公司前臺接待禮儀常識

  公司前臺是一個單位的臉面和名片,所以前臺工作人員必須掌握公司前臺接待禮儀,這對於塑造單位形象有著非常重要的作用。下面是小編給大家蒐集整理的文章內容。希望可以幫助到大家!

  :公司前臺儀容規範

  面帶笑容,保持開朗心態,有利於營造和諧、融洽的工作氣氛;保持身體清潔衛生,這不僅是健康的需要,更是文明的表現,有利於與人交往;頭髮梳理整齊、面部保持清潔;男員工不留長髮,女員工不化濃妝;保持脣部潤澤,口氣清新,以適合近距離交談;手部乾淨,指甲修剪整齊,男員工不留長指甲,女員工不塗抹鮮豔指甲油宜使用清新、淡雅的香水。

  :電話接待禮儀

  前臺接起電話的聲音要不急不慢,並終保持輕鬆、愉悅的聲調,不得在電話中和來電者耍脾氣、使性子甚至說粗口。接電話中,要勤說“請問”、“對不起”、“請稍等”之類的謙詞。

  在電話鈴響的第二、第三聲的時候接起電話。接起電話首先要說“您好,×××***公司名稱,如果公司名稱較長,應用簡稱***”,忌以“喂”開頭。如果因故遲接,要向來電者說“對不起,讓您久等了”。對知道分機號碼或者轉向具體人姓名的電話,可以禮貌地說“請稍等”,並馬上轉接過去。

  如果要求轉接領導電話、對方又知道領導姓名,不知道分機號的話,就要禮貌地詢問,對方是誰、哪個單位的。如果是如廣告、變相廣告之類的電話,應該用禮貌的藉口擋駕,或者轉到相關部門處理。

  鑑於前臺每天要接很多電話,為防止嗓子出現意外,要隨時準備水,以滋潤嗓子,隨時保持良好的聲音效果。

  :來訪者接待禮儀

  前臺在崗位上一般是坐著的。但遇到有訪客來時,應立即起身,面朝向來訪者點頭、微笑致意:“您好,請問您找一位?”、“有預約嗎”。知道找誰,並確認是預約之後,請來訪者稍等,立即幫其聯絡。如果要找的人正在忙,可以請其稍等,用規範的儀態引領來訪者入座倒水。如果等了很長時間,訪客要找的人還在忙,要關照一下來訪者並說向其說明,不要扔在那裡不管。

  如果來訪者要找的沒有出來接,讓其自己過去,前臺應該用規範的手勢指引如何去,或者帶來訪者去。如果來訪者要找的人的辦公室門即使是開著的,也要先敲門,獲得許可後再請來訪者進入,為來訪者倒好茶後,前臺就要返回崗位。當然,如果前臺只有一位的話,直接指引來訪者就行了。

  如果來訪者知道找誰,但沒有預約,前臺要打電話問問,告訴相關同事或領導助理/祕書,×××單位的×××來訪,不知道是不是方便接待。出於對來訪者的禮貌和方便拒絕時的得體處理,即使是要找的同事或者領導親自接,都可以當作是其他人接的電話,再詢問。這樣在來訪者聽來,即使電話那頭沒有答應接待,也不是他要找的人直接拒絕的,為一下步的處理留下了餘地。