做祕書需要具備什麼條件

　　提起“祕書”一詞大多數人都會想到“花瓶兒”，似乎當祕書只要年輕漂亮就可以了。下面是小編為你整理的，希望對你有用!

　　

　　在市場經濟不斷完善，中國加入世貿組織的今天，全球經濟發展對企業構成外部壓力的同時，企業內部自身發展的要求也使各企業高層管理者越來越重視祕書的選拔，他們都想擁有一個具備全面的能力與素質的全才祕書，以輔助其更好的工作，推動企業向更好更寬的方向發展。

　　一、 現代祕書應具備的能力

　　***1***專業能力。作為現代祕書必須具備較強的專業能力，如語言文字應用表達能力、外語能力、計算機操作能力及速記能力。祕書人員工作中的一個重要任務就是從事大量的文書工作，文稿的草擬與修改語法、修辭、格式和邏輯知識，還要掌握一定的寫作規律，要做到內容與形式的統一，既要有好的表現形式又要有充實的內容。因此祕書一定要加強寫作實踐，熟練掌握各類應用文的特點、寫作要求和語言表達技巧，隨時注意積累資料，不斷提高寫作水平，注意文風的改革，培養精練的文字表達能力。對於祕書而言，也一定不可忽略了外語的學習和掌握。

　　加入WTO後的中國，外貿出口已經在很多企業的貿易總額中佔據了相當大的比重，對外貿易中多多少少都會用到外語，因此這也客觀的要求現代祕書必須具備較強的外語能力。計算機操作能力是現代祕書應具備的又一個基本能力要求，祕書要熟悉OFFICE辦公軟體的使用並熟悉計算機網路，還要對辦公室常用軟體的使用達到熟練程度。速記是近年來被提到日程上來的一種錄入能力，領導在口頭表述的時候，祕書要能夠以最快的速度記錄到工作筆記中或錄入電腦中，從而大大減少了工作時間，提高工作效率。

　　***2***上傳下達能力。作為現代祕書還需要較強的理解與溝通能力，祕書必須很快理解管理者說話或釋出命令的意思，協助管理者思考，用正確的思維方式和有效解決方案為管理者出謀劃策，並能簡練、精確、順暢的傳達相關資訊。這要求祕書具有親和力，能起好承上啟下的橋樑作用，協助管理者將工作做好。

　　***3***組織協調能力。現代祕書還需要有較強的組織協調能力。現代祕書不是單純的文書工作者，也不是捆、扎、收、發的簡單勞動者，而是具有一定的組織和管理能力的人才。根據職責的要求，祕書要經常按照領導的意圖組織各類活動，如果缺乏現代的、科學的組織管理能力，就無法把工作做好。因此祕書人員一方面要通曉辦事的渠道，提高辦事的效能，平時多接觸一些具體事物，處處留意他人和自己的上級是如何處理問題的，不斷增加自己的閱歷和經驗。另一方面要用系統的觀察，統籌兼顧安排組織好工作，協調好領導及部下及各部門之間的關係，當然還要安排領導日程併為領導準備好相關活動資料。

　　***4***適應能力。現代祕書要有準確的觀察、判斷和適應能力。祕書就像氣象局一樣，管理者及辦公室的風吹草動都唯你是問。要適應環境而非環境適應你，要改變自己而非改變他人。同時對領導的動作語言的領悟能力以及對領導的辦事風格的適應能力也相當重要。凡是要有悟性。要領會領導的意圖，學會根據領導的習慣，工作的主次和輕重緩急安排領導工作。

　　***5***應變能力。現代祕書還要有敏捷的應變能力和處理危機的能力。祕書的一個主要職責就是為上司提供事務性的服務，減少外界一般性事物對上司的干擾，這需要祕書的隨機應變。在一些正式或非正式場合中，祕書是上司的代表和發言人，這要求祕書默契的配合上司，幫上司打圓場，為領導樹立良好的形象和營造豐富有價值的人脈關係。在面對一些緊急情況時，有良好的應變能力並能在短時間內作出處理方案，這也是祕書要具備的非常重要的能力之一。

　　***6***公關能力。現代祕書還需要具有較強社交和公關能力。當前，社交交往、企業公關已成為社會各階層的一項熱門活動。社交與公關對於祕書人員來說同樣重要。首先，社交可以開闊視野，增長知識，在廣泛的社交中，可以博採眾長，學習各方面的知識以豐富自己。知識出才智，智是謀之本，這樣在實際工作能更好的發揮參謀助手作用。社交也是辦事的輔助。祕書人員辦理公務，聯絡事物，自然是“公事公辦”，但社交可以幫助其選取捷徑，克服阻力，提高辦事效率。祕書經常陪同上司出席一些必要場合，這就理所當然成為了他的參謀助手。祕書工作還會涉及更多的客戶服務，這也將祕書推向了公關經理人或者公開發言人的角色，因此祕書需要有外交家的平衡術，具有較強的社交和公關能力。

　　二、 現代祕書應具備的素質

　　***1***要有分寸。在管理者眼裡，祕書是最值得新來的人，在員工眼裡，祕書是與管理者關係最親近的人，也是瞭解管理者情況最多的人，所以無論是對上還是對下，什麼該說什麼不該說是一名優秀祕書必需要掌握的分寸，特別是管理者讓你處理一些私人事務時，不要做一個“八卦”，到處宣傳上司的私事。

　　***2***要謙虛、禮貌。無論是在接聽電話，還是陪同管理這出席各種場合，祕書的言談舉止都代表著管理者及整個單位的形象，保持謙遜、禮貌的態度是贏得讚賞的最佳途徑。

　　***3***要有敏感的意識。敏感是指面對一件事情時要敏銳的意識到是否與管理者或單位有直接關係，敏銳科學的做出判斷，愚鈍則會導致錯誤產生。

　　***4***要有責任心和平常心。作為祕書有著對管理者，對各部門員工的責任，對整個集體的責任，高度的責任心，是勝任祕書工作的前提。現代祕書必須要有一顆平常心，因為很多時候祕書的功勞是不被發現的，往往成為了管理者的功績，有時你還會為上司擋一些麻煩，替代它承擔了一些責任，也許你會受到一些不公平待遇，但上司會對你刮目相看，所以一定要用平常心去對待。

　　***5***要有極高的忠誠度，要保守祕密。忠誠與守密決定了祕書能否更好的協助管理者工作，也決定了面對外界能否與管理者達成一致意見，對管理者沒有忠誠度，不能保守祕密的祕書不可能將工作做好。

　　祕書人員要掌握一定的工作原則、方法和藝術 工作原則：在工作中應遵循的規律並使之作為我們行為的準則。

　　工作方法：為了達到工作目標而採取的手段和途徑。比如過河: 你可以選擇游泳，划船，架橋等，關鍵是要選擇切實 可行的方法。 工作藝術：通過運用高超的、巧妙的、具有創造性的工作方法,和享受。 順利地完成工作任務，同時給人以美的感覺。

　　祕書的招聘條件

　　1、 負責文書工作，包括各類檔案***如講話稿、發言稿、總結報告稿的起草工作***的起草、列印、收發、傳閱和歸檔工作;

　　2、 負責協助有關會議的會務安排事宜，做好有關的會議記錄、服務等工作;

　　3、 負責日常辦公用品採購、發放、登記管理，辦公室裝置管理工作;

　　4、 負責員工人事資訊管理與員工檔案的維護工作;

　　5、 負責員工考勤系統維護、考勤統計及外出人員管理工作;

　　6、 負責員工入職、轉正、異動、離職等手續辦理工作;

　　7、 完成領導臨時交辦的其他任務。

　　任職條件：

　　1、 全日制大專及以上學歷，中文相關專業畢業，1年以上相關工作經驗;

　　2、 熟悉辦公室行政管理、人事管理知識及工作流程，熟悉公文寫作格式，具備基本商務信函寫作能力，熟練運用OFFICE等辦公軟體及檔案檔案管理;

　　3、 具有良好的語言表達能力，思維清晰敏捷;

　　4、 性格活潑開朗，責任心強，做事認真、細緻，具有較好的團隊協作精神和服務意識;

　　祕書工作的說話技巧

　　“長期以來，從使用祕書的領導到祕書本人，受‘君子欲納於言敏於行’，‘病從口入，禍從口出’等訓誡的影響，重寫而輕說。不少祕書把‘少說多做’作為自己的行為準則，處處‘謹言慎行’。”[1]顯然，這種現象與新時期祕書應有的素質和形象是不相容的，它在很大程度上抑制了祕書人員個性的發揮和自身能力的全面提高。

　　隨著社會變革和國家開放政策的不斷深入和發展，在國內外各項事務交往中，如接待來訪、情況統統、通訊聯絡等，祕書說話的技巧顯得越來越重要。現代社會中，祕書說話是祕書人員順利完成祕書工作的橋樑和樞紐。但是，祕書的說話不是日常生活中簡單的說話、聊天，而是具有技巧性的說話。祕書的說話技巧主要包括以下四個方面：

　　一、去偽存真，敢言善言

　　祕書為領導、部門、群眾服務，應做到說老實話，辦老實事，做老實人，事事以誠相見，不虛與應付。祕書人員作為領導的參謀和助手，作為單位的樞紐，無論是提供資訊、協調人際關係，還是處理事務、解決矛盾，都應去偽存真。工作中，祕書人員語氣要溫和，與人友善，要以真摯的感情說話，態度誠懇，便於縮短與聽者的距離，忠實傾聽他人，給人感覺你是真誠、可信賴的。最重要的是，不論所要反映的情況是好是壞，是喜是憂，都應如實地向領導人和單位彙報。一般情況下，如實反映情況以及資訊的真實與否對領導的決策尤為重要，它能幫助領導認清形勢，“對症下藥”，保證領導決策的正確。

　　說老實話、辦老實事、做老實人應有個限度，絕不意味著什麼都可以說，什麼事都可做，老實得頭腦簡單，喪失主見，給工作帶來問題，甚至給單位造成不良的影響。祕書在與領導交往中，不要因為個人情緒的宣洩隨意透露領導之間的意見分歧，以致損害領導之間的團結;在協調部門之間的關係時，不要客觀主義的充當“傳話筒”，溝通情況應有取捨，不致擴大相互關係的對立。三是上報情況須經核實，下達領導指示要忠實願意，決不能似是而非，陽奉陰違。四是對外要做好單位的保密工作，做到莫談公事，對涉密事宜守口如瓶。

　　祕書不僅要有“敢言”的決心，還應有“善言”的藝術。在對待領導的錯誤和缺點時，祕書應表達出真實的想法，而不是一味的阿諛奉承。但是在規勸領導時，祕書應注意自己的言語，說話不能過於直白。對領導的缺點直言不諱，可能有適得其反的作用，不僅讓領導尷尬也，讓自己有面臨解僱的危險。因而，面對這種情況，祕書應該通過比較婉轉的提示性話語話語，讓領導自己注意到自己的不足，這樣就可以避免不好的局面出現。

　　二、把握分寸，謹言慎行

　　祕書是一種特殊的職業，因而其特殊的工作性質和工作環境，要求他們說話要慎。祕書說話一定要看物件，掌握好分寸，避免簡單、片面、主觀和武斷。如當有人想要見領導時，祕書不能直接讓他人進入領導的辦公室，而是要徵求領導的同意。如果祕書經常出現武斷的行為，不但給領導帶來困擾，也給自己帶來麻煩。

　　說話有分寸，實際上是講究表達藝術。祕書要時刻認清自己的身份，說話時注意切合身份，注意場合和環境，該說的說，不該說的不說。在有些情況下，不合時宜的話語會造成不佳的後果，而有時，不要別人問一句答一句，保持沉默也會給人不好的印象。當他人在參觀公司是，祕書對參觀者的問題始終保持沉默，這樣的祕書室不稱職的，而且也使得客戶對公司留下不好的印象。而且說話時要讓人樂於接受，聽得順耳。特別是對重要問題的說明，需要格外注意措辭。說話還得看準時機，該早講的不能晚講，該晚說的不能先捅出去。如果交談中發生爭執，祕書不可“火上澆油”，應抑制感情，“冷卻降溫”。同時，祕書不應將個人情緒帶入工作中。說話的語調往往會洩露個人的情緒，因而祕書不能把生活中的不滿表現在對領導或同時的言語中。

　　為了使話說得有分寸，祕書有時還得藉助委婉含蓄的表現手法。特別是對一些重大、敏感、不便直說但又不得不說的事情，採用商量詢問的語氣，能夠避免被動。例如在對待領導的缺點和錯誤、群眾的反映等方面，祕書都要學會掌握分寸。當接待來訪的群眾時，對於有些過於不便回答或無法回答的提問時，祕書應委婉地拒絕或者提出建議，而不能表現出不耐煩的說話語調。

　　三、長話短說，講求效率

　　現代社會生活的快節奏，更加註重祕書的概括能力，祕書要順應時代潮流講“短話”，對所說的內容要分清主次，確定詳略，有點有面，努力提高說短話的能力。在工作中，祕書要確保自己講出的話一語中的、邏輯嚴密，要學會用最少量的語詞傳遞儘可能多有用的資訊，使說話耗費的時間與說話效果成正比，提高效率。

　　祕書對領導講話語言要簡明扼要，思路要清晰，概念要準確，層次要分明，邏輯要嚴謹，主題要集中，重點要突出，不能浪費領導時間。當領導要求祕書彙報工作時，應提前打好腹稿，以最快的速度把重要的資訊概括地輸送給領導，如果簡單一兩句話可以講明的問題，卻不斷地添詞加句，顯得累贅而冗長，不僅耽誤領導的時間，有可能還將彙報的主旨掩蓋，將不該省略的省略的了，貽誤工作。祕書將領導的命令下達給各部門時，要將內容整理妥當，確保萬無一失。例如，領導要祕書轉告各部門開會的通知時，如果祕書打電話通知，往往比較簡短，所以要將會議的時間、地點、人員等重要事項準確及時地通知到各部門。

　　為了提高說話的效率，從而提高工作效率，祕書應注意選詞，在說話時少用修飾語、倒裝句，不用隱晦、艱澀的詞句，不要用口頭禪，也不要隨意使用新詞語，多用基本詞和常用詞，做到通俗易懂，直抒胸臆，便於溝通感情，傳遞資訊。否則，就會影響對方的理解，導致交談興趣減退，達不到交際的目的。

　　四、隨機應變，處變不驚

　　祕書的地位及祕書工作的被動性，決定了祕書說話的語境千變萬化。有些工作，在特殊的時間、地點、條件下，經常出現始料未及的情況，祕書人員要有遇急不慌、臨危不懼、處事冷靜的應變能力，針對突發事件隨機應變，臨場調整內容，改變方式，機敏、巧妙地應付意外，以避免尷尬和失誤。當領導人之間產生分歧，彼此向祕書抱怨時，一旦說話不當，便會處在尷尬的境地。面對這種這種情況，祕書應從維護領導的團結出發，運用恰到好處的語言，促進領導之間矛盾的化解。

　　接待來訪者是祕書人員的經常任務。在這些來訪者中，不乏有修養差、偏激執拗，或有意刁難、出言不遜，或自以為是、以勢壓人，或觀點不同、故意添亂的人。對於這些突然出現的情況，祕書應保持鎮定、處變不驚，首先表現出寬容和大度，依舊禮貌地與來訪者溝通，這表示祕書諒解別人衝動的情感和行為，切不可因為幾句過頭的話而同來訪者“脣槍舌劍”，使別人對你的工作抱有成見。

　　此外，幽默是消解尷尬的一劑良藥，也是祕書隨即應變的重要法寶。“祕書在交往活動中運用幽默，可以使人感到親切輕鬆，易於溝通感情，取得理解，消除陌生和緊張，營造和睦的交際氣氛。”[2]在有些交際場合中，領導會遇到尷尬的問題，而祕書就要學會運用幽默，化被動為主動，化尷尬為愉悅，調節氣氛。但是，這種隨即應變的能力並不是見風使舵，而是既要符合原則，既要有一定的機動性和靈活性。

　　在現代社會的祕書工作中，祕書說話成為祕書不可或缺的一項技能，祕書“善說”，有利於工作的開展，有利於協調關係，有利於樹立單位的良好形象，也有利於資訊的傳遞。因此，現代祕書要勝任工作，就必須重視說話，注意語言技巧，善於說話。