職場人必知的電話禮儀

  電話是現代社會人與人之間溝通的重要方式,電話禮儀也因此顯得重要。很多人平時跟自己的家人、朋友隨意慣了,有些細節不注意。如果把這種隨意帶到職場上,就會顯得特別不專業。而一般性的失誤在職場上往往會被放大,因為一個電話而錯失重要客戶的事情不是沒有先例。下面是小編給大家蒐集整理的。

  :打電話禮儀

  ***1***準備好筆和紙:誰也不知道在通話過程中有沒有重要資訊需要記下來,有備無患。

  ***2******之前,對自己想要說的事情做到心中有數,儘量梳理出清晰的順序。最好把通話時間控制在三分鐘以內,言語表達簡明幹練。

  ***3***帶著微笑撥通電話:你的微笑對方是可以感覺得到的。

  ***4***電話接通後首先自報家門:“你好,我是**公司**專案的相關負責人某某某,請問你現在方便說話嗎?”。不要張口就說“喂”,很不禮貌。

  ***5***停止一切不必要的動作:一個人的整體狀態是可以通過聲音來傳達的,不要認為對方看不見。是慵懶還是專注,是冷淡還是熱情,瞞不了對方。

  職場上,電話禮儀也是一個人工作態度的一部分。不僅是打電話,在接電話時也要儘量避免吃東西、邊看電腦邊迴應對方的行為,不要讓對方感覺到你在處理一些與電話無關的事情,你的分心狀態很不禮貌。

  補充項:

  ***1***儘量避免在非工作時間打電話,如果實在無法,應該在對方接通之後道聲抱歉:“不好意思,這個時間打擾你。”

  ***2***知道哪些可以微信、簡訊說,哪些事情需要電話溝通。必要時候,以效率高的為準。

  :接電話禮儀

  ***1***關於電話響幾聲之後接最好,有人說應該“電話鈴一響,就儘快去接”,避免對方等待,同時不打擾同事工作。

  有人說“應該響3聲之後”,認為一聲就接太倉促,時間長了又不禮貌。

  美寶老師認為折中,響兩到三聲接通最好。因為剛一撥出,對方馬上就接通確實容易感覺突兀。如果不在工位,響了好久之後才接通一定要致歉:“不好意思,讓你久等了”。

  ***2***電話接通之後也需 問候+自報家門:你好,這裡**公司**部。

  ***3***如果對方沒有主動亮明身份,不要用“你是誰呀”這種不專業的話術去詢問,可以改用“方便告知下……麼?”或者“該怎麼稱呼您?”等等。

  ***4***對對方談話中的重要資訊可在記錄的同時做必要的口頭重複,相當於資訊確認。

  ***5***如果對方要找的人是你的上級時,不要直接回答在還是不在,要詢問清楚對方的姓名和大概意圖,然後說幫您找一下。將所瞭解的情況告訴你的上級,由他判斷是否接電話。

  ***6***如同事不在,幫人代接,一定要先宣告不是本人,然後再詢問有何事情需要轉達。

  留言五要素:

  * 致:即給誰的留言

  * 發自:誰想要留言

  * 日期:最好也包括具體時間

  * 記錄者簽名:有助於尋找線索,或弄清不明白的地方

  * 具體內容:事情

  ***7***萬一對方撥錯了電話,也要保持風度,切勿發脾氣。為了確認對方是否撥錯了電話,應先自報一下“家門”,然後再告之電話撥錯了。

  ***8***電話結束通話:尊者優先,客戶優先,長者優先,女士優先。不管是否己方先結束通話,話筒都要輕放。

  :手機禮儀

  基本禮儀跟座機基本差不多。下面說下幾個補充點:

  ***1***能打公司座機的不要打手機,因為手機畢竟是私人物品,職場溝通用座機顯得正式、官方。

  ***2***接聽電話時,如果對方號碼已經在自己的通訊錄裡,電話接通後宜先稱呼下對方名字,然後再談事情。

  ***3***辦公場合儘量不要打私人電話,若在辦公室非接不可的時候,儘量縮短通話時間。

  ***4***如果上班時間接到促銷、理財產品的電話,不感興趣的,可以說,“你好,我不感興趣,再見。”這時主動掛,不需停三秒,雙方都省時間。