商務外事接待禮儀的基本常識

  商務外事接待單位為圓滿完成接待任務,一般需要專門接待小組,全面負責一切接待事宜。下面是小編給大家蒐集整理的文章內容。希望可以幫助到大家!

  :接待準備

  外事接待單位為圓滿完成接待任務,一般需要專門接待小組,全面負責一切接待事宜。

  接待工作首先應瞭解來訪者的基本情況,弄清代表團的國別、名稱、成員名單、來訪目的等內容。如需要根據客人要求預定賓館或返程機票,還應索取來賓護照的影印***傳真***件。

  掌握了以上情況後,再製定一份周密的***中外文***書面接待活動日程安排***表***,包括迎送、會見、會談、簽字儀式、宴請、參觀遊覽、交通工具、餐寢時間、陪同人員等詳細內容。日程安排應儘量事先徵詢來賓意見,還要考慮來賓的風俗習慣和宗教信仰。日程安排印製妥當後,要讓來賓抵達後及時人手一份。

  :迎送

  要依據來訪者的身份,確定迎送規格。根據國

  際慣例,主要迎送人通常同來賓的身份相當。出面迎送,組織好迎送儀式、場地佈置、獻花、照相、拍電視、組織群眾場面等內容,比如飛機 *** 車、船 *** 抵離時間、獻花人員的挑選和鮮花花束 *** 花環 *** 的準備、介紹賓主相見的方式、車輛順序的編排、座次的安排、國旗的懸掛等等,都要逐項落實。

  迎賓時,外賓下飛機 *** 車、船 *** 後,禮賓人員應主動將迎賓人員姓名、職務一一介紹給來賓,迎賓人員隨即與來賓握手錶示歡迎。如遇外賓主動與我方人員擁抱時,我可做相應表示,不要退卻或勉強擁抱。如需獻花,應安排在迎賓的主要領導人與客人握手之後進行。所獻鮮花忌用菊花、杜鵑花、石竹花或黃色花朵。

  乘車時,應先請客人從右側上車,陪同主人再從左側上車。待外賓與陪同人員全部上車後,再驅車去賓館。途中,陪同人員應擇機將有利於對外宣傳宜昌的事物,如沿途所見的歡迎標語、人文景觀等向外賓介紹。

  重要外賓和大型團體來訪,應安排專人、專車提取行李並及時送到客人房間。外賓抵達住處後,不宜馬上安排活動,應稍事休息,給對方留下更衣時間。

  :會見

  凡身份高的人土會見身份低的、或主人會見客人,稱為接見或召見。反之,凡身份低的人士會見身份高的,或是客人會見主人,稱為拜會或拜見。接見和拜會後的回訪稱為回拜。

  接見一方的安排人,應主動將會見時間、地點、主方出席人、其它具體安排及有關注意事項通知對方。如有合影,還要事先編好合影圖,一般主人居中,按禮賓順序,主人右手為上,主客雙方間隔排列,兩端均由主方人員把邊。

  會見前,主人應在門口迎候客人,可以在大樓正門迎候,也可以在會客廳迎候。如果主人不到樓門口迎候,則應由工作人員在大樓門口迎接,引入會客廳。會見結束,主人應送客人至車前或在門口握別,目送客人離去。

  領導人之間的會見,除陪見人和必要的譯員、記錄員外,其他工作人員安排就緒後均應退出。談話過程中,旁人不要隨意進出。

  安排賓主座次時,主賓坐在主人的右邊,譯員、記錄員安排坐在主人和主賓的後面。其他外賓按禮賓順序在主賓一側就座,主方陪見人在主人一側就座,座位不夠可在後排加座。

  :會談

  會談是指雙方就某些重大的政治、經濟、文化及其它共同關心的問題交換意見。會談內容較為正式,且政治性或專業性較強。

  會談首先要組成專門班子,確定主談人。我方主談人的職位要與對方主談人相同或相近。會談人數大體雙方相等。其次是準備會談提綱,如需在會談結束時雙方簽署《會談紀要》或《協議書》,應事先草擬好文字。

  會談由主談人主持,其他人員未經主談人許可,不得隨便發表意見。如有不同看法,可寫條子遞給主談人,供主談人蔘考。如主談人請大家做補充發言,其他人可按主談人的談話口徑做適當補充,但不能提出與主談人意見相反的看法。

  會談通常用長方形、橢圓形或圓形桌子,賓主按各人名牌所示相對而坐以正門為準,主人佔背面一側,外賓面向正門。主談人座位居中。

  :簽字儀式

  參加簽字儀式的,基本上是雙方參加會談的全體人員。雙方為了對簽訂的協議表示重視,往往由更高的領導人出席簽字儀式。

  一般在簽字廳設定一張長方桌作為簽字桌,桌面覆蓋深色臺呢,桌後並列置放兩把椅子,供雙方簽字人使用,主左客右。座前擺放各自儲存的文字,上端分別放置簽字文具,中間擺一旗架,懸掛簽字雙方的國旗。

  雙方參加簽字儀式的人員進入簽字廳,簽字人入座,助籤人分別站在簽字人外側,其他人員分主客各一方按身份順序排立於各自的簽字人座位之後。簽字時,由助籤人協助翻揭文字,指明簽字處,本方儲存的文字上籤畢後,由助籤人互相傳遞文字,再在對方儲存的文字上簽字,簽妥後由雙方簽字人交換文字,相互握手。有時備有香檳酒,簽字後,共同舉杯慶賀。