基於系統效率的高校圖書館管理論文
館員的管理是一項十分複雜的工作，首先要做好崗位的設定，做到按需設崗，競聘上崗。真正打破用人唯親，不論資排輩，做到人盡其才。
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基於系統效率的高校圖書館管理
引言
系統是由相互作用、相互依存具有不同功能的要素組成的有機體。系統一般都具有輸入、存貯、處理、輸出、控制等功能。它的職能是按照單位或企業的目標進行計劃、組織、指揮、協調和控制。一個系統一般由許多子系統組成。系統效率是指在一個體系中，不同的神經元個體通過互為共享資訊，提升體系在單位時間內的整體反應速度[1]。要提高系統效率必須減少體系的內耗，加強體系與環境的協調。一個單位的系統效率高，則體現這個單位的管理水平高;相反，一個單位的系統效率低，則說明這個單位的管理有不到位的地方。
一、高校圖書館管理中存在的主要弊端
一個高校圖書館也是一個系統。一般高校圖書館由館長、副館長、部主任、室主任和館員這樣的層次結構組成。這種組成結構具有一定的合理和科學性，便於圖書館功能的劃分，便於指令的上傳下達，在高校圖書館界也具有廣泛的代表性。似乎在沒有找到一種更好的管理模式之前，由於習慣性思維的影響，也大多樂意接受原來的結構模式。但目前在高校圖書館管理中還是存在一些問題和弊端，主要體現在以下幾個方面。
一館員的積極性不高
時下大多數高校圖書館工作人員的收入分為工資和津貼兩大塊，但這兩大塊基本上不與實際工作業績或者很少與實際工作業績掛鉤。“薪酬即管理”。純粹靠精神鼓勵來刺激和調動工作人員的積極性，其作用是十分有限的。在大家都樂意做好人的背景下，時下能站出來說實話、依實情的人越來越少，這種不良風氣在嚴重阻礙和影響好的分配製度的建立和實施。如果幹多幹少、幹好幹壞一個樣，干與不幹也差不多，誰會長期去自覺多幹?壞的東西得不到有效制止，好的也會慢慢學壞。這種局面是非常可怕的。在一個館裡如果上班只要來了就算，甚至不來也算;分配講的是級別和職稱，不與實際工作相關。
時間久了，積極性高的館員也會變得消極。在一個部門內，關係好的可互相包庇、護短。上級檢查的來了，沒來上班也幫忙編造假原因，關鍵是領導也不去查明實情。其實，大家也意識到這種分配製度不科學。有的也嘗試在圖書館內部建立一種新的津貼分配方案，但是很少能真正落實。其主要原因是缺乏配套的細分制度，缺乏保證分配製度落實的細則，也缺乏平時的監督機制。這樣就不了了之，都抱著“多一事不如少一事”的心態，管好自己的“三畝七分地”。這樣的格局，館員的積極性不高也是情理之中的事了。
二各部門的協調性不強
一個高校圖書館大多分為很多部門，有采編部、流通閱覽部、情報諮詢部、系統網路部、資源建設部和辦公室等部門。各個部設部主任和室主任，室裡面再由館員組成。這種結構便於對外開展讀者服務工作，便於圖書館功能的實施。但是，各個部門、各個室之間的交流很少，甚至沒有交流。本部門基本不知道其他部門在幹什麼，做了什麼工作，有些什麼新的服務。這種狀況既不利於整體工作的開展，也影響大家相互學習和促進。其實有的新型服務需要多部門協同、合作解決。
比如：在圖書館開闢學科化資訊共享空間服務，使用者往往需要整合式、研究型的集約性服務，通常靠一個部門很難解決問題。每個人很難是通才，一個人智慧的不足，只有靠其他人的智慧來彌補。那種各部門老死不相往來，單打獨幹是行不通的。現在往往是這樣的，從一個部門調人到另一個部門也是很難的事。往往是各部門人不相通，事不相通。這樣的格局肯定不利於圖書館的整體發展和服務工作的開展。
三內部資源的共享不夠
圖書館的重要職能之一就是要促進資訊交流和資訊資源的共享。館員一方面在做著傳播知識資訊的工作，但另一方面又在有意無意幹著阻礙內部資訊資源共享的事情。館內資源共享不夠主要體現在以下三個方面：
第一，工作經驗和工作程式共享不夠。每個部門、每個館員自身的經驗和工作訣竅，只有自己內部或自己本人知道，別的部門和個人一般是不清楚的。這些經驗和訣竅往往是很重要的資源，對促進圖書館工作，提高系統效率有至關重要的作用。但是這樣重要的資源，要麼只記在每個人的心裡，要麼即便形成了文字也不會公開。這樣就會嚴重影響圖書館工作的正常運轉和交流，也會制約整體的工作效率。
第二，館員外出參觀學習所得資源共享不夠。由於經費的限制，重要的圖書情報學術會議、培訓，館裡只能派一兩個人蔘加。但是派出去的人所獲得的外部資訊資源，只有他們自己知道。館裡其他人有的根本不知道這些事情，要想獲得這些資訊基本上是不可能的事。從外部得到的這些資訊資源也非常重要，一般能反映當今圖書情報理論和工作的動態。可惜這樣寶貴的資源沒有得到應有的交流和儲存，無疑是巨大的浪費，對圖書館工作是不利的。第三，館領導、部主任和館員的資訊不對稱。由於每一個層面接觸的物件和機會不一樣，這就從客觀造成了資訊的不對稱。再加上主觀因素的影響，這種不對稱性會更加明顯。館領導從學校獲得的資訊，往往不會全面地和部主任傳達，部主任在館裡得到的資訊也同樣不會全面地向館員傳達。這樣自然就會造成“政令不通”的局面。
相反，部主任從館員那裡得到的資訊，也不會全面地向館領導彙報，館領導也不會全面地向學校彙報。當然有些資訊是不必要彙報的，但也不排除有很多“當報不報”的情況。於是就造成了所謂的“下面不知道上面要幹什麼，上面不知道下面幹了什麼”，這肯定不利於圖書館工作的開展，不利於工作效率的提高。
二、高校圖書館管理的系統要素
高校圖書館的管理就是要怎麼樣把所包含的要素進行有序的優化組織，充分發揮其效能，促進圖書館各項工作的高效運轉。高校圖書館管理所包含的要素很多，主要包括：資源的管理、讀者的管理和館員的管理。
第一，資源的管理。高校圖書館的資源既包括紙質的資源，也包括電子、網路的資源;既包括引進的資料庫資源，也包括自建的資料庫資源;既包括內部的資源，也包括外部獲得的資源;既包括資訊資源，也包括裝置資源等等。這些資源，要進行優化組合，充分發揮各自的效能和整體的功效，必須針對每一種資源，建立相應的管理制度，建立詳細、科學的運營機制。對這些資源的前期採購的調研、採購的操作和資源後期的管理，都要進行充分的論證。不能採取“拍腦袋”的方式，想當然的省事辦法。每種資源都有各自的特點，只有針對性地對這些資源進行科學管理，才能發揮好它們應有的作用。
第二，讀者的管理。沒有讀者和使用者，高校圖書館就沒有存在的必要，讀者是圖書館管理的重要物件。高校圖書館目前尚未向社會大開放之前，其讀者基本上由大學生和教職工組成。高校圖書館的讀者其文化和專業水平相對較高，其獲取資源有許多共性的方面。對讀者的管理，主要是做好讀者，特別是新生讀者的入館教育培訓，做好讀者的專題培訓，專題培訓包括專門資料庫的使用培訓和使用者情報素質的培訓。在做好讀者培訓工作的同時，平時還要加強與讀者的溝通，建立與讀者全面的交流機制。E-mail、電話、現場和QQ等，這些都是可以嘗試的交流方式。做好教育、交流的同時，也要加強讀者的調查，及時瞭解讀者的需求資訊，並重視讀者的需求和意見，提升圖書館的服務水平和質量。
第三，館員的管理。館員在整個圖書館系統中起了很重要的作用，把館員管好了，其他事情也就迎刃而解。館員的管理是一項十分複雜的工作，首先要做好崗位的設定，做到按需設崗，競聘上崗。真正打破用人唯親，不論資排輩，做到人盡其才。設崗、用人都要充分發揮集體的智慧，發揚民主的作風。用對了人，還要做好考核工作。館員是不是按照崗位的要求保質保量完成了工作，完成情況怎麼樣，這就需要平時加強監管。平時的檢查要和考核結合，要切實和業績、津貼掛鉤。這些制度大家來定，定好就要嚴格按照執行，只有這樣，大家的積極性才會調動起來。
三、怎樣提升高校圖書館管理的系統效率
一建立健全高校圖書館管理制度
制度不健全，系統就無法正常運轉。我國的《圖書館法》還在醞釀之中，圖書館界也缺乏統一的協會來規範圖書館工作和圖書館活動，圖書館工作也沒有統一的資格論證，缺失統一的標準[2]。這樣給圖書館工作帶來不利的局勢，影響著圖書館管理的效率。但每一個高校圖書館還是可以根據自身的情況，建立健全制度以保證其有效執行的。這些制度應詳盡、全面，一般包括：借閱制度、採訪制度、檢索制度、典藏制度、人事制度和經費制度等[3]。各個館還可以根據自身的情況制定一些可行的制度。
制定制度時，一定要保證制度的科學性、系統性和連續性。制定好了制度，還要保證制度的有效實施。不能制度是制度，實行的又是另一套，否則，制度就失去了威嚴性。更不能出現“人大於制度”的情況，制度如沒有落實、執行，必須有公開解釋的原因。另外，要加強監控裝置的添置。對館員和讀者的大眾行為進行有效監管，出現了爭議可以呼叫視訊進行調查、取證。
二建立良好的信用體系
沒有信用，缺乏誠信，那麼一個系統是不可能高效率運轉的。一個單位的信用體系建立健全，則這個單位各方面就能順暢地開展工作。否則，要想保證一個單位的健康執行幾乎是不可能的事。高校圖書館牽涉到讀者和館員，只有在讀者和館員之間建立良好的信用體系，圖書館才能夠高效運轉。要在高校圖書館內部建立良好的信用體系，可以從以下幾方面努力。
第一，要在圖書館營造良好的氛圍。可在圖書館各種場合進行大力宣傳，營造人人講信用，個個講誠信的好氣氛。如有必要，甚至可以與讀者和工作人員簽訂信用合同。講信用的，圖書館可給其相對應的很多便利條件，相反不講信用或信用度低的享受的便利條件會少些。時間久了，大家會慢慢意識到講信用是好事，講規則是好事。讓大家能徹底改變觀念，講信用對個人和團體都有益。要大大提高不講信用、不講規則所帶來的成本。
第二，領導要發揮模範作用。在一個單位，領導的行為和決定往往能起很好的示範作用，如果領導講信用，大家自然效仿。領導在處理館裡的事情時要切實遵守諾言，遵守制度、規則。不做凌駕在制度之上的事，不說不能兌現的話。特別在處理有關職工切身利益的事務時，如津貼分配、考勤、考核等等，要尤其注意自己的規則意識，要嚴格按既定的方案辦事。領導在處理讀者的事務也是一樣，要樹立講信用、講誠信的榜樣。領導做好了樣，職工也能跟上來，整個圖書館的信用體系就會慢慢建立起來。
三增強館員的文化責任意識
傳播知識、傳承文化是圖書館的職能，也是每一個館員的重要職責。如果高校圖書館的全體館員能夠明確自身的職責，開展實際工作就容易多了。時下，電子媒介和網路閱讀日益普及，但傳統的紙質文獻閱讀也並沒有退出，閱讀文化呈現多種閱讀形式並存的業態。不同的文獻資訊資源具有各自不同的優勢，利用各種資源的優勢，實現高效率的文獻服務，是圖書館的文化責任。圖書館在文化全球化程序中，不僅要推進各民族文化交流，構建多元化的文化格局。更要擔負起儲存、傳承、弘揚本土文化的責任，捍衛民族文化的安全[4]。高校圖書館館員不僅要做好文化的整合、系統化工作，而且也要做好文化的增生、增殖工作。在實際工作中，要切實把傳播民族優秀文化，弘揚民族文化精神;傳播主流文化，充分發揮圖書館社會職能作用;傳播大眾文化，構建和諧校園當作自身的責任[5]。
四培養館員的制度意識
“沒有規矩不成方圓”。有了制度要靠大家維護，大家都要有制度意識才會去遵守。制度意識也就是我們通常所說的有關圖書館制度的宣傳教育或思想政治工作。具體地說，它是用語言文字、畫面聲音、榜樣示範、參觀學習等方式向圖書館員傳輸正確的職業道德觀念和精神追求，曉之以理，動之以情，使圖書館員明白什麼是對錯是非，什麼必須要做，哪些是不能做的。
一個沒有制度約束的，不明是非對錯，不辨善惡美醜的行為主體，是不可能有好的行為方式的，即使沒有主觀故意也有可能因無知而違背服務精神[6]。大家都按制度辦事，自覺維護制度的威嚴性。只要館員學好制度，自覺遵守制度，圖書館就會像一臺機器一樣高速、正常運轉，整個圖書館的系統效率就會得到提升。
高校圖書館系統效率的提高，有賴於各方面共同努力，進行持之以恆的訓練和培訓，並通過反覆的實踐和長期的摸索，從制度上、意識觀念上下功夫，才能取得有效的改進。