接打電話禮儀的作用
電話被現代人公認為便利的通訊工具，在日常工作中，使用電話的語言很關鍵，它直接影響著一個公司的聲譽;那電話禮儀有什麼作用呢?下面是小編蒐集整理的一些內容，希望對你有幫助。
一是促進溝通，促進人們相互尊重。在人際交往中，自覺地執行禮儀規範，可以使交往雙方的感情得到溝通，在向對方表示尊重、敬意的過程中，獲得對方的理解和尊重。人們在交往時以禮相待，有助於加強人們之間互相尊重，建立友好合作的關係，緩和或者避免不必要的矛盾和衝突。
二是規範、約束人們的行為。在社會生活中，禮儀約束著人們的態度和動機，規範著人們的行為方式，協調著人與人之間的關係，維護著社會的正常秩序，在社會交往中發揮著巨大的作用。
三是倡導、教育人們遵守道德習俗。禮儀以一種道德習俗的方式對全社會的每一個人發揮維護社會正常秩序的教育作用。人們通過對禮儀的學習和應用，建立新型的人際關係，從而在交往中嚴於律己，寬以待人，互尊互敬，互謙互讓，講文明，懂禮貌，和睦相處，形成良好的社會風尚。
四是凝聚、協調。在現代生活中，人們的相互關係錯綜複雜，有時會突然發生衝突，甚至會採取極端行為。禮儀有利於促使衝突各方保持冷靜，緩解已經激化的矛盾，使人際之間的感情得以溝通，建立相互尊重、彼此信任、友好合作的關係，進而有利於各項事業的發展。
電話禮儀的重要性
1.電話是另一種重要的服務方式，會影響到本店與賓客之間生意的達成。 2.每位員工電話禮儀都直接代表本店的形象，直接影響賓客的滿意度。 3.電話會影響到員工之間的關係和團隊性。 4.電話會影響到賓客與員工之間的關係。
接打電話的禮儀
***時須注意的問題
>>>>擇時通話。通話時機的選擇看似平常，實際上很重要。有的人只以自己的情況為判斷標準，選擇自己方便的時候***，這實際上是對通話物件不夠重視、尊重的表現。設身處地地考慮對方的情況，是選擇通話時機的基本原則。
***要選擇通話效率高的時間，換句話來講，就是人家不會厭煩的時間。比如休息時間儘量不要給他人打電話，除非萬不得已。嚴格地講，晚上10點之後，早上7點之前，沒有什麼特別的急事不要打電話。萬一有急事打電話，要先說一句“抱歉，事關緊急，打攪你了!”否則的話對方很可能會厭煩。再者，就餐時別打電話。現代人工作繁忙，通常中午只有一個小時的吃飯時間，如遇電話，豈不影響食慾?另外，倘若不是重大事情，節假日不要打電話。在現代社會裡，儘量不打擾他人的節假日休息應該成為常識。如果是撥打國際長途電話，尤其是像美國等距離較遠的國家，還要考慮到時差的問題。當然，祕書在工作中遇到緊急情況，可隨時與有關部門和人員電話聯絡，雖然也要注意把握分寸。
***除了要注意時間的選擇，還要注意空間的選擇。一般來講，私人電話是在家裡打的，公務電話是在辦公室打的。在工作場合，撥打私人電話應該儘量用自己的手機。此外，除非工作之需，一般是不應在公眾場所***的，祕書人員更應注意這一問題，切不可不管有無必要，總是旁若無人地大聲吆喝，令他人厭煩。
>>>>簡短通話。電話打多長好呢?在日常生活中***，有多少事就說多長時間，說清楚為止。但是，在祕書工作中，通話時間是宜短不宜長，要遵守電話禮儀中的“3分鐘原則”，即每次通話的時間應該有效地控制在3分鐘之內。當然，這裡的“3分鐘”並非是絕對的只能通話3分鐘，而是指要長話短說，廢話少說，沒話不說。***不是為了排遣寂寞，不可拿著話筒捉迷藏，一定要有時間觀念。
>>>>通話內容精練有序。祕書人員正確把握通話內容的一個有效方法就是要養成重要電話列提綱的習慣。首先，要知道通話對方有幾個電話號碼，第一個打不通就撥第二個。接通後要先做自我介紹。其次，要列出通話的事項，先講重要的事情，後講次要的事情。
>>>>禮貌掛機。結束通話後要禮貌地掛機。首先，要了解怎樣暗示對方終止通話。其標準化的做法就是重複要點，比如：“陳部長，那我們這次就說好了，請您下個星期一參加我們單位的專家論證會。如果沒有記錯的話，我應該讓司機於下週一早晨8點到您家樓下，接您過來。”這就是重複要點的方法，以免對方記錯了，或者忘記了，同時也說明祕書人員訓練有素，不說廢話。
其次，要熟知掛機的順序。不少祕書人員以為通話完畢應該由對方先結束通話電話，這雖然是出於禮貌，但實際上卻行不通。從禮儀角度來說，通話完畢應該由地位高者先結束通話電話。對祕書人員來說，應該由上級先掛，客人先掛。如遇特殊情況，即通話雙方地位一樣，都是祕書，性別相同，年齡相仿，此時一般就是誰先撥打誰先結束通話。
接聽電話時須注意的問題
>>>>鈴響不過3聲。***要注意“通話3分鐘”原則，而接聽電話則要遵循“鈴響不過3聲”原則，及時接聽電話，尤其是有約在先的電話。約好通話而不接是嚴重的失禮行為。當然，訓練有素的祕書人員應該在電話鈴聲響兩三聲後再接，如果鈴聲剛一響就接，很可能電話會掉線。倘若電話鈴聲響到6聲以上才接，接電話的人應該首先向對方致歉：“抱歉!讓您久等了。”
>>>>要安排合理而有序的表達。作為祕書人員，要儘量親自接聽電話，尤其是有約在先的電話，不要隨便讓別人代接電話。而且，對於祕書人員，更多的是要代領導接聽電話。如果領導不在的話，祕書人員應該首先告訴對方領導不在，然後才能問對方的身份，來電為何事，是否需要轉達等。千萬不可先盤問對方，再說領導不在，以免對方誤以為領導有意迴避。接聽電話也要首先“自報家門”，自我介紹身份，其好處就是萬一對方撥錯了，不至於一錯再錯。
>>>>正確處理打錯的電話。當我們接聽到對方撥錯的電話，首先仍然要向對方問好，說明電話撥錯了。然後要將本單位的電話號碼重複一下，讓對方驗證。
在日常工作中，電話中斷是經常遇到的情況，尤其是手機，說著說著就斷了，可能是沒電了，也可能是掉線了。遇到這種情況，祕書人員有責任告訴對方，自己所在的位置可能網路沒有覆蓋，並請對方指定一個時間，我們撥打過去。萬一沒有一點先兆，電話“啪”地就斷了，要馬上把電話打回去，打回去的時候第一句話就要道歉，並告知對方電話掉線了，或者說電池用完了。把電話首先打回去，這是對他人的尊重。如欲同對方另約其他時間通話，應該說好自己將按時主動撥打對方的電話。