公司電話禮儀常識

  電話被現代人公認為便利的通訊工具,在日常工作中,使用電話的語言很關鍵,它直接影響著一個公司的形象。因而,掌握正確的、禮貌待人的打電話方法是非常必要的。下面是為大家準備的,希望可以幫助大家!

  

  1、融入笑容的聲音

  即使你不看到和你通話的人,你也要像他們就在你的面前一樣對待他們.他們一直在注意著你的聲音,包括語調和心情,你需要把你全部的注意力投入在電話中.你的態度應該是有禮貌的,聲音是適中的、清晰的,柔和的,不要在電話裡喊叫或聲音很尖.有趣的是,如果你要使你電話裡的聲音好聽,你試一試帶著微笑,但他聽到你的聲音時就像你在微笑.這個試驗你不妨試試,非常有效,人們能通過你的聲音辨別你的心情是快樂還是煩惱.

  2、辦公室電話禮儀

  1接聽電話

  在一個跨國公司的辦公室裡,來電必須在第二聲鈴響之後訊即接聽.公司接電話應該是非常正規的,在禮貌稱呼之後,先主動報出公司或部門的名稱.如:“您好,羽西公司.Can I help you?”如果是一位祕書,則應說:“您好!這裡是某先生∕小姐辦公室,我是名字.Can I help you?”切忌拿起電話劈頭就問:“喂!找誰!”

  如果一時騰不出空來,讓電話響了四次以上,拿起電話就應先向對方致歉:“對不起,讓您久等了.”

  當來電話的人說明找誰之後,不外乎三種情況,一是剛好是本人接電話;二是本人在,但不是他接電話;三是他不在辦公室裡.

  第一種情形,說:“我就是,請問您是哪位?”

  第二種情形,接話人說:“他要旁邊,請稍候.”

  第三種情形,接話人則說:“對不起,他剛好出去.您需要留話嗎?”切忌只說一聲“不在”,就把電話掛了,打電話人需要留話,應清晰地報出姓名、單位、回電號碼和留言,但要注意言語簡潔,節約時間.

  我常要從美國打長途電話到國內找朋友,但因為他的同事或家人沒有禮貌,我不能留言,浪費了很多錢和時間,需要再撥一遍找人.替你的同事留個言是很容易做到的事,這不難,而後這個舉手之勞同時幫助了兩個人,為什麼不做呢?

  最好在別人方便的時候打電話給他,而不僅只是你方便的時候.談話可以這樣開始:

  “現在與您交談合適嗎?”_____你還要考慮到別人是否方便與你在電話中長時間交談.

  要結束電話交談時,一般應當由打電話的一方提出,然後彼此客氣地道別,說一聲“再見”,再掛上電話,不可只管自己講完就結束通話電話.

  無論什麼原因,電話中斷,首先打電話的人應該再撥.

  如果你和某人在他的辦公室談話,而他突然接到了一個緊急電話,你應該問:“我該出去一會嗎?”而他在接電話的時候也應該說:“對不起,我一定要接這個電話.”

  當你通話時,注意背景不要太吵.有太鬧的電視或收音機,請儘量調輕一點.

  當你打長途電話給別人請求幫助,正好對方不在,你應該選合適的時間再打去,最好不要讓對方回電,因為對方可能會顧慮到昂貴的電話費.

  如果打電話撥錯了號碼,應當說一聲:“對不起,我撥錯了號碼.”如果接到撥錯的電話,應當客氣地告訴對方打錯了,請他重撥,不要使對方難堪.

  2祕書應有的電話禮儀

  如果你用了一個新祕書,應該 教你的祕書有一個良好的電話禮儀,並逐漸把所有要領灌輸給她.

  首先是讓她不要過多地參與你的電話,使你幾乎不能直接和來電人聯絡.為此,作為她的老闆,你至少應該給她提供如下的名單:

  你的至親的人_____家人、朋友、醫生、老師……那些可以立刻與你取得聯絡的人.接到這類電話,祕書會說:“我知道老闆很想立即與你通話.”

  你的重要客戶______如果你有時間就和他們通話.如果暫時沒有時間,祕書應說:“我知道老闆很想接你的電話,他現在正在接另一個長途電話,等他處理完,我會叫他打回電給你的.”

  你不想接聽電話的人____接到這類電話,祕書則說:“我很抱歉,老闆目前仍在開會,他沒有時間來接電話.所以我只能建議你把你要說的寫封信,然後寄到辦公室來.”

  同時要告訴祕書,不要讓任何人等待超過15秒,如果你不得不持續時間長一點,讓他告訴來電的人你會在幾分鐘之內回電給他!然後務必要做到.

  此外,還要教你的祕書怎樣將電話轉給其他的人.換句話說,讓她多瞭解公司,什麼人是負責什麼事的,以便當你不在的時候,她可以知道將電話轉給其他也有能力解決此類問題的人.

  3做好電話留言

  當別人給你打電話時,有禮貌的做法是當天回電給對方.但是如果你沒接到電話,最好是兩天之內回電.如果你沒辦法回電,那麼,你應該在兩天之內,請別人替你回電話.

  在辦公室裡, 每個人上班、下班及中間離開或外出的時間都不一樣,當接聽同事的電話時,要替同事做好電話留言,記下別人的姓名、電話.在這方面我們要互相幫助.在家中也是一樣的.無論是生活中,還是工作中,我們都應當多替他人想.

  現在許多人都在電話上安裝錄音裝置.外出時將裝置開啟,就可以把打來的電話留言錄下來.在錄製自己的話音時,要注意措詞的語調,說:“對不起,××現在不在家,請留言.”

  當你聽到留言,應該直接說出你要留下的資訊.留言時,最重要的就是清晰地說出你的姓名,慢慢地講出你的回電號碼和簡潔的資訊,最好將電話號碼慢慢地重複一遍.

  4留意時間差

  我在美國的家,有時候在凌晨5點,會接長途電話,這實在是太沒有禮貌了.打國際長途尤其要注意時間差.

  若你真的十分需要在半夜打電話,可以看看當地的電話公司有沒有Call Waiting的裝置,以便讓別人知道有沒有人打電話給他.

  時間選擇,包括選擇打電話的時間和電話交談所持續的時間的長短.除了要緊事或事前約定好,一般不在早上7:00以前或晚上10:30以後打電話,以免影響人家休息.同時還應注意到各個國家和地區的時間差.比如美國,東海岸和西海岸就有3個小時的時差.夏威夷和東海岸有8個小時的差別.

  5不要煲“電話粥”

  當你有急事,對方一直戰線,你一定會心急如焚.然而,你自己是否也曾有過煲“電話粥”的情形呢?打電話,切忌喋喋不休、不分重點、嘮嘮叨叨、說個沒完,而要簡明扼要,節省時間.

  電話交談所持續的時間,以談話內容多少來定:事多則長,事少則短.如果不是預約電話,時間須5分鐘以上的,那麼就應首先說出自己的通話大意,並徵詢對方現在講話對對方是否合適;若不方便,就請對方另約時間.

  有時候來電話的人囉囉嗦嗦,你不願再花費時間和他無聊在談下去,你可以以禮貌地說:“我不想佔你太多的時間,以後再談,行嗎?”