商務電子郵件禮儀有哪些

  電子郵件禮儀的一個重要方面就是節省他人時間,只把有價值的資訊提供給需要的人。下面是小編給大家蒐集整理的商務電子郵件禮儀文章內容。希望可以幫助到大家!

  商務電子郵件禮儀:關於郵件主題

  主題是接收者瞭解郵件的第一資訊,因此要提綱挈領,使用有意義的主題行,這樣可以讓收件人迅速瞭解郵件內容並判斷其重要性。

  1.一定不要空白標題,這是最失禮的;

  2.標題要簡短,不宜冗長,不要讓outlook用,才能顯示完你的標題;

  3. 標題要能反映文章的內容和重要性,切忌使用含義不清的標題,如“王先生收”;

  4.一封信儘可能只針對一個主題,不在一封信內談及多件事情,以便於日後整理;

  5.可適當用使用大寫字母或特殊字元如“* !”等來突出標題,引起收件人注意,但應適度,特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼;

  6.回覆對方郵件時,可以根據回覆內容需要更改標題,不要RE、RE一大串。

  商務電子郵件禮儀:關於稱呼與問候

  1.恰當地稱呼收件者,拿捏尺度

  1.1 郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌,也明確提醒某收件人,此郵件是面向他的,要求其給出必要的迴應;在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。

  1.2 如果對方有職務,應按職務尊稱對方,如“x經理”;如果不清楚職務,則應按通常的“x先生”、

  “x小姐”稱呼,但要把性別先搞清楚。

  1.3 不熟悉的人不宜直接稱呼英文名,對級別高於自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌

  的,不要逮誰都用個“Dear xxx”,顯得很熟絡。

  2.Email開頭結尾最好要有問候語

  最簡單的開頭寫一個“HI”,中文的寫個”你好”;結尾常見的寫個Best Regards,

  中文的寫個”祝您順利”之類的也就可以了。

  俗話說得好,“禮多人不怪”,禮貌一些,總是好的,即便郵件中有些地方不妥,對方也能平靜的看待。

  商務電子郵件禮儀:關於郵件回覆

  1. 及時回覆Email

  收到他人的重要電子郵件後,即刻回覆對方一下,往往還是不可少的,這是對他人的尊重,理想的回覆時間是2小時內,特別是對一些緊急重要的郵件。

  對每一份郵件都立即處理是很佔用時間的,對於一些優先順序低的郵件可集中在特定時間處理,但一般不要超過24小時。

  如果事情複雜,你無法及時確切回覆,那至少應該及時的回覆說“收到了”,我們正在處理,一旦有結果就會及時回覆。不要讓對方苦苦等待,記住:及時做出響應,哪怕只是確認一下收到了。

  如果你正在出差或休假,應該設定自動回覆功能,提示發件人,以免影響工作。

  2. 進行鍼對性回覆

  當回件答覆問題的時候,最好把相關的問題抄到回件中,然後附上答案。不要用簡單的,那樣太生

  硬了,應該進行必要的闡述,讓對方一次性理解,避免再反覆交流,浪費資源。

  3. 回覆不得少於10個字

  對方給你發來一大段郵件,你確只回復“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼,這是非

  常不禮貌的。怎麼著也要湊夠10個字,顯示出你的尊重。

  4. 不要就同一問題多次回覆討論,不要蓋高樓

  如果收發雙方就同一問題的交流回復超過3次,這隻能說明交流不暢,說不清楚。此時應採用電話

  溝通等其它方式進行交流後再做判斷。

  電子郵件有時並不是最好的交流方式。

  對於較為複雜的問題,多個收件人頻繁回覆,發表看法,把郵件越RE越高,這將導致郵件過於冗長笨拙而不可閱讀。

  此時應即是對之前討論的結果進行小結,刪減瘦身,突出有用資訊。

  5.要區分Reply和Reply All區分單獨回覆和回覆全體

  如果只需要單獨一個人知道的事,單獨回覆給他一個人就行了。

  如果你對發件人提出的要求做出結論響應,應該replay all,讓大家都知道;不要讓對方幫你完成

  這件事情。

  如果你對發件人的提出的問題不清楚,或有不同的意見,應該與發件人單獨溝通,不要當著所有人的面,不停的RE來RE去,與發件人討論。

  你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁傳送沒有確定結果的郵件。

  點選“回覆全部”前,要三思而行!

  6. 主動控制郵件的來往

  為避免無謂的回覆,浪費資源,可在文中指定部分收件人給出回覆,或在文末添上以下語句:“全

  部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考,無需回覆”。

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