商務拜訪禮儀注意細節

  拜訪是一件經常性的工作,那麼怎樣讓拜訪做得更得體、更具效果,是必須考慮的事情。下面是小編蒐集整理的一些,希望對你有幫助。

  

  一

  拜訪前要事先和對方約定,以免撲空或擾亂主人的計劃。拜訪時要準時赴約,時間長短應根據拜訪目的和主人意願而定,通常宜短不宜長。

  二

  如果接待者因故不能馬上接待,可以在接待人員的安排下在會客廳、會議室或在前臺,安靜地等候。如果接待人員沒有說“請隨便參觀參觀”之類的話,而隨便地東張西望,甚至伸著脖子好奇地往房間裡“窺探”,都是非常失禮的。

  三

  有抽菸習慣的人,要注意觀察周圍有沒有禁止吸菸的警示。即使沒有,也要問問工作人員是否介意抽菸。如果等待時間過久,可以向有關人員說明,並另定時間,不要顯現出不耐煩的樣子。

  四

  既使和接待者的意見不一致,也不要爭論不休。對接待者提供的幫助要適當地致以謝意。要注意觀察接待者的舉止表情,適可而止。當接待者有不耐煩或有為難的表現時,應轉換話題或口氣;當接待者有結束會見的表示時,應識趣地立即起身告辭。

  五

  到達被訪人所在地時,一定要用手輕輕敲門,進屋後等主人安排後坐下。後來的客人到達時,先到的客人可以站起來,等待介紹或點頭示意。

  六

  拜訪時應彬彬有禮,注意一般交往細節。告辭時要同主人和其他客人一一告別,說“再見”、“謝謝”;主人相送時,應說“請回”、“留步”、“再見”。

  商業拜訪的重要細節

  1. 兩個人去正好

  商業拜訪時,人員的數量要有所控制。單人去不合適,很容易讓對方認為你實力太小或是不夠重視;若是去的人數超過三個以上,也不合適,又不是上門砸場子,過多的人會給人有壓力感。一般來說,上門的人數最好控制在兩人,或者與對方的出場人數相對應。另外,人員還得有所分工:有人負責主談,有人負責副談,切忌大家都搶著和對方老闆說話。

  2. 別小看前臺

  前臺人員有項工作就是替老闆擋駕,有推銷嫌疑的人等,一概推掉。俗話說,“老大好見,小鬼難纏”,許多上門拜訪的人說話含糊不清,直接被前臺接待認定是推銷員,以老闆不在家等理由給打發了。一定要簡明扼要向前臺工作人員說明來意,請其與老闆確認或是直接帶領進入老闆辦公室。與前臺工作人員說話時,態度上要禮貌,語言要簡單明瞭。失敗率高達100%的一句話是,“我想找你們老闆談談”——誰知道你是來追債還是幹嘛的?

  前臺往往是一家公司的八卦中心。你的穿著打扮、言行舉止若有不妥之處,會迅速變成笑話在公司裡傳播,並會傳到老闆耳朵裡面去。若是前臺去找老闆請你稍等時,要注意自己的行為舉止。有些公司在前臺安裝了攝像頭,如果你這個時候開始摳鼻屎,老闆也許在辦公室裡可以直接看到——天哪,我真的要和這個人握手嗎?

  3. 先去一趟廁所

  若是沒有前臺,也別自己找到老闆的辦公室,而是一定要抓個路過的公司人員進行詢問。問老闆辦公室在哪裡是次要目的,關鍵是觀察其員工的精神面貌,並通過其語言表達能力大概瞭解其職業素質。有一個非常管用的技巧:進入公司以後,先去洗手間。好處一是輕裝上陣,有助於穩定情緒;好處二是通過洗手間的衛生狀況,大概瞭解該公司的內部管理水平;好處三是在找廁所的過程中可以大概看到該公司的全貌,內部環境、員工面貌都能略窺一二。

  4.學會看手相

  雙方見面,第一個動作就是握手。要是會看手相,就能從中看出不少資訊。首先,從禮儀的角度來說,要等對方老闆把手伸出來後,拜訪人員再隨即把手伸出去,不能主動先伸手。這時候,要迅速觀察對方伸出來的手,看兩點:一看手指是併攏的,還是分開的;二看手掌是開啟的,還是向手心彎曲的。若是手指分開,手掌張開,說明其心情較為愉快,對這次會面和你的來訪是有一定興趣和期望的。反之,若是手指併攏,且向手心彎曲,則說明這個老闆現在的心情不是很好,或是對這次會面沒什麼太大興趣,之所以接見你,可能只是應付。

  5. 別換座位

  老闆請你坐在某個位置上,可是有講究的,讓你坐在什麼位置有不同的寓意。若是讓你坐在老闆桌子對面***這裡一般會有一兩把職員椅***,老闆自己坐在老闆椅上,與你隔著一張老闆桌,這說明老闆是在以一種居高臨下的態度來看待你。若是大家一起坐在沙發上,那又是另外一種意思了,沙發是平等的,也是老闆所表示的一種客氣和誠心。這裡需要提醒的是,無論老闆讓你坐在哪裡,從始至終都只能坐在那裡,千萬不能換座位。

  6. 只拿一張名片出來

  在拿出名片時,標準動作是從自己口袋拿出一張雙手遞上。別拿個名片夾,再從厚厚的一堆名片中抽出一張來,這樣會讓對方感覺你準備了很多名片,打算四處散發的……

  拿到名片,一定要當場看,並輕聲念出名片上的名字,然後迅速地裝起來。直接扔在桌子上,或是無意中把老闆的名片拿起來把玩都是大忌諱。更重要的是,如果把老闆名片放在桌子上,告辭時遺忘拿走的機率高達八成。

  7. 據時間來談話

  正式開始商談之前,最好問一下對方接下來的時間安排,這樣才能知道大概會有多少時間來交流。根據時間安排,可以調整自己的談話內容。如果時間很緊迫,許多準備的廢話就不必了。

  8. 寧嚴謹,勿玩笑

  有些人談生意喜歡見面自來熟,初次見面也亂開玩笑,試圖以此來活躍氣氛,消除大家的陌生感。其實,如果不是相熟到一定程度,你根本無法知道對面的人是個什麼脾氣和性格,或者當時的心情也不好琢磨。在商務活動中隨便開玩笑是很不恰當的。嚴肅認真的態度永遠不會給你帶來麻煩,一個不恰當的玩笑卻可能導致全盤皆輸。當然,見面後迅速判斷老闆當時的心情也很關鍵,這能幫助你決定接下來採取什麼樣的溝通形式。

  9. 小心陪同人員

  有的老闆在接待時會帶個陪同人員在身邊,這個陪同人員在公司的地位自然不會一般。從談判的角度來說,陪同人員就是第三者,往往是成事不足,敗事有餘,一定要小心對待。在現場溝通中,至少保持有三分之一的時間要與陪同人員溝通。若是出現陪同人員主動搶話或是提些難題的,那說明這陪同人員已經很不高興了。有一點要注意,若陪同人員是女性,千萬別妄自判斷,在稱呼上直接把對方定位成老闆娘,除非老闆給你明示。

  10. 留意衝進來的人

  一般來說,在公司裡,有權不敲門就直接衝到老闆辦公室的,要麼是老闆的親屬,要麼是股東或高層骨幹。在這類人進門後,往往會直接找到老闆,說個什麼事情,這時,廠家業務人員要主動站起來,拿張名片出來,等著,別說話。在絕大多數情況下,經銷商老闆看到你站起來並拿出名片,會主動向你介紹這位不敲門進來的人,這時你再把名片雙手遞給對方,趁此機會與對方認識一下——這種不敲門衝進來的人,往往能成為你成敗的關鍵人物。

  11. 不要交頭接耳

  在拜訪過程中,切忌當著對方的面交頭接耳小聲說話。這樣的行為很容易惹得老闆不舒服,並且還會有猜疑之心,總覺得這些人在私下裡商量什麼見不得人的東西,甚至有挖坑下套的嫌疑。

  12. 半小時結束戰鬥

  不管雙方談得多麼投機,興致有多濃,除非對方招呼你留下來用膳,到半個小時後,務必結束會談。當然,這是以高效簡練的談判內容為前提的,如果半小時還講不清楚,多餘的時間也是浪費。

  13. 殺個回馬槍

  起身告辭,在對方負責人把你送到門口時,一定要再問一個問題:“我這就先走了,您還有什麼問題想了解的?”這個時候,他往往會稍微遲疑一下,然後問出一個問題來。前面半個小時的溝通,大家有可能都很客氣,都在打太極拳,在明確要走時,再給對方留出最後一次的提問機會,如果確有誠意合作的商業物件,都不會放過這個機會。因此這個問題的價值度很高,甚至可以說是他們當前最關心的問題。到此,你的拜訪才算真正有所收穫。

  拜訪禮儀的七個注意事項

  首先是要事先約定拜訪的時間、地點、人數與拜訪主題。約定的時間以對方方便的時間為第一選擇,這樣可以充分體現出你的尊重之情,會在未見面時就先給對方留下較好的印象。

  約定地點就更重要了,比如對方和你約在晚上8點某酒店,結果你沒有仔細和對方確認地點資訊,穿著一身運動服就去了,哪知道晚上是個高規格的酒會,無論你好說歹說人家服務生就不讓你這種“非正裝人士”進去,多尷尬?定地點有時候也涉及到定形式。現在講究健身運動,我們的拜訪也可以緊跟形勢將地點約定在高爾夫球場。既然在高爾夫球場,總不能打個陽傘喝咖啡吧,所以你需要提前準備球包和球服。你看,提前約定地點***包括形式***是不是很重要啊!

  約定人數也有必要。有時候我們會比較忌諱談公務的時候有更多的人在場,所以如果足夠尊重對方,最好能在約定時就告知對方你們有幾個人。一般情況下,辦公室

  拜訪頂多也就1、2個人,但總有例外的時候,所以這個值得提醒一下。

  約定主題也是同樣的道理。很多時候我們約定拜訪的時候對方其實根本就沒有想起來“你是誰”,為了進一步“友好”地提醒對方同時提高拜訪效率和成功率,我們可以在預約拜訪的時候點明主題。

  第二是提前備妥資料及名片。在進入對方辦公室之前,要做好以下的自我檢查工作:首先,重新確認是否遺漏了任何在談話中可能涉及到的資料;接著確認資料擺放的順序在出示時是否方便;見面之後第一個環節就是彼此交換名片,所以,需要再次確認名片是否準備妥當。如果此環節出了差錯,對方很容易對你的工作能力和效率產生懷疑。所以,一定要提前備妥資料以及名片,它能令你在拜訪時表現自若。

  第三是注意儀容形象的修飾。如果能著正裝最好,再對整體搭配稍加註意***女士的包、鞋、首飾,男士的領帶、皮鞋等***,會對你的拜訪行為產生正向作用。

  第四即遵守時間觀念。遲到是拜訪最忌諱的事情之一。如果約定的時間是09:00,你最好能在08:50就到達約定地點。提前到達的這10分鐘,是你用來搭電梯或走樓梯、整頓服裝儀容的時間,所以,你最好能在守時的前提下再早到幾分鐘。另外,在真正進入對方辦公室***或者其他小空間***之前,最好能再一次進行預先告知,避免產生其他誤會。

  第五是要講究拜訪過程中的藝術。面對封閉式辦公室且辦公室門是關著的,則進入之前要先敲門,力度適中,間隔有序敲三下,等待迴音。如無應聲,可再稍加力度,再敲三下,對方請進以後再進。在此插播一條畫外音:關門的時候不論你是男士還是女士,最好不要背過身關門,而是應該反手將門輕輕帶上,這樣顯得禮貌又優雅***如下圖所示***。

  進門以後,先向對方***及在場其他人***表達問候。如果對方是領導或者長輩,對方沒讓座則你就不能坐;對方讓座之後,要口稱“謝謝”,然後採用規矩的禮儀坐姿坐下。對方遞上煙茶要雙手接過並表示謝意。拜訪物件是領導或女士,最好不吸菸。在這裡稍微延展一下,那就是如果你去別人家裡拜訪的情況。偶爾我們會碰上去別人家裡拜訪,那麼在注意前面那些禮儀細節之外,我們還需要知道:1.登門拜訪需要按照對方的要求,比如對方要求你脫下外套你就得脫掉外套;對方要求你換鞋你就要換鞋。此時你的鞋子、襪子一定要注意——在拜訪之前你就應該保證自己的腳無異味、襪子不說嶄新但起碼不能破洞。2.帶去的包袋需要放到主人指定的位置去,不能亂放。3.按照主人指定路線走,沒請你進入書房就一定不能隨便進!

  第六是注意拜訪時間。一般拜訪以15到30分鐘為宜;極限就是60分鐘。當然,有一些情況是在預約拜訪的時候雙方就已經約定好,你有30分鐘或者40分鐘的拜訪時間,那麼此時你就要注意控制時間,最長不能超過40分鐘。

  第七是拜訪結束時的注意事項。拜訪結束,禮貌告別;相應的,如果在場還有其他人也要一同道別,不能冷落別人。另外,有的時候我們回到公司或者從外地拜訪回到家鄉,可以向對方報個平安,禮尚往來才是君子所為嘛。