如何記錄現金日記賬

  現金日記賬,是由出納員依據現金收支票據序時逐筆登記的一種賬簿,反映村集體經濟組織在一個會計期間現金流入和流出的總體情況。下面是由小編分享的,希望對你有用。

  

  現金日記賬通常是根據稽核後的現金收款、付款憑證逐日逐筆按照經濟業務發生的順序進行登記的,為了加強對企業現金的監管,現 金日記賬採用訂本式賬簿,如下圖所示:

  現金日記賬是用來核算和監督庫存現金每天的收入、支出和結存情況的賬簿。由出納 人員根據與現金收付有關的記賬憑證,如現金收款、現金付款、銀行付款***提現業務***憑證,逐日逐筆進行登記,並隨時結記餘額。

  登記現金日記賬時,除了遵循賬簿 登記的基本要求外,還應注意以下欄目的填寫方法:

  日期

  “日期”欄中填入的應為據以登記賬簿的會計憑證上的日 期,現金日記賬一般依據記賬憑證登記,因此,此處日期為編制該記賬憑證的日期。不能填寫原始憑證上記載的發生或完成該經濟業務的日期,也不是實際登記該賬 簿的日期。

  憑證編號

  “憑證字號”欄中應填入據以登賬的會計憑證型別及編號。如,企業採用通用憑證格式,根據記 賬憑證登記現金日記賬時,填入“記×號”;企業採用專用憑證格式,根據現金收款憑證登記現金日記賬時,填入“收×號”。

  摘要

  “摘要”欄簡要說明入賬的經濟業務的內容,力求簡明扼要。

  對應科目

  “對應科目”欄應填入會計分錄中“庫存 現金”科目的對應科目,用以反映庫存現金增減變化的來龍去脈。在填寫對應科目時,應注意以下三點:

  第一,對應科目只填總賬科目,不需 填明細科目;

  第二,當對應科目有多個時,應填入主要對應科目,如銷售產品收到現金,則“庫存現金”的對應科目有“主營業務收入”和 “應交稅費”,此時可在對應科目欄中填入“主營業務收入”,在借方金額欄中填入取得的現金總額,而不能將一筆現金增加業務拆分成兩個對應科目金額填入兩 行;

  第三,當對應科目有多個且不能從科目上劃分出主次時,可在對應科目欄中填入其中金額較大的科目,並在其後加上“等”字。如用現金 800元購買零星辦公用品,其中300元由車間負擔,500元由行政管理部門負擔,則在現金日記賬“對應科目”欄中填入“管理 費用等”,在貸方金額欄中填入支付的現金總額800元。

  借方、貸方

  “借方金額”欄、“貸方金額”欄應根據相 關憑證中記錄的“庫存現金”科目的借貸方向及金額記入。

  餘額

  “餘額”欄應根據“本行餘額=上行餘額+本行借 方-本行貸方”公式計算填入。

  正常情況下庫存現金不允許出現貸方餘額,因此,現金日記賬餘額欄前未印有借貸方向,其餘額方向預設為借 方。若在登記現金日記賬過程中,由於登賬順序等特殊原因出現了貸方餘額,則在餘額欄用紅字登記,表示貸方餘額。

  現金日記賬的操作方法

  現金日記賬與現金收付款憑證核對

  收、付款憑證是登記現金日記賬的依據,賬目和憑證應該是完全一致的。但是,在記賬過程中,由於工作粗心等原因,往往會發生重記、漏記、記錯方向或記錯數字等情況。帳證核對要按照業務發生的先後順序一筆一筆地進行。檢查的專案主要是:核對憑證編號;複查記賬憑證與原始憑證,看兩者是否完全相符;查對賬證金額與方向的一致性;檢查如發現差錯,要立即按規定方法更正,確保帳證完全一致。

  現金日記賬與現金總分類帳的核對

  現金日記賬是根據收、付款憑證逐筆登記的,現金總分類帳是根據收、付款憑證彙總登記的,記賬的依據是相同的,記錄的結果應該完全一致。但是,由於兩種帳簿是由不同人員分別記賬,而且總帳一般是彙總登記,在彙總和登記過程中,都有可能發生差錯;日記賬是一筆一筆地記的,記錄的次數很多,也難免發生差錯。因此,出納應定期出具“出納報告單”與總帳會計進行核對。

  平時要經常核對兩帳的餘額,每月終了結帳後,總分類帳各個科目的借方發生額、貸方發生額和餘額都已試算平衡,一定要將總分類帳中現金本月借方發生額、貸方發生額以及月末餘額分別同現金日記賬的本月收入***借方***合計數、本月支出***貸方***合計數和餘額相互核對,檢視帳帳之間是否完全相符。如果不符,先應查出差錯出在哪一方,如果借方發生額出現差錯,應查詢現金收款憑證、銀行存款付款憑證***提取現金業務***和現金收入一方的賬目;反之則應查詢現金付款憑證和現金付出一方的賬目。找出錯誤後應立即按規定的方法加以更正,做到帳帳相符。

  現金日記賬與庫存現金的核對

  出納人員在每天業務終了以後,應自行清查帳款是否相符。首先結出當天現金日記賬的帳面餘額,再盤點庫存現金的實有數,看兩者是否完全相符。在實際工作中,凡是有當天來不及登記的現金收、付款憑證的,均應按“庫存現金實有數+未記賬的付款憑證金額-未記賬的收款憑證金額=現金日記賬帳存餘額”的公式進行核對。反覆核對仍不相符的,即說明當日記賬或實際現金收、付有誤。在這種情況下,出納人員一方面應向會計負責人報告,另一方面應對當天辦理的收、付款業務逐筆回憶,爭取儘快找出差錯的原因。

  現金日記賬的保管期限

  現金日記賬和銀行存款日記賬保管期限是25年

  《會計檔案管理辦法》規定了我國企業和其他組織、預算單位等會計檔案的保管期限,該辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限,具體規定如下:

  1、需要永久儲存的會計檔案有:

  年度決算財務會計報告; 資本金、股金及股權明細; 開銷戶登記簿; 客戶掛失申請書、掛失登記簿、補發憑單***卡***收據; 賬銷案存的清單或資料; 會計檔案保管登記簿、銷燬清冊; 7有價單證、業務公章銷燬清冊; 機構變動交接清冊; 有權機關查詢、凍結及扣劃書; 己用憑證、賬簿登記簿; 會計系統資料移植日的所有會計檔案; 會計初始環境文字、 基礎資料維護修改有關記錄、 檔案; 其他需要永久保管的檔案。

  2、保管期限為25年的會計檔案有:

  現金和銀行存款日記賬;稅收日記賬***總賬***和稅收票證分類出納賬。

  3、保管期限為15年的會計檔案有:

  會計憑證類;總賬、明細賬、日記賬和輔助賬簿***不包括現金和銀行存款***;會計移交清冊;行政單位和事業單位的各種會計憑證;各種完稅憑證和繳退庫憑證;財政總預算撥款憑證及其他會計憑證;農牧業稅結算憑證;會計移交清冊。

  4、保管期限為10年的會計檔案有:

  國家金庫編送的各種報表及繳庫退庫憑證;各收入機關編送的報表;財政總預算保管行政單位和事業單位決算、稅收年報、國家金庫年報、基本建設撥貨款年報;稅收會計報表***包括票證報表***。

  5、保管期限為5年的會計檔案有:

  下級行上報的中期財務會計報告***月度、季度、半年度 報表及附件、說明***;聯行往來清單及查詢查復書; 密押代號表使用保管登記簿; 存、貸款單位餘額對賬回單; 固定資產卡片、固定資產報廢清理後卡片;客戶申請辦理電子支付業務的基本資料、協議; 其他需要保管五年的會計檔案。