關於祕書辦公室禮儀書

  作為一名祕書,辦公室日常禮儀規範應時刻銘記於心,細節決定成敗!下面是小編為大家整理的,希望能夠幫到大家哦!

  

  電話禮儀

  1電話響兩遍須馬上接聽,但不可一響就接;

  2接聽時,應以溫和的語調先問好,接著自報家門,祕書接聽電話時,代表的是單位形象,注意用語文明,待對方掛線後再輕輕放下聽筒;

  3接聽電話時若另一電話響起,應請前者稍等,按下電話機上的閉音鍵再接另一部,分清輕重緩急,切不可讓一方聽到祕書與另一方的談話;

  4左手接電話,右手記錄,做好電話記錄6要素:來電時間、單位、姓名、來電號碼、來電內容、記錄署名,重要內容記得複述一遍。

  接待禮儀

  有預約

  1有人敲門,立馬停下手頭工作,微笑迎上前問好;

  2招呼對方坐下,茶水八分滿即可,左手託茶盤底部,右手扶茶杯外緣,從客人右方奉上;如果來賓兩人以上,上茶時注意職位高低,先客方再主方;

  3引領客人時,主動帶路,邊走邊示意,上下樓梯和拐彎處提醒客人當心,乘坐電梯時祕書先進後出;

  4介紹時,先將本公司人員介紹給客人;先將職位低的介紹給職位高的,先將男士介紹給女士特殊場合除外;

  5客人告辭時,禮貌送別,根據客人身份送客到電梯口或大門口,目送其遠去再返回。

  無預約

  1熱情問候;

  2瞭解來意;

  3耐心傾聽;

  4學會擋駕。

  握手禮儀

  1雙方距離約1米,雙腿立正,上身略向前傾,伸出右手,四指併攏,握手時用力適度,上下稍晃動3、4次即可;

  2握手時神態自然,面帶微笑,目視對方,可寒暄幾句;

  3握手時應注意長幼、尊卑、男女有序;

  4如手上有汙垢或水、汗不宜和別人握手,應主動向對方說明不便握手的原因。

  名片禮儀

  1雙手遞接,用雙手拇指和食指執名片兩角,讓文字正面朝向對方;

  2接到對方名片應致謝,認真看一遍,念出對方的姓名職務;

  3職位低者先向職位高者遞名片,男士先向女性遞名片;

  4不可將名片亂扔亂放以及弄皺。

  服飾禮儀

  1祕書的服飾要與之角色相協調,以體現精明強幹為宜;

  2男士適宜穿黑、灰、藍三色的西服套裝領帶,注意不要穿印花或大方格的襯衫;

  3女士則最好穿西裝套裙等職業裝,不宜佩戴走路發生聲響的首飾;

  4男女士皆不宜把露、透、短的衣服穿到辦公室裡去,不雅觀。

  交談禮儀

  1辦公室裡對上司和同事都要講禮貌,多用敬語;

  2同事間相互尊重,不在背後嚼舌根,尤其是領導的八卦;

  3不給同事取外號,不在大庭廣眾下開玩笑;

  4不打聽同事的工資、婚姻狀況等隱私問題;

  5同事交往儘量不涉及到金錢。

  日常行為禮儀

  注意自身的言行舉止,男士不要在辦公室裡吸菸,如很想吸菸則應去專用的吸菸室;

  女士儘量不在大庭廣眾下化妝、補妝,可去洗手間補妝;

  工作時間不要擅自離崗,不要吃零食,打瞌睡;私人電話不要沒完沒了的接,必須接時放低音量走到洗手間或茶水間接聽,避免打擾同事工作。

  辦公室祕書要注意的辦公室語言

  1要學會發出自己的聲音

  老闆們賞識那些有自己頭腦和主見的職員。如果你總習慣“鸚鵡學舌”的話,那麼你在辦公室裡就很容易被忽視了,你在辦公室裡的地位也不會很高。有自己的頭腦,不管你在公司的職位如何,你都應該發出自己的聲音,應該敢於說出自己的想法。

  2有話好好說,切忌把交談當成辯論

  在辦公室裡與人相處要友善,說話態度要和氣,要讓人覺得有親切感,即使是有了一定的級別,也不能用命令的口吻與別人說話。更不能用手指著對方,這樣會讓人覺得沒有禮貌,讓人有受到侮辱的感覺。雖然有時候,大家的意見不能夠統一,但是有意見可以保留,一些原則性並不很強的問題,也往往沒必要爭得你死我活?比如,在有些客戶的談判上,如果一味好辯逞強,不僅和客戶沒結果,也會讓同事們敬而遠之,久而久之,你不知不覺就成了不受歡迎的人。

  3不要當眾炫耀自己

  如果你是辦公室裡的紅人,如果老闆非常賞識你,也不應該把這些當作炫耀的資本。其實再有能耐,也應該小心謹慎,天外有天,強中更有強中手,假如哪天來了個更加能幹的職員,你將馬上成為別人的笑料。如果你得了一筆額外的獎金,你就更不能在辦公室炫耀,也許別人在一邊恭喜你的同時,也在嫉恨你。

  4不要在辦公室互訴心事

  我們身邊總有這樣一些人,她們特別愛侃,性子又特別直,喜歡和別人傾吐苦水,把辦公室當作互訴心事的場所。雖然這樣的交談能夠很快拉近人與人之間的距離,使人們之間很快變得友善、親切起來。事實上,只有1%的人能夠嚴守祕密。所以,當你的生活出現個人危機,最好還是不要在辦公室裡隨便找人傾訴;當你的工作出現危機,比如工作上不順利,對老闆、同事有意見有看法,更不要在辦公室裡向人袒露胸襟。只要你和其中的一、兩個人說了,相信一週以後,全公司的人都知道了。這種宣傳效果就和在公司全體大會上公佈一樣。自己的生活或工作有了問題,應該儘量避免在工作的場所裡議論,下班以後不妨找幾個知心朋友好好地傾訴。

  
的人還: