打電話禮儀的要點

  從前馬車很慢,書信很遠。以前的人都是用書信來交流溝通的,隨著現在科技的發達有了電話,你們知道打電話的禮儀是什麼嗎?下面是為大家準備的,希望可以幫助大家!

  

  1、撥打電話的時候要選擇好時間段,如果不是十分重要的事情,請不要在休息、用餐的時間段給別人打電話,同時也不要在節假日打電話給對方。

  2、要把握好通話時間,一般來說通話時間不應超過3分鐘,這也就是“3分鐘原則”。

  3、如果對方並不知道你是誰的情況下,你應該要首先進行自我介紹。同時要多使用敬語。

  接聽電話禮儀要點:

  1、在電話旁應該隨時準備一些白紙和筆,當對方需要你記什麼或者讓你給上司傳話,都可以快速準確記錄下來,而不需傳達有誤,而如果你事先沒有準備好紙和筆,而要求對方等待,這是很不禮貌的行為。

  2、接聽電話的時候要專心,同時要停止其他事情或者是動作,不要邊聽電話邊與旁邊的人進行交談,這一點要切記,你這樣做會讓對方感到你很不用心,從而也感到自己沒有被尊重。

  3、接聽電話的時候要注意身姿要正確,不要躺著或者是把腳放到檯面上,因為身姿不正確也會影響聲音的效果,加上身姿不正確也容易讓電話滑落,會讓對方感到十分不滿意。

  4、接聽電話時最好是面帶微笑,雖然別人看不見你的微笑,但是會從你的話語中感受到你的熱情。

  5、要在電話響三聲之內接起電話,響了超過6聲就要跟對方說聲對不起。

  打電話時,我們需要注意的禮節主要有三個方面:

  選擇好通話時間

  應根據受話人的工作時間、生活習慣選好打電話的時間。比如,白天宜在早晨8點以後,節假日應在9點以後,晚間則應在22點以前,以免受話人不在或打擾受話人家人的休息。如無特殊情況,不宜在中午休息時和一日三餐的常規時間打電話,以免影響別人休息和用餐。給單位打電話時,應避開剛上班或快下班兩段時間,還要顧及接話一方所在的場合。給國外的客戶打電話,還要特別注意其所在地與國內的時差和生活習慣。

  擬好通話要點

  在電話中應該說些什麼,一次電話該打多久,打電話前應有“腹稿” 。如怕遺漏,可擬出通話要點,理順說話的順序,備齊與通話內容有關的檔案和資料。電話撥通後,應先向對方問一聲“您好!”接著問:“您是× × × 單位嗎?”得到明確答覆後,再報自己的單位和姓名,然後報出受話人姓名。如受話人不在,可請人轉告,或過一會兒再打。如撥錯了號碼,應向對方表示歉意。打電話的時間宜短不宜長,每次通話一般以3分鐘~ 5分鐘為宜。說話要簡明扼要,長話短說。

  講究通話語言藝術

  話如其人,不管是在公司還是在其他地方,憑雙方在電話裡的講話方式,就可以互相判斷出對方的基本教養水準。電話的語言藝術,不僅要堅持用“您好”開頭,“請”字在中,“謝謝”結尾,更重要的是控制語氣語調。因為電話只聞其聲不見其人可視電話除外,雙方的聲音是一個重要的社交因素,聲音往往代表自己的或組織的形象。因此,在通話時要態度和藹,聲調溫和而富有表現力,語氣適中,語言簡潔;口齒清晰,要抱著對方就在眼前的感覺來打電話,讓對方感到自己在微笑。特別是有關時間、地點要交待準確,使人感到親切自然,切不可高聲大喊,裝腔作勢或拿腔捏調、嗲聲嗲氣,更不能粗暴無理。打電話推銷產品時,要熟悉產品的特點、效能、價格,通話技巧、措詞要因人而異,因事、因時而異,不可千篇一律。放下電話時,務必雙手輕放。千萬不要在尚未告知受話人“再見”的情況下,猛然“砰”的一聲結束通話電話。