技術檔案管理論文範文
企業檔案中凝結著企業經營管理、科學研究、生產建設的經驗，是企業各項管理工作的直接和間接憑證。下面是小編整理的，希望你能從中得到感悟!
篇一
淺談技術檔案管理
企業檔案中凝結著企業經營管理、科學研究、生產建設的經驗，是企業各項管理工作的直接和間接憑證，為企業經營決策提供現實和可靠的依據，是科技、生產活動的直接依據和參考。但是，如果不能有效地開發並運用檔案中積累的資訊和知識，那麼，檔案只具有潛在的、非現實的價值。因此，企業應強化檔案管理工作，包括對企業檔案形成、積累、整理和歸檔的監督、協助和控制，以及對檔案的收集、整理、編目、鑑定、保管、統計、檢索和開發利用等工作。
一般而言，技術檔案是指企業在生產經營活動中形成的，有具體事務的技術檔案、圖紙、圖表、照片和原始記錄等等。詳細內容包括任務書、協議書、技術指標、審批檔案、研究計劃、方案大綱、技術措施、調查材料、設計資料、試驗和工藝記錄等等。技術檔案一般為內部使用，不公開出版發行，有些有密級限制，因此在參考文獻和檢索工具中極少被引用?譼?訛?譽?訛。這一點在機械動力製造行業尤為明顯，技術檔案的利用價值是它的固有特點，使得它在企業建設與發展體現出不可替代的地位。如何使技術檔案的利用價值變為使用價值，使科學技術成為生產力，在企業建設與發展中產生經濟效益，最終要歸結於技術檔案的有效管理?譾?訛?譿?訛。
作為一名在機械動力行業從事技術檔案管理工作多年的工作人員，下面我將談談我在這方面的一些心得和體會。
一、完善的歸檔和保管制度
新產品開發、產品試製、課題研究或其它科技專案中形成的應歸檔檔案材料，在任務完成或告一段落時***如已通過評審鑑定、驗收***， 凡是有儲存價值的，都必須由研發管理部歸檔，比如，底圖在首次晒圖時歸檔;設計、工藝變更通知隨時歸檔;科技成果轉化及高企申報材料結束後立即歸檔。歸檔的檔案材料必須遵循一定的原則：首先要能準確地反映企業各項活動的真實內容和歷史過程，對重要的檔案材料內容要經當事人審定。其次，歸檔的檔案材料在形成保管單位時，要按檔案材料形成的時間順序系統排列，做到層次分明，有機聯絡，符合其形成的規律。然後，歸檔原稿用紙和書寫要符合要求，須用黑色或藍黑墨水書寫，字跡清楚、工整、圖樣清晰，不得用鉛筆、圓珠筆或純藍墨水書寫。最後，電子檔案歸檔，一個產品經過評審鑑定小批量生產後，全套圖紙電子檔匯入PLM系統***或拷貝給檔案室歸檔***。
技術檔案的型別各種各樣，包括各種載體和形式，有底圖、藍圖、表格、文字材料、機讀材料和實物模形等，為了便於查閱，在進庫房保管前需要將它們合理地分類。在機械動力行業，技術檔案可以按內容劃為產品、工藝工裝、科技成果轉化、高企申報等。檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整和安全，這既是檔案保管工作的基本任務，同時也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的任務就是做到不亂、不壞、不失。因此，技術檔案保管工作逐步實現規範化、標準化、庫藏各類檔案要分別排列保管，比如，文字材料裝盒保管，底圖專庫保管，用底圖櫃平放，並且除修改、送晒外，不得外借;光碟、行動硬碟單獨存放。技術檔案大多屬於易燃物品，所以在日常的保管工作中，防火是庫房的第一大要事，為了防止火災的發生以造成不可估量的損失，必須遵循以下原則：檔案庫房嚴禁非工作人員入內;庫房內嚴禁存放易燃物、食物和其它與檔案工作無關的雜物;消防器材應放在方便、易見處，嚴禁在庫房內吸菸或點明火。同時為了防蟲防盜，庫房內應經常保持清潔衛生，按要求施放藥物，做到無蟲、無黴、無灰;離開庫房時應拉好窗簾、關閉電燈，進出庫房隨手關門，嚴禁敞門離開庫房。
二、合理的查閱和修改制度
企業技術檔案要以原始記錄為依據，定期作出準確可靠的統計，其統計範圍主要有：檔案管理基本情況統計;分類檔案數及庫藏量統計***包括卷數、底圖張數、科技資料總數***;歸檔率、完整率、準確率、查全率、查準率的統計;檔案提供利用及其效果的統計。檔案室要編制檔案總目錄、分類目錄、底圖目錄和保管單位目錄，並且要根據需要編制檢索工具，認真做好企業技術檔案資訊開發利用工作，便於查閱和資源共享。
為了保障檔案的準確性和時效性，需要對於技術檔案進行一些修改：對於已歸檔的圖紙、技術檔案，要有經過領導批准的圖紙及技術檔案更改通知單、產品圖紙及技術檔案由產品研發部門負責，工藝及工藝檔案由工藝管理部門負責，如需借出修改，必須辦理登記手續，限期歸還;對於常年生產的定型產品圖紙和工藝技術檔案，由研究院研發管理部按有關規定發放，一般每年換髮一次，如不需要更換的直接加蓋章印，換髮新圖的同時，要收回舊圖，並辦理登記手續，設計、工藝部門必須在換髮新圖前按規定手續做好底圖的整頓工作;零散晒制藍圖及技術檔案或影印管理類檔案材料，應由申請部門向研究院研發管理部申請流程提交晒圖、影印申請單，操作人員收到申請單後進行下面的工作。
為了促進學習和交流，公司員工和外單位人員按照相關規定可以查閱技術檔案。對於一般檔案，除開架提供閱覽的以外，應辦理登記借閱手續，並限在閱檔室查閱，用畢當即歸還，要求把檔案拿出閱檔室使用，按借出手續辦理，查閱密級檔案，須持所在部門介紹信並經研究院研發管理部門同意。外單位要求查閱檔案，必須持單位介紹信，說明目的，並通過有關業務部門負責人簽署意見後方予接待。
三、健全的保密和銷燬制度
技術檔案記錄著企業的科研生產活動，有些屬於企業的絕密資料，這些材料如果被競爭對手得到會對公司的利益造成極大的損失。應該儘量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。其實，根據公司的政策和檔案的作用，準確地判定檔案的保密級別，公司技術檔案密級分為機密、祕密、一般三類，一般類檔案可以在廠內開架提供閱覽和借出使用。祕密以上屬保密檔案，一般不予外借和複製，須經規定的審批手續方可查閱。對於保密檔案，立卷部門在立卷時應準確標明密級，注意妥善儲存和及時歸檔，另外，檔案室對機密檔案應單獨保管，機密檔案櫃的鑰匙平時應予封存。最後，檔案人員不得擅自將檔案帶出庫房，不得私自摘錄或複製所管的檔案，不得以檔案內容作談話資料，閒談議論，以致外傳。接待查閱檔案須認真履行登記手續，不得違反規定擅自借出檔案;經鑑定剔出的檔案材料和超過保管期限待銷燬的檔案，都必須妥善保管直至按規定方式銷燬，不得造成散失。
技術檔案保管期限分永久、長期、短期三種，各類檔案分別根據國家有關部門的規定和公司的需求劃分保管期限。銷燬檔案必須嚴格掌握，慎重從事，對於經過鑑定剔出的檔案要分別造清冊再保管一年以上，不得當時銷燬;對於已經超過保管期限經鑑定確定不再繼續儲存的檔案，應造具清冊，提出銷燬報告經分管領導審批，緩期一年執行銷燬;銷燬檔案時要嚴格執行保密規定，應有綜合管理部和安保部派人送造紙廠銷燬，監銷不得少於二人。檔案銷燬後，監銷人須在清冊上簽字。
引文註釋
?譹?訛 Alalwan J A， A taxonomy for decision support capabilities of enterprise content management systems， The Journal of High Technology Management Research， 2013， 24***1***： 10-17.
田晨，畢小青.知識視角下的企業文件管理[J].檔案學通訊，2001***1***：17-19.
訛 張斌，徐擁軍， 褚峻等.知識資源管理： 企業檔案工作改革的新思路[J].中國檔案，2004***10***：37-39.
中華人民共和國檔案法，1996-07-05.
中華人民共和國檔案法實施辦法，1999-06-07.
張靜.淺談新時期的檔案工作[J].經濟研究導刊，2013***3***：235-236.
朱文.檔案整理方法改革的方向-兼議科技檔案整理新標準[J].科技檔案，2012.
***作者單位：江蘇江淮動力股份有限公司***
點選下頁還有更多>>>