關於公文格式的常見錯誤

  作為文祕的你,是不是偶爾會範點小錯誤呢?下面小編將為你收集整理一些常見錯誤,希望對大家有所幫助!

  關於公文格式的錯誤

  一涉密公文不標份號或標註不當

  份號是公文印製份數的順序號,編號的目的是為了準確掌握公文的印製份數以及分發範圍、物件,當檔案需要收回保管或者銷燬的時候,可以對照份號掌握是否有遺漏和丟失,發文機關可以根據份號掌握公文的去向。當前存在問題:

  一是涉密公文不標註份號。以前行政機關公文祕密級可以不標,按新國家標準要求都必須標註。為了發放方便,也可對不帶密級的公文編制份號。

  二是份號標註不正確。新標準要求一般用六位3號阿拉伯數字,編虛位補齊,比如“000369”。但有的機關仍不按規定位數標註。另外,在黨內法規和規範性檔案備案過程中,有的機關將涉密檔案下發時編號,報備時卻不予編號,這也是不符合規定的。

  二發文機關標誌使用不當

  發文機關標誌,是檔案首頁上紅色的制發機關名稱,可以說是公文的“臉面”。當前有以下使用錯誤:

  一是發文機關標誌大小失當。發文機關標誌的字形大小應該恰當美觀,不應過大或過小。

  二是發文機關標誌不正確。正確的有兩種:一種是由發文機關名稱加“檔案”二字組成,一種是單獨使用發文機關名稱。這個名稱應該是全稱或者規範化簡稱。當前,有的機關名稱全稱和簡稱並用,有的機關仍使用發文機關名稱加文種“***××***”的形式,均不規範。

  三是聯合行文時格式不當。有的“檔案”二字沒有“以聯署發文機關名稱為準上下居中排布”。

  三發文字號標註不規範

  發文字號由發文機關代字、年份、發文順序號組成。當前使用錯誤的情況主要有三種:

  一是符號錯用情況突出。年份本應該用六角括號括起,比如,豫辦〔2014〕3號,但六角括號經常被錯用為“[ ]”。

  二是發文機關代字使用混亂。機關代字存在重複現象,如果地名的第一個字相同,其檔案代字有可能也相同,比如,河南省新鄭市委和武漢市新洲區委都在使用“新發、新辦”。有的機關代字過長,甚至用了七八個字;有的代字容易造成誤解,比如,“精神辦”,等等。

  三是發文順序號編虛位。比如,有的標註為〔2014〕03號。

  四標題擬製和標註太隨意

  標題由發文機關名稱、事由和文種組成。

  標題當前存在的主要問題有:

  一是排列形式錯誤。標題可以分一行或者多行居中排布,一定要做到語意完整、美觀大方,多使用菱形和寶塔形排列。但實際工作中,多行標題仍有排列為方形和沙漏形的情況。

  二是亂用標點符號。公文標題中目前仍有使用逗號等的情況,使用書名號也比較隨意。

  三是不簡潔、不完整、不準確。有的標題過長,出現了四五行;有的轉發時文種重複,出現一連串“的通知的通知的通知”;有的多處重複一個地名和出現多個檔名,比如,××省委辦公廳、××省人民政府辦公廳關於印發《××省××辦法》《××省××辦法》《××省××辦法》的通知。另外,標題中的發文機關名稱一般使用全稱,三個以上時使用規範化簡稱為宜。

  四是文種使用錯誤。有的沒有使用法定文種,比如,計劃、講話等不搭載通知直接行文;有的生造文種,比如,不用批覆用批示;有的錯用混用文種,比如,關於××的請示報告、關於××的報告的函。

  五附件附註使用出現錯誤

  有些同志不太注重這兩個格式要素,認為不影響大局,使用起來要求也不嚴格。目前存在的主要問題有:

  一是附件說明和附件不相符。由於稽核不細緻,出現附件說明和附件的標題不完全一致,或者附件數量前後不一的情況。

  二是附件說明標註不當。有的附件順序號使用漢字,漢字後面的標點用頓號,這是錯誤的,正確的是使用阿拉伯數字和圓點。有的正文中已經寫明報送、批轉、轉發,卻仍然使用附件,比如,××辦公室轉發××局關於××的意見的通知,還標註附件“××局關於××的意見”。

  三是附註使用不規範。公文如果有附註,應居左空兩個字加圓括號編排在成文日期下一行。目前仍有不用圓括號,或者位置錯標的情況。

  這裡選取的只是一些使用錯誤比較突出的格式要素,其實正文中存在的問題更多更復雜,本文難以容納。其他還有簽發人存在標註位置不當的情況,主送機關存在多頭主送的問題,解決空白頁問題仍使用“***此頁無正文***”,印章使用混亂,等等,都需要我們在工作中認真予以避免。