電話禮儀值得注意的細節

  電話是現代社會最流行的交流方式,下面就讓小編給大家介紹電話禮儀有哪些值得注意的細節問題吧!

  

  1、“鈴聲不過三”原則

  在電話鈴聲響起後,如果立即拿起,會讓對方覺得唐突;但若在響鈴超過三聲以後再接聽,是缺乏效率的表現,勢必給來電者留下公司管理不善不好的第一印象,同時也會讓對方不耐煩,變得焦急。如果因為客觀原因,如電話機不在身邊,或一時走不開,不能及時接聽,就應該在拿起話筒後先向對方表示自己的歉意並做出適當的解釋,如“很抱歉,讓你久等了”等。

  如果是在家裡接聽電話,儘管沒有必要像在單位裡那樣及時,但儘快去接聽是對對方的尊重,也是一個人的基本禮貌。如果鈴響五聲以上才去接聽,也應向對方表示歉意。老朋友之間儘管沒有必要做出鄭重其事的道歉,但向對方解釋一下延誤的原因也是必要的。

  2、規範的問候語

  在工作場合,接聽電話時,首先應問候,然後自報家門。對外接待應報出單位名稱,若接內線電話應報出部門名稱.比如:“您好,**公司”或“**大學音樂系,你好”。“你好,銷售部辦公室,我是**。”自報家門是讓對方知道有沒有打錯電話,萬一打錯電話就可以少費口舌。規範的電話體現的不僅是對對方的尊重,而且也反映出本單位的高效率和嚴管理。

  在家裡接電話可以有很多選擇,規範一點的可以用:“喂,你好!”問候對方。當然在家裡接聽電話與工作單位接聽電話有所不同,在家裡,關鍵是要讓對方感到親切友好,而這種親切友好主要是通過接聽電話的人的語調、語氣來體現的,過於規範化的電話反而會讓人覺得“公事公辦”的冷淡。

  3、要找的人不在或不能接聽電話時的處理這裡,特別要注意的是,在詢問對方姓名前,先告知他要找的人不在。

  4、學會記錄並引用對方的名字。

  在辦公室工作的人員,應該有意識的訓練自己的聽辨能力。假如對方是老顧客,經常打電話來,一開口就能聽出他或她的聲音,那麼可以用合適的稱謂問好:“您好,王經理。”這樣一來,會給對方留下特別受到重視的感覺,增強對方對你的好感。

  5、接到錯誤的電話也應該禮貌應對

  接到錯打的電話,人們很容易忽略了禮貌問題,甚至很粗魯,這是因為人們認為錯打的電話與自己沒有關係。但事實上,並非錯打的電話都必定與自己沒有關係,有時,對方也恰恰是與自己有重要關係的人。因此,接聽電話時,最好每一個電話都講究禮貌,保持良好的接聽態度。

  6、應在對方掛電話後再掛電話

  當對方向你說“再見”時,別忘了你也應該說“再見”,並等對方掛了以後再掛電話,最好不要一聽到對方說“再見”就馬上掛電話,尤其不能在對方一講完話,還沒來得及說“再見”就把電話掛了。注意掛電話時應小心輕放,別讓對方聽到很響的擱機聲。

  打電話禮儀

  電話形象:是電話禮儀的主旨之在,指的是人們在使用電話時的種種表現,會使通話物件“如見其人”,能夠給對方以及其他在場之人,留下完整的、深刻的印象。

  電話禮儀的注意事項

  1、電話的聲音禮儀

  接打電話,雙方的聲音是一個重要的社交因素。雙方因不能見面,就憑聲音進行判斷,個人的聲音不僅代表自己的獨特形象,也代表了組織的形象,所以打電話時,必須重視聲音的效果。一般要儘可能說標準的普通話,這不僅易於溝通,而且普通話是最富有表現力的語言。其次,要讓聲音聽起來充滿表現力,聲音要親切自然。使對方感受到自己是位精神飽滿、全神貫注、認真敬業的人,而不是萎靡不振、灰心喪氣的人。再次,說話時面帶微笑,微笑的聲音富有感染力,且可以通過電話傳遞給對方,使對方有一種溫馨愉悅之感。

  2、電話的語言禮儀

  語言表達儘量簡潔明白,吐字要清晰,不要對著話筒發出咳嗽聲或吐痰聲。措辭和語法都要切合身份,不可太隨便,也不可太生硬。

  稱呼對方時要加頭銜,無論男女,都不可直呼其名,即使對方要求如此稱呼,也不可用得過分。切不可用輕浮的言語。

  3、出現線路中斷情況

  當通話時線路突然中斷時,此時,***的一方應負責重撥,接通後應先表示歉意。即使通話即將結束時出現線路中斷,也要重撥,繼續把話講完。要是在一定時間內打電話的一方仍未重撥,接電話一方也可撥過去。

  4、準時等候約定的回電

  如果約定某人某時回電話,屆時一定要開手機或在辦公室等候。有事離開辦公室時,務必告訴同事自己返回的準確時間,以防萬一有人打來電話他們無從對答。

  5、妥善處理電話留言

  對電話留言必須在一小時內給予答覆。因為不能及時回電話,就意味著不尊重對方。一般也要在24小時之內對電話留言給予答覆。如果回電話時恰遇對方不在,一定要留言,表明已經回過電話了,即使找不到對方所需要的資料,也要讓對方知道自己是誠懇負責的,這是最基本的禮儀。如果自己確實無法親自回電,也要託付他人代辦。

  6、通話時受到各種干擾

  如果自己走進別人辦公室時,正好別人正在通話,應輕聲道歉並迅速退出,否則是很不禮貌的。如果通話時間不太長,所談也並非什麼保密的事,接話人也許會示意自己坐下稍候,此時應儘可能坐在一旁等待,但決不可出聲干擾。如果確有急事非馬上打斷正在打電話的人,只能將要談的問題寫在便條上放在他的眼前,然後退出。