職場新人須知的辦公室禮儀常識

  繁忙的工作讓人們無暇顧及辦公室裡的禮儀,但是如果您仔細地觀察一下,不少企業的告示欄裡都會張貼企業制訂的規範與守則,那些規範就是這家企業所遵循的辦公室禮儀,職場新人尤其需要注意的。下面是小編給大家蒐集整理的文章內容。

  :打招呼

  辦公室內的“招呼”因人而易,不過親切的問候語與讚美語,乃是工作中不可或缺的禮貌語言。一些服務行業的公司強力倡導問候語言,要求員工在清晨時利用晨會時間,練習各種打招呼的語氣語調,希望他們在不斷地學習中,養成彬彬有禮的好習慣。

  問候語在人際溝通當中屬於基本寒喧語言的一種,就如同在家裡起床應該向長輩問安,在工作場合中也應該隨時表現自己的良好人際關係。適當的問候語不是聽起來不自然或是很做作的語言, 而是投入自己的關心與親切的互動。問候語也是一種起始語言,在展開各種話題的時候,多多應用問候語常常讓雙方可以迅速化解冰凍,進入應有的主題。

  讚美語並不容易形成,多數成功的領導都會巧妙地運用讚美語達到激勵員工的目的,其效果甚至比給予金錢的鼓勵還要有價值。練習讚美語首先需要細心觀察對方的舉措,找到對方可以讚美的專案,然後用簡單、深刻的語言,激勵人心。

  打招呼可以分為上對下,下對上,以及平行之間的招呼語。以上對下的招呼為例,這一類招呼由於各個辦公室的氣氛不相同,也各有差異。有些單位十分嚴肅,上對下的招呼多是官樣文章;有些企業打招呼則像是朋友一般親切,令人分不出哪位是主管,哪位是下屬。可見,打招呼並沒有一定的語言模式,卻是辦公室禮儀當中最好的開始和人際的潤滑劑。

  :人際關係

  對於上司佈置的任務,做下屬的應當服從和執行,並在執行任務的過程中及時向直接領導請示和及時彙報工作進展。

  下屬面見上司時,要注意衣著整潔,不在上司面前抽菸;上司發表的言論,即便有不妥之處,也不該立即打斷,尤其是有他人在場時,可以等上司說完再誠懇地提出自己的見解。

  造訪上司辦公室時,無論門是關著還是開著,都應輕輕敲門。

  作為集體中的一員,無論是服飾儀表,還是言談舉止,最好能與大家保持一致。

  當同事在專注地工作時,應避免打攪對方,與同事開玩笑要注意分寸,不要私自翻動同事放在辦公桌上或抽屜裡的物品。

  與同事之間的經濟往來應該“一清二白”,向同事借錢、借物,應打借條並及時歸還;不要隨意打聽其他同事的薪水或獎金。

  :公共區間

  廁所是大家共同使用的地方,馬桶和小便池使用後要及時沖水,洗完手後關好水龍頭,使用過的衛生紙應扔到垃圾桶裡,便於清潔人員清掃。

  走廊是連線各個辦公室的通道,不應在走廊上進行較長時間的閒聊;菸頭和廢紙不能隨手扔在走廊和過道上。

  在公共餐廳進餐時應注意自己的進餐禮儀,用餐完畢應自覺歸還托盤、扔掉垃圾,把椅子放到桌子下面。

  :電話禮貌

  電話禮貌也是辦公室不可缺少的禮貌之一,許多洽公的客戶往往因為一個電話搞得心情不好或是溝通不良。所以,電話禮貌必須作為全體員工的基礎訓練專案,全力推動,貫徹執行,使客戶在第一次接聽電話開始就對您的公司感覺非常滿意。這種培訓要靠長期鍛鍊,不是一朝一夕可以促成的。

  微笑的臉才會產生微笑的聲音,聲音是可以訓練和管理的。絕大多數人都沒有對自己的聲音進行訓練,完全憑藉本能的自然音調來說話,這是極大的錯誤。透過電話的聲音,是必須營造的。我們可以面對鏡子仔細觀察自己說話的樣子,並錄下聽自己說話的聲音,找出自己說話時嚴重的缺點,加以改正。

  由於電話裡面只聞其聲,不見其人。所以,要用簡單的 KISS 理論來說話*** Keep it simple and short ***。運用簡單扼要的字句,避免使用過於專業的名詞或者是行話,這樣會使對方很難快速理解。即使是無法避免的時候,也請使用比較通俗的名詞,並加以淺顯的說明,這樣可以節省彼此寶貴的時間,避免誤會。

  :公共用品

  不要利用辦公室電腦玩遊戲、炒股票或瀏覽與工作無關的網站。如果是公共電腦,應根據任務的輕重緩急與同事協調好使用電腦的時間,使用時不要開啟或刪除同事的文件。

  如有多人要同時使用辦公室的影印機,一般是先到者先用和影印量少者先用,在進行完大量影印工作後,檢查影印紙並進行補充。在飲水機上接完水後一定要把水閥關緊;發現水罐裡的水用完了應主動打電話幫助更換新的水罐。