公務禮儀中接待來訪的禮儀知識

  接待或拜訪是公務人員在公務活動中的一項經常性的工作。下面是小編給大家蒐集整理的文章內容。希望可以幫助到大家!

  

  公務人員在接待中和拜訪中的禮儀表現,不僅關係到他本人的形象,而且還涉及到他所代表的組織形象。因此,接待禮儀和拜訪禮儀歷來受到重視。

  1.接待人員對來訪者,一般應起身握手相迎,對上級、長者、客戶來訪,應起身上前迎候。對於同事、員工、除第一次見面外,可不起身。

  2.不能讓來訪者坐冷板凳。如果自己有事暫不能接待來訪者,應安排祕書或其他人員接待客人。不能冷落了來訪者。

  3.要認真傾聽來訪者的敘述。公務往來是“無事不登三寶殿”,來訪者都是為了談某些事情而來,因此應儘量讓來訪者把話說完,並認真傾聽。

  4.對來訪者的意見和觀點不要輕率表態,應思考後再作答覆。對一時不能作答的,要約定一個時間再聯絡。

  5.對能夠馬上答覆的或立即可辦理的事,應當場答覆,迅速辦理,不要讓來訪者無謂地等待,或再次來訪。

  6.正在接待來訪者時,有電話打來或有新的來訪者,應儘量讓祕書或他人接待,以避免中斷正在進行的接待。

  7.對來訪者的無理要求或錯誤意見,應有禮貌地拒絕,不要刺激來訪者,使其尷尬。

  8.如果要結束接待,可以婉言提出藉口,如“對不起,我要參加一個會,今天先談到這兒,好嗎?”等,也可用起身的體態語言告訴對方就此結束談話。

  公務接待來訪的禮儀規範

  一、接聽電話禮儀

  語氣平和,禮貌問候;認真傾聽,真誠交流;

  明晰內容,準確記錄;靈活應答,乾脆利落。

  接聽電話不可太隨便,得講究必要的禮儀和一定的技巧,以免橫生誤會。無論是打電話還是接電話,我們都應做到語調熱情、大方自然、聲量適中、表達清楚、簡明扼要、文明禮貌。

  ***一***及時接電話。一般來說,在辦公室裡,電話鈴響3遍之前就應接聽。如果受話人正在做一件要緊的事情不能及時接聽,代接的人應妥為解釋。如果既不及時接電話,又不道歉,甚至極不耐煩,就是極不禮貌的行為。儘快接聽電話會給對方留下好印象,讓對方覺得自己被看重。

  ***二***確認對方。對方打來電話,一般會自己主動介紹。如果沒有介紹或者你沒有聽清楚,就應該主動問:“請問您是哪位?我能為您做什麼?您找哪位?”但是,人們習慣的做法是,拿起電話聽筒盤問一句:“喂!哪位?”這在對方聽來,陌生而疏遠,缺少人情味。接到對方打來的電話,您拿起聽筒應首先自我介紹:“您好!我是某某某。”***作為單位辦公自我介紹:“您好!這裡是XX單位部門名稱”。***如果對方找的人在旁邊,應說:“請稍等。”然後用手掩住話筒,輕聲招呼你的同事接電話。如果對方找的人不在,應該告訴對方,並且問:“需要留言嗎?我一定轉告!”

  ***三***講究藝術。接聽電話時,應注意使嘴和話筒保持4釐米左右的距離;要把耳朵貼近話筒,仔細傾聽對方的講話;最後,應讓對方自己結束電話,然後輕輕把話筒放好。不可“啪——”的一下扔回原處,這極不禮貌。最好是在對方之後掛電話。

  ***四***調整心態。當您拿起電話聽筒的時候,一定要面帶笑容。不要以為笑容只能表現在臉上,它也會藏在聲音裡。親切、溫情的聲音會使對方馬上對我們產生良好的印象。如果繃著臉,聲音會變得冷冰冰。打、接電話的時候不能叼著香菸、嚼著口香糖;說話時,聲音不宜過大或過小,吐詞清晰,保證對方能聽明白。

  ***五***用左手接聽電話,右手邊準備紙筆,便於隨時記錄有用資訊。

  二、 接待禮儀

  ***一***接待來訪禮儀。接待上級來訪要周到細緻,對領導交待的工作要認真聽、記。領導瞭解情況,要如實回答。如領導是來慰問,要表示誠摯的謝意。領導告辭時,要起身相送,互道“再見”。接待下級或群眾來訪要親切熱情,除遵照一般來客禮節接待外,對反映的問題要認真聽取,一時解答不了的要客氣地進行解釋。來訪結束時,要起身相送。

  ***二***引見介紹禮儀。對來辦公室與領導會面的客人,通常由辦公室的工作人員引見、介紹。在引導客人去領導辦公室的途中,工作人員要走在客人左前方數步遠的位置,忌把背影留給客人。在進領導辦公室之前,要先輕輕叩門,得到允許後方可進入。進入房間後,應先向領導點頭致意,再把客人介紹給領導。如果有好幾位客人同時來訪,就要按照職務的高低,按順次介紹,介紹完畢走出房間時應自然、大方、保持較好的行姿,出門後回身輕輕把門帶好。

  ***三***送檔案禮儀。在進領導辦公室之前,要先輕輕叩門,得到允許後方可進入。進入房間後,應先向領導點頭致意,自然、大方的走到領導面前,雙手將資料夾遞給領導,同時吐齒清楚地向領導介紹:“xxx,這是今天要處理的檔案”。得到領導指示後,出門,回身輕輕把門帶好。

  三、倒茶禮儀

  待客時,應該為客人準備如茶水、咖啡或飲料等。通常以茶待客的方式較多。因此,應掌握必要的敬茶禮儀。

  ***一***奉茶的方法。落座時就上茶。正確的步驟是:雙手端茶從客人的左後側奉上。要將茶盤放在臨近客人的茶几上,然後右手拿著茶杯的中部,左手託著杯底,杯耳應朝向客人,雙手將茶遞給客人同時要說“您請用茶”,也可直接放在他面前的茶几上,做個請的姿勢:“您請用茶”。

  ***二***奉茶的順序。上茶應講究先後順序,一般應為:先客後主;先女後男;先長後幼。

  ***三***奉茶的禁忌。儘量不要用一隻手上茶,尤其不能用左手。切勿讓手指碰到杯口。為客人倒的第一杯茶,通常不宜斟得過滿,以杯深的2/3處為宜。繼而把握好續水的時機,以不妨礙賓客交談為佳,不能等到茶葉見底後再續水。