淺議計算機資訊管理論文
隨著全球經濟的一體化，政治的全球化程序也在加快，同時，計算機技術的普遍應用，電子檔案的大量湧現，都給檔案事業的迅速發展提供了契機與挑戰。下面是小編給大家推薦的，希望大家喜歡!
篇一
《淺議計算機資訊管理檔案的現代化管理》
摘要：隨著全球經濟的一體化，政治的全球化程序也在加快，同時，計算機技術的普遍應用，電子檔案的大量湧現，都給檔案事業的迅速發展提供了契機與挑戰。本文計算機資訊管理論文就如何研製開發檔案現代化管理方面、資料採集、高水平的諮詢服務等方面進行論述，以加快我國檔案的現代化管理程序。
關鍵詞：檔案管理現代化、資料採集、高水平的諮詢服務
Abstract: along with the global economy integration, political globalization also to speed up, at the same time, computer technology and widely used in a rash of electronic files, to the rapid development of archives provides an opportunity and challenge. This paper computer information management paper on how to research and development of modern management files, data acquisition, a high level of consulting service discussed, so as to speed up the modernization of our country's file management process.
Key words: the records management modernization, data acquisition, a high level of consulting services
中圖分類號： G271 文獻標識碼：A 文章編號：
引言：
什麼是檔案的現代化管理?如何研究開發檔案現代化管理?如何有效的進行資料採集，並提供高水平的諮詢服務，規劃出一個科學全面且切實可行的檔案管理“巨集圖”，是當前各級檔案事業負責人所面臨的重要問題。綜合多年來的工作經驗，談談本人的見解。
一、計算機資訊檔案管理現狀
1、檔案是國家機關、社會團體及個人在社會活動中直接形成的，是記錄歷史真實狀況的重要資料，是文字、圖表、聲像以及電子文件等不同形式的記錄。檔案學是一門社會科學，社會功能和社會使命是檔案存在與發展的依據，檔案的記錄功能對社會的發展具有不可或缺的積極作用。檔案的現代化管理在傳統管理的基礎上建立起來，它以系統論為基礎，以數學方法為工具，藉助計算機、數字通訊等技術，組成最佳的結構體系，並充分發揮檔案管理人員的積極性和創造性，以取得被管理物件在確定目標下，使整體動態取得最佳效果。與檔案管理現代化相對應的是傳統手工管理模式，兩者的不同在於：一是管理物件及其特點不同，傳統檔案管理的主體是紙質檔案，其資訊與載體不可分割;而檔案管理現代化條件下，其物件更多的是資料化形式的檔案，具有可共享、動態、易控、可變、依賴等新型載體的特徵;二是管理模式的不同：傳統的檔案管理是手工管理模式，包括收集、整理、鑑定、編目、排架、統計和提供利用等諸環節，現代化的檔案管理以智慧化的計算機管理為主，工作環節以監控資訊為核心。
2、總的來說，檔案現代化管理的主要特徵是：系統化，就是整體的各個組成部分為達到一個總目標，按照統一計劃而行動;定量化，就是把複雜系統中的變數及相互關係，用數學形式表示出來，建立數學模型，進行定量分析，預測未來或調整方向;資訊化，就是廣泛地使用計算機，對大量有用資訊進行收集、分析，利用反饋資訊進行預測和決策;智力化，就是現代化管理十分強調人的作用，注意開發管理人員的智力，充分調動人的主動性、積極性和創造性。要求組織機構具有應變能力，充滿活力和高效率，以適應錯綜複雜的變化情況或環境。檔案現代化管理的最終目標，是最大限度地保護檔案質量，延長檔案的壽命;最大限度地開發檔案資訊資源為社會各界提供高水平的諮詢服務。
3、能否有效的進行資料的採集和整理，將直接影響到檔案的現代化管理，並有利於提高諮詢服務的水平。檔案資料的資料採集是檔案資訊資源得以充分開發和有效利用的基礎。檔案資料資料的採集是實現檔案資料資訊集中和共享的基礎工作,沒有檔案資料的採集,檔案管理的現代化建設就成了無米之炊;沒有準確及時、先進可靠的資料採集整理工作,檔案管理的現代化建設也得不到必要的保證。
4、由此可見,檔案資料採集這一環節的工作好壞,對整個檔案現代化管理建設的成敗將產生決定性的影響。因此,只有規範檔案資料資料的採集,擴大資料中心收集範圍的覆蓋面,使檔案資料的收集、報送工作規範化、制度化、有序化,才能合理整合檔案資料的資料資源,有效提高檔案管理和利用的水平。要實現檔案資料採集與整理的高效化，應從以下幾個方面確定中心檔案資料採集的範圍和資料採集的渠道：檔案資料目錄中心資料採集範圍為:反映該地區各歷史時期政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動的各種文字、圖表、聲像等不同載體型別的檔案資料目錄。
二、 計算機資訊檔案資料資料採集的渠道
1、檔案目錄資訊齊全、資料準確是檔案管理現代化建設的基礎,而高效的資料採集渠道則是檔案資料目錄中心建設的必要條件。檔案資料的採集人員應主動向社會各界多層次、多渠道、多形式地採集資訊,豐富檔案資料資源的資訊含量。在檔案資料採集實施方面,可以採取分階段建設、分批採集資料、採集資料數量逐年增加的具體措施,不斷優化資料採集渠道,使資料採集流程標準化,採集工作持續化、制度化、規範化、現代化。
2、現代檔案諮詢服務是隨著檔案中介結構的產生而發展起來的，它要求檔案界人士充分認識到服務是檔案賴以生存和發展的基礎，使檔案人員主動積極地參與到社會生活當中，將檔案融入生活，發揮檔案工作的重要社會功能，高水平的諮詢服務是依託檔案人員有效的資料採集完成的。
3、一般說來，檔案諮詢服務除了具有獨立自主性，複雜綜合性等諮詢服務的共性外，還具有社會服務性、專業針對性、層次實用性、真實可靠性等特點。我國檔案諮詢服務的社會服務性決定了其必然分為多個種類，我們不妨試從以下幾個角度來分析：***1***按檔案諮詢的形式，可分為口頭諮詢、書面諮詢、網路諮詢;***2***按諮詢服務的難易性來分，可分為一般性諮詢和專門性諮詢;***3***按內容性質分，可分為事實性諮詢、指導性諮詢、管理性諮詢、專業性諮詢、科研諮詢及委託諮詢。檔案諮詢服務的形式眾多，由此而來的是近年來我國諮詢服務發展較快，但同時也由於觀念滯後、社會需求不旺盛、自我宣傳力度不夠導致檔案諮詢服務存在諸多問題，比如***1***理論與實際脫節，理論研究沒有促進檔案諮詢服務法規體系的建立完善;***2***公私服務機構間矛盾日益突出;***3***諮詢人員素質普遍過低;***4***規模效應小，主要表現為檔案諮詢服務的業務範圍小、技術含量不高、服務體系不健全、社會影響小等方面。***5***發展不平衡，第一是地區發展不平衡，如東南沿海發展較快，第二是業務領域的發展不平衡。針對以上不足，要提高我國諮詢服務的總體水平。
三、計算機資訊檔案管理從根本上提高檔案工作者的總體素質
1檔案資源管理人才是知識型的管理人才，檔案資訊的知識性及檔案工作的專業性決定了檔案工作者的勞動是知識性勞動。當代社會的檔案現代化管理的主要內容和核心，就是計算機技術的應用，即檔案的電子化管理。計算機的產生和普及應用，對人類科學文化的發展必然產生巨大的推動作用，機讀的電子檔案在檔案載體形式中所佔的比重將會越來越大，雖然不能完全取代紙張載體，但紙質檔案載體形式必然會越來越少，電子檔案也越來越廣泛地被認識和使用。即為了保證電子時代人類活動的真實歷史記錄得以長期儲存和利用，檔案管理者必須要學會利用檔案計算機化管理及電子檔案的歸檔與管理的知識與技能，這就要求檔案工作者必須及早適應電子資訊科技革命給檔案工作帶來的影響和變革。在電子技術逐漸普及的時代，檔案工作人員必須掌握現代化資訊科技，熟練運用電子計算機以及各類現代化辦公裝置來進行電子檔案的製作、使用和維護，才能真正解決理論與實際脫節的問題，為社會各界提供高水平的諮詢服務。
2、加大檔案現代化管理的投入制約檔案現代化管理的因素有很多，如資金、技術、人才等，但起主要決定因素的是領導者的現代化管理的意識。首先，應加大精力和資金的投入，注重地域和業務領域上的不平衡，缺少資金，應想方設法創造條件吸收資金;缺少裝置，應千方百計配備先進裝置;缺少管理人才，應積極培養、選拔高素質的專業人才，以解決規模效應小、人員素質低等問題。其次，各部門領導，尤其是主管檔案工作的領導，要經常瞭解過問此項工作，定期聽取檔案工作彙報，瞭解檔案工作現狀，提出要求，下達任務，指導檔案部門依法開展工作，幫助解決工作中實際存在的困難和問題。再次，要有巨集觀指導的總體思路，提出切實可行的辦法，解決公私服務機構間的矛盾，實現發展戰略上的創新，提出新的管理內涵和技術手段，這些都對檔案事業的發展具有重要的意義。
由此可見，電子資訊化是當代檔案事業發展的重要方向，檔案資源是社會發展和經濟發展的重要保證，檔案資源系統是整個國家文獻資訊系統的重要組成部分之一，在構成整個社會的科學能力中佔有重要地位，成為社會資訊系統的基石。檔案的現代化管理不僅對區域性單位的工作和生產有意義，對整個社會也有重要的意義，不僅具有當前的、現實的意義，也具有長遠的、歷史的意義。檔案中蘊藏的豐富資訊將在當今時代的各個領域中發揮不可替代的作用，所以我們必須加快檔案的現代化管理程序，建設一個完善的檔案現代化管理系統。
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