3、在主管的安排下，按採購部主任確定的採購方案著手採購;
4、按酒店及本部門制定的工作程式，完成現貨採購和期貨採購;
5、貨物驗收時出現的各種問題，應即時查清原因，並向主管彙報;
6、貨物驗收後，將貨物送倉庫驗收、入庫，辦理相關的入庫手續。
7、將到貨的品種、數量和付款情況報告給有關部門，同時附上採購申請單或經銷合同;
8、將貨物採購申請單、發票、入庫單或採購合同一併交財務部校對稽核，並辦理報銷或結算手續。
倉庫管理制度
1、倉庫的分類：
酒店的倉庫總的來說有：餐飲部的鮮貨倉、乾貨倉、蔬菜倉、肉食倉、冰果倉、菸酒、飲品倉，商場部的百貨倉、工藝品倉、菸酒倉、食品倉、山貨倉，動力部的油庫、石油氣庫，建築，裝修材料倉，管家部的清潔劑、液、粉、潔具倉，綠化部的花盆、花泥、種子、肥料、殺蟲藥劑倉，機械、汽車零配倉，陶瓷小貨倉，傢俱裝置倉等等。
2、物品驗收：
***1***倉管員對採購員購回的物品無論多少、大小等都要進行驗收，並做到：
①發票與實物的名稱、規格、型號、數量等不相符時不驗收;
②發票上的數量與實物數量不相符，但名稱、規格、型號相符可按實際驗收;
③對購進的食品原材料、油味料不鮮不收，味道不正不收。
④對購進品已損壞的不驗收。
***2***驗收後，要根據發票上列明的物品名稱、規格、型號、單價、單位、數量和金額填寫驗收單，一式四份，其中一份自存，一份留倉庫記賬，一份交採購員報銷，一份交材料會計。
3、入庫存放：
***1***驗收後的物資，除直撥的外，一律要進倉保管;
***2***進倉的物品一律按固定的位置堆放;
***3***堆放要有條理、注意整齊美觀，不能擠壓的物品要平放在層架上。
***4***凡庫存物品，要逐項建立登記卡片，物品進倉時在卡片上按數加上，發出時按數減出，結出餘數;卡片固定在物品正前方。
4、保管與抽查：
***1***對庫存物品要勤於檢查，防蟲蛀、鼠咬，防黴爛變質，將物資的損耗率降到最低限度。
***2***抽查：
①倉管員要經常對所管物資進行抽查，檢查實物與卡片或記賬是否相符，若不相符要及時查對;
②材料會計或有關管理人員也要經常對倉庫物資進行抽查，檢查是否賬卡相符、賬物相符、賬賬相符。
5、領發物資
***1***領用物品計劃或報告：
①凡領用物品，根據規定須提前做計劃，報庫存部門準備;
②倉管員將報來的計劃按每天發貨的順序編排好，做好目錄，準備好物品，以便取貨人領取;
***2***發貨與領貨
①各部門各單位的領貨一般要求專人負責;
②領料員要填好領料單***含日期、名稱、規格、型號、數量、單價、用途等***並簽名，倉管員憑單發貨;
③領料單一式三份，領料單位自留一份，單位負責人憑單驗收;倉管員一份，憑單入賬;材料會計一份，憑單記明細賬;
④發貨時倉管員要注意物品先進的先發、後進的後發。
***3***貨物計價：
①貨物一般按進價發出，若同一種商品有不同的進價，一般按平均價發出。
②需調出酒店以外的單位的物資，一般按原進價或平均價加手續費和管理費調出。
6、盤點：
***1***倉庫物資要求每月月中小盤點，月底大盤點，半年和年終徹底盤點;
***2***將盤結果列明細表報財務部稽核;
***3***盤點期間停止發貨。
7、記賬：
***1***設立賬簿和登記賬，賬簿要整齊、全面、一目瞭然;
***2***賬簿要分類設定，物資要分品種、型號、規格等設立賬戶;
***3***記賬時要先稽核發票和驗收單，無誤後再入賬，發現有差錯時及時解決，在未弄清和更正前不得入賬;
***4***稽核驗收單、領料單要手續完善後才能入賬，否則要退回倉管員補齊手續後才能入賬;
***5***發出的物資用加權平均法計價，月終出現的發貨計價差額分品種列表一式三份，記賬員、部門、財務部各一份;
***6***直撥物資的收發，同其他入庫物資一樣入賬;
***7***調出本酒店的物資所用的管理費、手續費，不得用來衝減材料成本，應由財務部衝減費用;
***8***進口物資要按發票的數量、金額、稅金、檢疫費等如實折為單價人民幣入賬，發出時按加權平均法計價;
***9***對於發票、稅單、檢疫費等尚未到的進口物資，於月底估價發放，待發票、稅單、檢疫費等收到、衝減估價後，再按實入賬，並調整暫估價，報財務部材料會計調整三級賬;
***10***月底按時將材料會計報表連同驗收單、領料單等報送財務部材料會計;
***11***與倉管員校對實物賬，每月與財務部材料會計對賬，保證賬物相符、賬賬相符。
8、建立檔案制度：
***1***倉庫檔案應有驗收單、領料單和實物賬簿;
***2***材料會計的檔案有驗收單、領料單、材料明細賬和材料會計報表。
篇四
第一條：為加強酒店採購管理、節約採購成本、滿足經營需求、同時
提高資金使用效益，現結合酒店實際情況，特制定採購制度。
第二條：採購方式及供貨商的確定
***一*** 採購方式的確定
1.對於日常經營中使用量較大、消耗較快、週轉較頻繁的物品***如廚
房原材料、客房客用品、工程維修材料、辦公用品等***，可選擇與本
地供貨商簽定固定送貨合同，由供應商定期送貨。
2.對於單項採購金額較大或需要定製的貨物，由採購人員初選供貨
商，經使用部門、財務部、總經理比選後，簽定臨時採購合同方式進
行採購。
3.對於本地市場沒有或外地市場更價廉物美的貨物,可根據實際情況
到外地進行採購或由外地商家發貨等方式進行採購。
4.對於使用量較小、金額較小、頻率較低，不容易集中等零星貨物由
採購人員直接進行採購。
***二*** 供貨商的確定原則
在採購方面，選擇供應商是一項十分重要的環節，故我們選擇
供應商時要考慮以下條件：
a. 穩固財政：最好選擇有穩固財政能力的供應商，因這樣對保持酒店
品水準，數量及交貨期有一定的保障。
b. 品質的統一：所選擇的供應商必須符合酒店要求的物品，令酒店
保持一貫穩定水準，
c. 地區：若品質或數量可以接受的話，最好選擇本地的供應商，從
而節省運輸等其它費用，且聯絡方便，易於隨時檢查合同的執行情況，
d. 價格：如所有供應商之貨品，品質，數量都能符合酒店要求，選
擇供應商便選擇價格最低的一家，若品質條件不同則應與需貨部門共
同考慮，協商核定最符合酒店要求的供應商，
e. 維修保養：如所購買之貨品是需要日後有維修保養的，選擇供應
商便需要注意這一項，因好的維修服務能間接影響貨品的效能和成
本，採購人員應向工程部門諮詢有關的自行維修的可能性及日後的保
養維修方法，屬於機電，器材等專案的購買，事先一定要向工程部門
瞭解所購買物品能可否與酒店的現有配套系統相容，以免造成不能配
套或無法安裝的情況。
1. 初選供貨商：由採購人員進行市場考察，選出3家以上有代表性的
供貨商，進行綜合考察，在考察中要重點了解供貨商的實力、專業化
程度、貨物來源、價格、質量及其目前的供貨狀況。
2. 試用供貨商：對於同類商品確定2家同時供貨，重點從商品質量、價格、後續服務等方面來進行比較試用。
3. 確定供貨商：在試用兩個月的基礎上，由總經理、使用部門負責人、財務部經理、採購人員組成審查小組，以民主表決的方式集中投票表決來確定正式供貨商。
4. 簽定供貨合同：確定正式供貨商後，由總經理與供貨商簽定供貨合同，合同的期限原則上一年一簽。
5. 供貨商的更換與續用：在合作的過程中，如發現供貨商有不履行合同的行為，由審查小組集中討論對供應商進行處罰或更換供應商。合同到期時,由審查小組集中對供應商進行評估,對評估為不合格的供應商按程式進行更換。更換與續用供應商由審查小組集體決定，除此之外，任何部門、任何人員不得擅自更換供應商。新增供應商必須按上述程式先進行試用再簽定供貨合同。
第三條 市場調查原則
***一***廚房蔬菜、水果、鮮貨、幹雜調料、糧油、海鮮凍品等市場調查
1. 調查人員組成：市場調查由採購人員負責牽頭，成本控制人員、廚師長等共同參與市場調查。
2. 調查時間、地點的選擇：市場調查每月三次，原則上每旬逢“4”進行調查，特殊情況報總經理同意後，可適當調整調查時間。調查地點以市內各綜合市場早市開市期間為調查區間。
3. 確定被調查商品的品種：根據實際情況，市場調查必須將使用量較大、價格變動較頻繁的品種納入調查範圍內。市場調查前，由採購人員與廚師長共同確定需調查商品的品種。
4. 調查的方法和程式：調查時要堅持集中調查的原則，採用看、聞、摸等手段，詳細瞭解被調查商品的品種、產地、規格、生產日期、保質期等資訊。在詢價後要進行討價還價，不得只記錄賣方一口價，必要時可進行取樣。單項商品的調查不應低於三家，以便對價格資訊進行對比。
5. 除市場調查外，報刊、雜誌、電視、網站等所刊出商品價格資訊以及本地酒店業同行同期執行價也是價格調查的手段和依據。
***二***酒水飲料、客房客用品、工程維修材料、辦公用品等市場調查
1. 調查人員組成：市場調查由採購人員負責牽頭，組織成本控制人員、使用部門人員進行實地調查。
2. 調查時間、地點的選擇：市場調查每季一次，原則上安排在每季度
第二個月中旬組織。如因市場價格變化或供應商申請調價時，採購人員應及時安排進行市場調查。調查地點根據商品情況選擇在市內或外地各專業市場進行。
3. 確定被調查商品的品種：根據實際情況，市場調查必須將使用較頻繁、耗用量較大、價格變動較頻繁的品種納入調查範圍內。市場調查前，由採購人員與使用部門共同確定需調查商品的品種。
4. 調查的方法和程式。調查組應堅持集中調查的原則，調查時要詳細瞭解商品的產地、規格、品種、生產日期、保質期等。在詢價後要進行討價還價，不能只記錄賣方一口價。單項商品的調查不應低於三家，以便對價格資訊進行對比。
5. 除市場調查外，當地的報刊、雜誌、電視、網站等所刊出的價格，酒店同行同期執行價也是調查的手段和依據。
第四條 採購的定價原則
***一***廚房蔬菜、水果、鮮貨、幹雜調料、糧油、海鮮凍品等定價原則
蔬菜、水果、鮮貨、幹雜調料、糧油、海鮮凍品等價格管理原則：堅持公平、公正、實事求是的原則，綜合考慮供應商的送貨成本、資金利息和稅金等因素，對於供貨價格實行最高限價制，根據不同的貨品，其最高限價範圍如下：
***1***幹雜調料、糧油等執行價格不得高於市場價格的3%。
***2***鮮貨、凍品等執行價格不得高於市場價格的2%。
***3***蔬菜、水果價格在1.00元/斤以下的，其執行價格不得高於市場價格的3%;價格在1.00-2.00元/斤的，其執行定價不得高於市場價格的2%;2.00元/斤以上的，其執行價不得高於市場價格的1%。
4. 春節、國慶等節假日期間以及災害性天氣持續時間較長的月份，由於供貨價格波動太大，其定價原則可適當放寬。
***二*** 酒水飲料、客房客用品、工程維修材料、辦公用品等定價原則
1. 定價程式：每次市場調查後，採購人員組織參與市場調查的人員根據市場調查的結果，制定酒水飲料、客房客用品、工程維修材料、辦公用品等酒店常用物品的指導價。該指導價經相關部門負責人、財務部、總經理簽字確認後以書面形式通知財務部備案。
2. 價格管理原則：堅持公平、公正、實事求是的原則，指導價每季度制定一次，因市場原因中途需調價，必須按上述規定組織相關人員專項進行調查。指導價是酒水飲料、客房客用品、工程維修材料、辦公用品等商品的最高限價制，實際採購價格不得高於指導價。
第五條：採購程式
***一*** 廚房蔬菜、水果、鮮貨、幹雜調料、糧油、海鮮凍品等原材料採購程式
1. 廚房原料採購，每日由廚師長填寫申購單，註明需要送貨的品種及數量，由採購部通知供應商直接送達廚房。
2. 廚房必須根據根據客房上客量情況，結合實際庫存情況，合理填寫送貨品種和數量，避免二次補貨。確需二次補貨時，廚房必須先通知採購人員，由採購人員通知供應商進行二次補貨。所送貨物到貨時，廚房必須通知庫房人員和採購部共同進行驗收，未通知庫房驗收的，財務部不予認可。
***二*** 酒水飲料、客房客用品、工程維修材料、辦公用品等庫房常備物資採購程式
1. 庫管員應隨時檢查庫房常備物資存貨情況，當存貨降到最低存貨量時，庫管員應及時填寫物品申購清單，按程式報採購部、總經理審批後，由採購員通知供應商送貨或直接由採購員購進。
2. 常備物資中“印刷品”等需要提供樣品的，樣品由領用***使用***部門負責提供，樣品必須由領用***使用***部門負責人簽字確認。
***三*** 除廚房原材料、常備物資外的零星物品採購程式
1. 專項採購、定製物品以及零星採購由需貨部門填寫物品申購單，部門負責人簽字後按程式由財務部、總經理審批後，由採購員辦理採購。
2. 專項採購、定製物品根據實際情況實施採購，一般零星物品採購在審批後兩日內完成。需加急採購的物品由報總經理同意後，限時採購。
3. 物品採購只有採購人員可以電話或書面形式按申購單上的要求通知供貨商送貨或實施採購，其他人員非總經理批准不得擅自通知送貨或自行採購。
***四*** 臨時、緊急物品採購程式
1.臨時緊急物品的採購申請：
臨時採購物品必須是在營業部門執行過程中的某些突發需求***包括客人的某些需求和酒店本身產生的突發需求，例：工程維修配件等***部門申請人詳細填寫申購單，註明所需採購物品的名稱、規格、數量等
2.臨時物品的採購審批
部門負責人簽字稽核，檢查所需採購物品的名稱、數量、規格等必要時進行刪減和增補，並註明急需採購的原因。
3.臨時物品的採購實施： 採購員根據部門所下的申購單或電話通知直接採購，部門急用的物品採購必須當天完成;採購員將部門所採購物品購回後，需將申購單交給相關部門補籤手續。
4.臨時物品的採購驗證： 採購購回物品後，倉庫及部門負責人驗貨給予優先及時驗收，驗收合格入庫後交與申請部門領用。
第六條：採購數量的確定原則
為提高經濟效益，降低成本，減少資金佔有，應根據勤進快銷的原則，按單採購的原則來確定日常的採購數量。
***一***廚房蔬菜、水果、鮮貨、幹雜調料、糧油、海鮮凍品等採購數量。
1. 此類廚房原材料實行每日採購，一般要求供貨商送貨。
2. 廚房在每日營業結束前，根據存貨、生意情況、儲存條件及送貨時間，提出次日的採購數量。
***二***酒水飲料、客房客用品、工程維修材料、辦公用品等採購數量。 庫房常備物資採購數量,應綜合考慮經濟批量、採購週期、資金週轉、儲存條件等因數，根據最低庫存量和最高庫存量而定。
第七條：貨物的驗收原則
***一***驗收的質量標準： 物品質量主要由領用***使用***部門和庫管員，根據本酒店實際使用的質量標準或樣品進行驗收。
***二***驗收的數量標準： 物品數量由領用***使用***部門與庫管員，根據審批後的採購申請單上寫明的數量進行驗收，數量差異應控制在申購數量的上下10%以內。
***三***驗收人員： 採購人員、庫房人員、領用部門負責人、供應商四人共同驗收。
***四***驗收程式：
1. 由庫管人員填寫“入庫單”註明所收物品的數量、單價、金額。
2. 入庫單、驗收單填寫完後，由採購人員、貨物領用部門負責人、庫管員簽字生效。簽字完畢後的入庫單或驗收單一式三聯，第一聯庫管自己留存;第二聯交財務做為記帳憑證;第三聯交供貨商作為結帳憑證。
3. 除了廚房蔬菜、水果、鮮貨、幹雜調料、糧油、海鮮凍品等外，無論是供應商或是採購購回的物品必須先驗收再入庫，由庫房根據申購單驗收貨物，不允許直接將貨物交與使用部門。
4. 對於不符合採購申購單的貨物，庫房人員有權拒收，在驗收過程中，倉管或使用部門有權對不符合要求的物品提出退貨要求，經確認實屬不符的由採購人員或供應商辦理退貨手續。
第八條 採購工作要求
1、 所有供應商名片、報價單、合同等資料及樣品採購部須登記歸檔並妥善保管，有人員變動時須全部列入移交。
2、 一般物品採購時間為2天，急用物品第二天須採購回來，印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前20天下單採購。
3、 採購部禁止採購任何未下申購單的物品，否則財務部將不予以報銷。
4、 禁止使用部門自行採購物品或私自與供應商洽談採購事宜。
5、 採購部負責跟進各供應商的貨款及時籤批支付事宜，對到期的應付帳款，酒店應及時支付，以建立酒店良好形象，維護酒店財務信譽，
同時也為日後的採購工作提供便利。
6、 協助倉庫作好物質的驗收工作，對質量不合格和價格不符的產品給予退換貨工作。對食品原料進庫前，要嚴格驗收，注意食品的生產期，不採購保質期已過半的食品，確保食品原料的新鮮度。
7、採購工作中嚴禁弄虛作假，以次充好。嚴禁以權謀私，越權採購，損害酒店利益。
8、購買、收貨和使用三個環節上的相關人員要相互監督、相互合作、共同做好工作，對於有爭議的問題應各自向上級報告協調解決。
9、各崗位人員不得接受供應商宴請、收受禮品、返現或提成。
10、 能步行的決不用車採購，降低採購成本，能電話聯絡的不外出採購，儘量降低外出採購的成本;儘量集中採購，合理安排採購時間，縮減外出採購的趟數;能短途採購的不長途採購，長途採購儘量規避過境費和高速公路通行費;
11、採購工作中未認真履行職責或違規操作，將視具體情節予以***、降職降薪、調離崗位、開除等處罰。
第九條 本制度從公佈之日起施行。過去有關規定與本制度有牴觸的，一律以本制度為準。
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