祕書信訪值班教學設計

  祕書資格證考試的基本知識信訪值班的教學課程應該如何設計?下面小編給大家介紹關於的相關資料,希望對您有所幫助。

  

  教學目標:

  知識目標: 1.掌握值班工作的主要內容 2.瞭解值班工作的主要程式 3.掌握值班工作的基本要求

  能力目標:能夠按著值班工作的程式值班

  德育目標:培養學生按章辦事的責任心

  教學重點:值班工作的主要程式

  教學難點:值班工作的基本要求

  教學方法:講授法、實訓法

  課時安排:1 課時

  教學過程

  【匯入新課】

  我們到單位去聯絡工作,第一關遇到的是什麼?值班室的查詢。可見值班室是單位的門戶,值班人員的形象就是單位人員形象的縮影。作為祕書如何才能管理好值班室的工作呢?

  【講授新課】

  一、值班的主要工作內容

  1.辦理領導臨時交辦的事項

  1傳達臨時性的會議通知。

  2查問有關部門的某項批示或交辦的事項的完成情況。

  3做好接待各種來客來訪的工作。

  4向有關人員轉達領導交辦的事項。

  5瞭解掌握在本地區、本組織基層單位考察檢查工作的領導的行蹤及生活接待情況,掌握本單位上司的去向,以便隨時保持聯絡。

  2.認真處理好來電、來函和各種檔案

  值班室要負擔起假日各種急電、急件和電話的處理,應及時把電話、電報和函件內容通知給承辦部門,或及時向分管領導報告,聽取領導的批示。值班人員一般只管電話、函電內容的上傳下達,不能隨意的答覆有關的請示。不能隨意表態,對一些私人信函和祕密信函不錯拆誤拆。

  3.處理資訊,共同內外

  值班室對於上級和領導的各項指示、通知和下級部門的各種請示、彙報要認真登記,及時彙報和處理,時刻保證組織資訊渠道的暢通,保證領導對組織指揮控制的有效性。對於單內部的突發性事件,值班人員是組織對外聯絡的視窗,上級部門或外單位領導來了解情況、檢查工作,下級單位來彙報工作、反映情況,外單位的人員來參觀訪問、聯絡洽談工作,對於各方的來賓,值班人員都要認真接待,並介紹給有關的部門和領導,安排好會見會談的時間。

  4.隨時掌握領導的外出活動情況

  值班室要詳細記錄領導外出的情況,尤其是領匯出差視察在外,值班人員要掌握領導外出所在地的地址、手機和電話號碼,以便遇緊急事件時能隨時和領導保持聯絡,保證工做的開展。

  5.負責安排值班人員並記錄好值班日誌

  對於一些沒有固定值班人員的企事業單位,節假日值班多由業務部門輪流,值班名單由值班室具體編寫,經和有關部門協商後再報領導審定執行。

  6.協調安全保衛工作

  值班人員要認真檢查進出人員的身份、證件,定時對單位的周邊環境和基本情況進行巡查,協助保安人員和專職保密工作人員做好防火、防盜、防竊密、防破壞的工作。

  二、值班工作的主要制度

  1.交接班制度

  值班人員交班要交值班日記,交值班情況,交各種鑰匙,接班人員未到,不得擅自離崗。

  2.請示彙報制度

  值班人員對於各種資訊要及時上傳下達,遇問題多請示、彙報,吃透領導的意圖,少表態和答覆,以免給領導的工作造成被動。

  3.記錄歸檔制度

  值班人員對值班過程中的電話、來訪都要認真做好記錄。接待來訪時要堅持"一聽二記三問四分析"的方法。

  4.值班督促檢查制度

  對於值班人員要加強領導,落實責任,使值班工作更加規範化、制度化。

  三、值班人員素質要求

  1.堅守值班崗位,熟練掌握各項業務。值班人員要牢固樹立愛崗敬業的思想,在規定的值班時間內,做到人不離崗,人不離機電話機,始終保持通訊聯絡的暢通。

  2.認真處理好值班時的各項事務。

  值班室的工作瑣碎、繁雜,無規律可循,處理起來麻煩、枯燥、單調。但是,每項工作都來不得半點馬虎大意,因為這些所謂的小事常常是"牽一髮而動全身"的關鍵要害之處,如果要傳達的資訊被延誤,需辦理的事情未辦理好,就可能會影響整個組織的工作效率。甚至給組織造成不可挽回的損失或影響。

  3.認真做好值班記錄。

  值班記錄包括:電話記錄,接待記錄,值班日記,大事記,熱情接待外來客人。

  4.熱情接待外來客人。

  對於因事來值班室接洽聯絡的外來人員,要主動熱情,要認真登記。對於其合理的要求,只要不涉及組織機密和利益的,都要盡力滿足。

  5.加強安全保衛,完善保密制度。

  值班人員既要熱情接待來客,又要嚴格執行制度,如遇可疑人員和突發事件,要及時向領導和有關部門報告,迅速處理。處理電話、電報、信函時要遵守保密規定。

  【課堂反饋】 實訓操作:

  分組實施。每個組選一個人作為值班人員,其他組員作為來訪人員,針對具體的來訪單位的,設計不同的來訪目的,提不同的問題,讓值班人員處理。實訓過後組員組內評點,找出與課堂講授的值班內容和要求不符合的地方。

  【課堂小結】

  值班室的工作瑣碎、繁雜,無規律可循,但是,每項工作都來不得半點馬虎大意,因為這些所謂的小事常常是"牽一髮而動全身"的關鍵要害之處,如果處理不及時或者處理不當,就可能會影響整個組織的工作效率,甚至給組織造成不可挽回的損失或影響。值班室的工作無"小事",值班人員是多種角色:聯絡員、收發員、接待員、資訊員。