商務電話禮儀溝通技巧

  作為商務活動中不可或缺的一部分,如何應對商務電話的接打想必大家都不陌生。今天我們就來一起梳理一下接打商務電話的流程,把這些小知識牢牢記在心裡,隨時派上用場吧!

  :接聽電話禮儀

  1“鈴聲不過三”原則,在電話鈴聲響起後,如果立即拿起,會讓對方覺得唐突;但若在響鈴超過三聲以後再接聽,是缺乏效率的表現,勢必給來電者留下公司管理不善不好的第一印象,同時也會讓對方不耐煩,變得焦急。如果因為客觀原因,如電話機不在身邊,或一時走不開,不能及時接聽,就應該在拿起話筒後先向對方表示自己的歉意並做出適當的解釋,如“很抱歉,讓你久等了”。

  2拿起話筒後,應先說一些禮貌語,再作自我介紹。電話的開頭語會直接影響顧客對你的態度、看法。通電話時要注意儘量使用禮貌用詞,如“您好”、“請”、“謝謝”、“麻煩您”等等。然後表示願意為對方效勞。接下去就是認真傾聽對方的電話內容。不要輕易打斷對方的說話。別人打電話找你,你應該儘可能地親自去接,就是手裡有很忙的事,也要把它放下,讓他人代接是不禮貌的。

  3如果對方找的不是你,可為對方代找他人。如果需要轉達有關事項,你一定要認真記錄,重要的事項記錄完後,還要向對方重複一遍,以確認記錄無誤,同時將自己的姓名告訴對方,請對方放心。電話記錄應包括來電者的姓名、單位、來電時間 、內容、是否要回電話等。代接的電話一定要及時轉告,不要耽誤。

  4撥錯號碼是常有的事,接到撥錯號碼的電話,你不能一聲“錯了”,然後重重地掛上電話;不要不耐煩甚至惡語相向。要語氣溫和地告訴對方:“你打錯了,這是××單位。”

  5按照慣例,一般要由打電話者先掛電話。所以,通話完畢,應等對方掛機後再結束通話。不要急促地結束通話電話,甚至對方話音沒落就結束通話電話,掛電話聲音不要太響,以免讓人產生粗魯無禮之感。掛電話前的禮貌也不應忽視。掛電話前,向對方說聲:“請您多多指教”、“抱歉,在百忙中打擾您”等等,會給對方留下好印象。

  :***禮儀

  1打電話時,姿勢要端正,說話態度要和藹,語言要清晰,即不裝腔作勢,也不嬌聲嬌氣。這樣說出的話哪怕只是簡單的問候,也會給對方留下好印象。只要臉上帶著微笑,自然會把這種美好的、明朗的表情傳給對方。特別是早上第一次打電話,雙方彼此親切悅耳的招呼聲,會使人心情開朗,也會給人留下有禮貌的印象。

  2電話接通後,主動問好,並問明對方單位或姓名,得到肯定答覆後報上自己的單位、姓名。不要讓接話人猜自己是誰***尤其是長時間沒見的朋友、同事***,以使對方感到為難。

  3辦公場合儘量不要打私人電話,若在辦公室裡接到私人電話時,儘量縮短通話時間,以免影響其他人工作和損害自身的職業形象。