採購部門工作流程

  採購部門日常工作需要負責什麼?以下是小編為您整理的,希望對您有幫助。

  如下

  一、各類物品採購工作流程

  1、倉庫補倉物品的採購工作流程:

  倉庫的每種存倉物品,均應設定合理的採購線,在存量接近或低於採購線時,即需要補充貨倉裡的存貨,倉庫主任要填寫一份倉庫補倉“採購申請單”,且採購申請單內必須註明以下資料:

  ***1***貨品名稱,規格;

  ***2***平均每月消耗量;

  ***3***庫存數量;

  ***4***最近一次訂貨單價;

  ***5***最近一次訂貨數量;

  ***6***提供本次訂貨數量建議。

  經何董事籤批同意後送採購部經理初審,採購部經理在採購申請單上簽字確認,並註明到貨時間。採購部經理初審同意後,按倉庫“採購申請單”內容要求,在至少三家供貨商中比較,選定相應供應商,提出採購意見,按酒店採購審批程式報批,經董事會批准後,採購部立即組織實施,一般物品要求之3天內完成。如有特殊情況,要向主管領導彙報。

  2、部門新增物品的採購工作流程:

  若部門欲添置新物品,部門經理或各餐廳總廚應撰寫有關專門申請報告,經董事會審批後,連同“採購申請單”一併送交採購部,採購部經理初審同意後,按“採購申請單”內容要求,在至少三家供貨商中比較,選定相應供應商,提出採購意見,按酒店採購審批程式報批,經董事會批准後,採購部立即組織實施.

  3、部門更新替換舊有裝置和物品的採購工作流程:

  如部門欲更新替換舊有裝置或舊有物品,應先填寫一份“物品報損報告”給財務部及董事會審批。經審批後,將一份“物品報損報告”和採購申請單一併送交採購部,採購部須在採購申請單內必須註明以下資料:

  ***1***貨品名稱,規格;

  ***2***最近一次訂貨單價;

  ***3***最近一次訂貨數量;

  ***4***提供本次訂貨數量建議。

  採購部在至少三家供應商中比較價格品質,並按酒店採購審批程式辦理有關審批手續,經董事會批准後,組織採購。

  4、鮮活食品凍品的採購工作流程:

  蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮,水果等物料的採購申請,由各酒吧、各部門總廚或主管

  ,根據當日經營情況,預測明天用量,填寫每日申購單交採購部,採購部當日下午以電話落單或第二日直接到市場選購。

  5、燃料的採購工作流程:

  採購部根據營業情況與工程部編制每月燃油、石油氣、柴油採購申購計劃,填寫採購申請單,按酒店採購審批程式辦理,並組織實施。

  6、維修零配件和工程物料的採購工作流程:

  工程倉日常補倉由工程部填寫“採購申請單”,且採購申請單內必須註明以下資料:

  ***1***貨品名稱,規格;

  ***2***平均每月消耗量;

  ***3***庫存數量;

  ***4***最近一次訂貨單價;

  ***5***最近一次訂貨數量;

  ***6***提供本次訂貨數量建議。

  大型改造工程或大型維修活動,工程部須做工程預算,並根據預算表專案填寫採購申請單***工程預算表附在採購申請單下面***,且採購申請單內必須註明以下資料:

  ***1***貨品名稱,規格;

  ***2***庫存數量;

  ***3***最近一次訂貨單價;

  ***4***最近一次訂貨數量;

  ***5***提供本次訂貨數量建議。

  以上採購申請單經何董事籤批同意後送採購部經理初審,採購部經理初審同意後,按“採購申請單”內容要求,在至少三家供貨商中比較,選定相應供應商,提出採購意見,按酒店採購審批程式報批,經董事會批准後,採購部立即組織實施.

  二、採購工作流程中須規範事項:

  1、所有的採購申請必須填寫一式四聯,採購申請單經部門經理核籤後,整份共四聯交給資產會計,資產會計複核後送董事。

  2、採購申請單一共四聯,在經審批批准後:第一聯作倉庫收貨用。第二聯採購部存檔並組織採購。第三聯財務部成本會計存檔核實。第四聯部門存檔。

  3、稽核採購申清單:收到採購申請單後、採購部應作出以下複查以防錯漏。

  ***1***籤置核對:檢查採購申請單是否部門經理籤置,核對其是否正確。

  ***2***數量核對,複查存倉數量及每月消耗,決定採購申請單上的數量是否正確。

  4、邀請供應商報價。

  三、貨比三家工作流程:

  每類物品報價單需要最少三家作出比較,目的是防止有關人員從中徇私舞弊,保證採購物品價格的合理性。酒店採取三方報價的方法進行採購工作,即在訂貨前,必須徵詢3個或3個以上供應商報價,然後確定選用那家供應商的物品,具體做法是:

  1、採購部按照採購申請單的要求組織進貨,填制空白報價單,

  包括:①填寫空白報價單中所需要的物品名稱、產地、規格、型號、數量、包裝、質量標準及交貨時間,送交供應商***至少選擇3個供應商***,要求供應商填寫價格並簽名退回。②對於交通不便或外地的供應商,可用傳真或電話詢價。用電話詢價時,應把詢價結果填在報價單上並記下報價人的姓名,職務等。③提出採購部的選擇意見和理由,連同報價單一起送交評定小組審批。

  2、評定小組根據採購部提供的有關報價資料,參考採購部的意見,對幾個供應商報來的貨品價格以及質量,信譽等進行評估後,確定其中一家信譽好、品質高、價格低的供應商,報董事會稽核.四、採購活動的後續須跟進工作

  1、採購訂單的跟催

  當訂單發出後,採購部需要跟催整個過程直至收貨入庫。

  2、採購訂單取消

  ***1***酒店取消訂單:

  如因某種原因,酒店需要取消己發出之訂單,供應商可能提出取消的賠償,故採購部必須預先提出有可能出現的問題及可行解決方法,以便報董事會作出決定。

  ***2***供應商取消訂單:

  如因某種原因,供應商取消了酒店已發出的訂單,採購部必須能找到另一供應商並立即通知需求部門。為保障酒店利益,供應商必須賠償酒店人力、時間及其他經濟損失。

  3.違反合同:

  合同上應載明詳細細則,如有違反,便應依合同上所載處理。

  4.檔案儲存:

  所有供應商名片、報價單、合同等資料須分類歸檔備查,並連同

  採購人員自購物品價格資訊每天須錄入至採購部價格資訊庫.

  5.採購交貨延遲檢討

  凡未能按時、按量採購所需物品,並影響申購部門正常經營活動的,需填寫《採購交貨延遲檢討表》,說明原因及跟進情況並呈財務部及董事會批示。

  6.採購物品的維護保養:

  如所購買的物品是需要日後維修保養的,選擇供應商便需要注意這一項.對裝置等專案的購買,採購員要向工程部諮詢有關自行維護的可能性及日後保養維修方法。同時,事先一定要向工程部瞭解所購物品能否與酒店的現有配套系統相容,以免造成不能配套或無法安裝的情況。