會議餐飲服務策劃步驟範例
會議餐飲服務策劃步驟範例
好的餐飲安排是會議的一大亮點。
細則：將下列的核對清單交給我們能幫助活動圓滿順利：
1．預計多少人?
2．選擇什麼顏色的桌巾與餐巾(選擇一種或多種顏色)?
3．主桌和其他桌要如何擺飾?
4．多少人坐在主桌?主桌需要放在舞臺上嗎?
5．主桌是否需要講臺和麥克風?
6．講臺位置在哪裡?需要哪種麥克風?
7．主桌是否也要供餐，還是哪些名流在餐後才來?
8．如果採用自助餐，主桌人也自行取用，還是請服務人員先給他們盤子?
9．是否需要預留其他位子給貴賓(如果需要，在邀請函中就要告訴他們桌號或者派人在門口迎接)?
10．是否要收取餐券?事先告訴宴會經理並提供"餐券樣本"。
11．如果來的人沒有餐券應如何處理?
12．是否在主桌的人也要求給餐券?
13．是否在宴會廳外面放置報到桌或接待桌?在主桌旁是否要放置獎品桌?
14．晚宴的選單、節目表是否放在桌上或是在入口處分發?
15．是否另外需要一個房間讓貴賓們在晚餐前休息?
16.有人節食、素食等特別安排，如果有最好事先告知。
17．是否要掛banner?
18．是否需要衣帽間?
19．受獎人坐在主桌還是臺下，如果是後者，是否要替他們預留位子?他們如何上臺?
20．當受獎人上臺時是否需要投射燈，燈光打在演講者或司儀?
21．是否要演奏國歌?如果需要，可能要國旗。
22．是否要安置視聽裝置?
23．是否需要背景音樂或跳舞音樂?是否演奏者坐在舞臺上?
24．是否有表演節目，舞臺大小是否足夠，如果有表演，舞臺尺寸和高度多少?
25．舞臺四周是否要裙邊?上面要不要地毯?歷是否需要預演?何時?
27．什麼時候開門讓客人進來?
28．每一程式的時間安排、前奏音樂或表演、用餐時間、正式節目和演講、跳舞等。
29．洗手間在哪裡，如果門口仍有人看守時，如何讓上洗手間的人回來?
主題節目：主題節目可以很簡單隻有一個樂隊表演，或盡心安排特別節目。如果預算允許，就可以特別設計，有時常以會議當地特色作主題，飯店或會議中心宴會人員可能留存一些當地主題的東西，如果你需要可借用。
與宴會經理討論"主題"，他們有各種不同主題的活動，可建議你以前做得很成功的案例，同樣地創新概念，如果你對佈置或娛樂節目沒有概念，宴會人員可以一起包辦。如果由自己負責，通知宴會人員所有安排都是外包，如節目、背景、特殊傢俱、燈光、視聽裝置，並告訴他們什麼時候會來佈置、舞臺放在哪裡、什麼時候拆除。
主題活動的位置圖(1ayout)特別重要，避免擁擠在入口，餐飲部分也要畫一份平面圖，顯示每個位置需要多少空間。以主題來設計通知、邀請函和指示牌。
最先要考慮的`是會議中心廚房的位置，供菜的路線如何?在大型活動時廚房與宴會地點距離很遠可能是一個重大的錯誤。討論基本服務需求如咖啡點心怎麼安排，大型會議在短時間要提供上千人食物，詳細與會議中心代表和合約商討論，或許你可以考慮由飯店承辦外燴。
也要了解會議中心是否可供酒，有時只允許在某一時間內使用。有些會議中心主辦單位還要申請臨時許可證提供啤酒和酒類。
會場以外地方的餐飲：有時會議籌辦人會選擇會議中心或飯店以外的地方舉辦活動--如博物館或市政廳。這些地方可能有他們專門的餐飲服務，如果沒有，詢問以前曾經辦過的餐飲服務，再從他們那裡獲取資訊，慎選適合的餐飲服務相當重要，因為那些地方原本不用來作餐會的場地，大部分的場地沒有廚房與裝置，如何保持食物的溫度，而且桌椅、桌巾所有東西都要運過來。在這種地方舉行活動不僅費時、複雜，價格也可能較高。舉辦會場以外地方的活動要考慮以下需求：
1．安排交通運輸(如果需要)、租車費用、活動結束後在哪裡上車?
2．要帶什麼東西?他們是否有桌、椅、講臺、桌巾、餐具、衣架、冰箱、飲水器?電插頭是否足夠?
3．洗手間是否足夠?位置在哪裡?
4．是否有冷暖空調裝置?
5．如果在戶外，天氣惡劣時有什麼備用方案?
6．是否允許供應酒?
7．是否有足夠的準備食物區?
8．是否要額外支付清潔費用?
9．通常要支付餐飲承包商和場地訂金，要彼此簽約，將條款內容詳細閱讀，最好選擇一家有經驗的飯店承辦外燴，他們擁有全套裝置與訓練有素的服務人員，如此餐飲的質量才能無慮。
成本控制：餐飲成本除了食物外還包括採購、會場座位佈置、服務、清潔和燈光、視聽裝置等，所以議價空間很校要求提供幾種不同選單，再討論選單內容。如果在同時間還有其他活動，使用相同選單是否較便宜，在茶點時間(coffeebreak)使用紙杯是否比使用瓷器便宜?
重要的是內部控制，如果報名費中包括餐飲，最好使用餐券，因為有些人並不一定參加所有活動，以餐券比較準確。如果你能確認出席人數，將會減少浪費，這是一個慣例，如果人數在某一定數目之下仍要以基本數計算，預算通常在餐飲決定前編列，詢問宴會經理這樣會比編列預算增加多少百分比。
很多沒有經驗的人做預算時忘了包含稅金和小費，如果你是請大會重要人士來負責選擇選單，最好價格已包括稅金和小費。
保證數量：宴會經理通常要求你在活動前48小時給予保證數量，雖然有時活動在星期一或星期二，但是要求你在週末前確定保證數量，如果需要較多時間決定名單或在現場售票，可能同意在48小時前提出保證數量，而在24小時前給最後確定數量，但是絕對不能少於24小時。慣例來說有個伸縮性，比例約3％-5％，基本上來說通常會多準備5%的分量，例如保證200人會準備210份，不要忘記加上主桌及工作人員。