商務拜訪禮儀和重要的細節

  商務拜訪禮儀是商務禮儀中必須掌握的禮儀規範之一,特別是商務禮儀中的細節,有時會影響整個拜訪的成敗,注重禮儀細節,能給拜訪物件留下深刻印象,給以後的合作洽談打下良好基礎。下面是小編給大家蒐集整理的。

  :拜訪禮儀

  1、拜訪前的準備

  有句古話說得好“不打無準備之仗”。商務拜訪前同樣需要做好充分準備。

  預約

  拜訪之前必須提前預約,這是最基本的禮儀。一般情況下,應提前三天給拜訪者打電話,簡單說明拜訪的原因和目的,確定拜訪時間,經過對方同意以後才能前往。

  明確目的

  拜訪必須明確目的,出發前對此次拜訪要解決的問題應做到心中有數。例如,你需要對方為你解決什麼,你對對方提出什麼要求,最終你要得到什麼樣的結果等,這些問題的相關資料都要準備好,以防萬一。

  禮物

  無論是初次拜訪還是再次拜訪,禮物都不能少。禮物可以起到聯絡雙方感情,緩和緊張氣氛的作用。所以,在禮物的選擇上還要下一番苦功夫。既然要送禮就要送到對方的心坎裡,瞭解對方的興趣、愛好及品位,有針對性地選擇禮物,儘量讓對方感到滿意。

  自身儀表不可忽視

  骯髒、邋遢、不得體的儀表,是對被拜訪者的輕視。被拜訪者會認為你不把他放在眼裡,直接影響拜訪效果。一般情況下,登門拜訪時,女士應著深色套裙、中跟淺口深色皮鞋配肉色絲襪;男士最好選擇深色西裝配素雅的領帶,外加黑色皮鞋、深色襪子。

  2、拜訪過程

  具備較強的時間觀念

  拜訪他人可以早到卻不能遲到,一般可以早到10-15分鐘,如果太早,建議現在附近坐一會兒。早些到可以借充裕的時間整理拜訪時需要用到的資料,並正點出現在約定好的地點。

  值得注意的是:如果因故不能如期赴約,必須提前通知對方,以便被拜訪者重新安排工作。通知時一定要說明失約的原因,態度誠懇地請對方原諒,必要時還需約定下次拜訪的日期、時間。

  先通報後進入

  到達約會地點後,如果沒有直接見到被拜訪物件,拜訪者不得擅自闖入,必須經過通報後再進入。一般情況下,前往大型企業拜訪,首先要向負責接待人員交代自己的基本情況,待對方安排好以後,再與被拜訪者見面。當然,生活中不免存在這樣的情況,被拜訪者身處某一賓館,如果拜訪者已經抵達賓館,切勿魯莽直奔被拜訪者所在房間,而應該由賓館前臺接待打電話通知被拜訪者,經同意以後再進入。

  舉止大方得體

  見面後,打招呼是必不可少的。如果雙方是初次見面,拜訪者必須主動向對方致意,簡單地做自我介紹,然後熱情大方地與被拜訪者行握手之禮。如果雙方已經不是初次見面了,主動問好致意也是必須的,這樣可顯示出你的誠意。說到握手不得不強調一點,如果對方是長者、高職或女性,自己絕對不能先將手伸出去,這樣有抬高自己之嫌,同樣可視為對他人的不敬。見面禮行過以後,在主人的引導之下,進入指定房間,待主人落座以後,自己再坐在指定的座位上。

  開門見山

  談話切忌囉嗦,簡單的寒暄是必要的,但時間不宜過長。因為,被拜訪者可能有很多重要的工作等待處理,沒有很多時間接見來訪者,這就要求,談話要開門見山,簡單的寒暄後直接進入正題。

  當對方發表自己自己的意見時,打斷對方講話是不禮貌的行為。應該仔細傾聽,將不清楚的問題記錄下來,待對方講完以後再請求就不清楚問題給予解釋。如果雙方意見產生分歧,一定不能急躁,要時刻保持沉著冷靜,避免破壞拜訪氣氛,影響拜訪效果。

  把握拜訪時間

  在商務拜訪過程中,時間為第一要素,拜訪時間不宜拖得太長,否則會影響對方其他工作的安排。如果雙方在拜訪前已經設定了拜訪時間,則必須把握好已規定的時間,如果沒有對時間問題做具體要求,那麼就要在最短的時間裡講清所有問題,然後起身離開,以免耽誤被拜訪者處理其他事務。

  3、拜訪結束

  拜訪結束時,如果談話時間已過長,起身告辭時,要向主人表示“打擾”歉意。出門後,回身主動與主人握別,說“請留步”。待主人留步後,走幾步再回頭揮手致意“再見”。

  商務拜訪是當今最流行的一種辦公形式,也是對禮儀要求最多的活動之一。掌握好上述禮儀要領,將有助於你的商務工作順利進行。

  :商務拜訪中的重要細節

  1、確定人數

  商業拜訪時,人員的數量要有所控制。單人去不合適,很容易讓對方認為你實力太小或是不夠重視;若是去的人數超過三個以上,也不合適,又不是上門砸場子,過多的人會給人有壓力感。一般來說,上門的人數最好控制在兩人,或者與對方的出場人數相對應。另外,人員還得有所分工:有人負責主談,有人負責副談,切忌大家都搶著和對方老闆說話。

  2、 別小看前臺

  前臺人員有項工作就是替老闆擋駕,有推銷嫌疑的人等,一概推掉。一定要簡明扼要向前臺工作人員說明來意,請其與老闆確認或是直接帶領進入老闆辦公室。與前臺工作人員說話時,態度上要禮貌,語言要簡單明瞭。失敗率高達100%的一句話是,“我想找你們老闆談談”——誰知道你是來追債還是幹嘛的?

  前臺往往是一家公司的八卦中心。你的穿著打扮、言行舉止若有不妥之處,會迅速變成笑話在公司裡傳播,並會傳到老闆耳朵裡面去。若是前臺去找老闆請你稍等時,要注意自己的行為舉止。有些公司在前臺安裝了攝像頭,如果你這個時候開始摳鼻屎,老闆也許在辦公室裡可以直接看到——天哪,我真的要和這個人握手嗎?

  3、先去一趟廁所

  若是沒有前臺,也別自己找到老闆的辦公室,而是一定要抓個路過的公司人員進行詢問。問老闆辦公室在哪裡是次要目的,關鍵是觀察其員工的精神面貌,並通過其語言表達能力大概瞭解其職業素質。有一個非常管用的技巧:進入公司以後,先去洗手間。好處一是輕裝上陣,有助於穩定情緒;好處二是通過洗手間的衛生狀況,大概瞭解該公司的內部管理水平;好處三是在找廁所的過程中可以大概看到該公司的全貌,內部環境、員工面貌都能略窺一二。