祕書工作協調溝通的四個訣竅

  協調工作是系統內部運動不停頓的調節組合工作,也是深入細緻的思想工作。下面小編整理了溝通協調技巧,供你閱讀參考。

  溝通協調技巧:把握好角色,不越權越位

  在談這個問題前,我先講一個故事:有一次,戰國時韓昭侯因飲酒過量,不知不覺便醉臥在床上。他手下的典冠擔心他著涼,便找掌管衣服的典衣要了一件衣服,蓋在韓昭侯身上。韓昭侯睡得很舒服,醒來後,他打算表揚一下給他蓋衣服的人。於是他問身邊的侍從說:“是誰替我蓋的衣服?”侍從回答說:“是典冠。”韓昭侯一聽,臉立即沉了下來。他把典冠找來,問道:“是你給我蓋的衣服嗎?”典冠說:“是的。”韓昭侯又問:“衣服是從哪兒拿來的?”典冠回答說:“從典衣那裡取來的。”韓昭侯又派人把典衣找來,問道:“衣服是你給他的嗎?”典衣回答說:“是的。”韓昭侯嚴厲地批評典衣和典冠道:“你們兩人今天都犯了大錯,知道嗎?”典冠、典衣兩個人面面相覷,不明白是怎麼回事。韓昭侯指著他們說:“典冠你不是寡人身邊的侍從,你為何擅自離開崗位來幹自己職權範圍以外的事呢?而典衣你作為掌管衣服的官員,怎麼能隨便利用職權將衣服給別人呢?你這種行為是明顯的失職。今天,你們一個越權,一個失職。如果大家都像你們這樣隨心所欲,各行其是,整個朝廷不是亂了套嗎?因此,必須重罰你們,讓你們接受教訓,也好讓大家都引以為戒。”於是韓昭侯把典冠、典衣二人一起降了職。

  典冠為韓昭侯蓋衣服的故事給了我們這樣一個啟示:做工作要把握好自己的角色,不要越權越位。祕書工作者做協調工作時,雖然是主持者,但也並不是一切都可以自行做主。從嚴格意義上說,祕書工作者是代表領導做協調工作的。如果把主持者誤認為決策者,必將產生角色錯位問題。我們在與協調物件溝通,傳達領導指示和意見時,不可隨意引申發揮,加進自以為和領導意見一致的內容。

  溝通協調技巧:把握好方法,不以權壓人

  在工作協調過程中利用領導人的影響力是十分重要的,特別是在被協調者意見難以統一的時候,傳達權威領導人的意見,常常能使問題迎刃而解。但這種方法只能在必要時慎重使用,儘可能少用。因為協調的主要手段是協商,應以平等的態度傾聽各方意見,即便是錯誤的要求,也要考慮有無合理因素。不能因為你是協調的主持者,就以領導自居,自以為是,“老子天下第二”,聽到不同聲音就給以顏色,進行打壓,那樣必將引發對立情緒,給以後的協調工作制造障礙。

  美國總統羅斯福創造的“爐邊談話”就是不以權壓人、巧妙溝通的典型案例。羅斯福就任美國總統時,正碰上全球性經濟危機,美國經濟瀕臨崩潰。為了爭取美國人民的理解和支援,1933年3月12日,即羅斯福就任總統後的第8天,他在總統府樓下外賓接待室的壁爐前接受美國廣播公司、哥倫比亞廣播公司和共同廣播公司的錄音採訪,對全國6000萬聽眾發表談話。羅斯福總統說:希望這次講話親切些,免去官場那一套排場,就像坐在自己的家裡,雙方隨意交談。哥倫比亞廣播公司華盛頓辦事處經理哈里·布徹說:既然如此,那就叫“爐邊談話”吧。羅斯福以親切誠摯的聲調、質樸動人的語句,對美國人民就銀行暫停營業的問題進行了耐心的解釋、勸告和引導,簡短的談話,化解了長期鬱結在人們心中的疑團和不滿。羅斯福開創的爐邊談話方式,在大危機時代和二戰的艱苦歲月裡給了美國人民以堅強的信心。之後,每當美國面臨重大事件之時,總統都用這種方式與美國人民溝通。

  溝通協調技巧:把握好分寸,不把簡單的問題複雜化

  在協調工作中,既不要把複雜的問題作簡單化處理,也要注意不把小事擴大化,不把簡單的問題複雜化,不把明明白白的事情神祕化。在辦公室的日常工作中,需要協調的事,幾乎無時不有,但絕大多數是在舉手投足之間便可處理,只要腦勤、眼勤、腿勤,隨時注意發現需要調節的問題,說幾句調節的話,甚至開一個幽默的玩笑,便可把矛盾化解在萌芽狀態。有些矛盾在未激化前,做點幕後工作就可緩解,如召開協調會使矛盾公開化,反而給解決問題增加了困難。有的同志不敢負責,遇事寧可搞得大一點、重一點、複雜一點,“保險門外加保險鎖”,造成了人力、物力、財力的浪費。有的則是辦事講形式不講實際。好大喜功,好做表面文章,好搞文牘主義。有的同志則認為“有矛盾就應擺在桌面上”,“公事公辦”。其實不然。就協調而言,涉及重大原則的事,權力或利益衝突較大的事,具有廣泛群眾性的事,需要多方聽取意見,公開處置。但一般的,發生在日常工作中的責、權、利不平衡的事,處理的方針應是能私下解決的就不公開解決,能會下協調的就不開協調會,即便需要開會協調的,也應在條件具備時、在寬鬆的環境中來召開。

  把握好火候,既不失時機也不急於求成

  春秋時期,齊國的相國晏嬰非常善於溝通協調。有一年,由於年景不好,齊國許多百姓缺少過冬的糧食和衣物。晏嬰就琢磨著找個機會把這事和齊景公溝通一下,請齊景公從國庫中撥出一些糧食和衣物幫助百姓過冬。一次,一連下了三天大雪,天氣寒冷極了。晏嬰覺得機會來了,於是就進宮朝見。晏嬰進宮後,並沒有直接陳述自己的想法,而是和穿著狐裘的齊景公一邊烤著火,一邊閒談。在閒談中,齊景公對晏嬰說:“你說怪不怪,大雪連下了三天,我怎麼一點也感覺不到寒冷呢?”晏嬰說:“主公安坐在內宮,衣服穿得這麼多,又有炭火取暖,當然不會感到寒冷。難道外面缺衣少食的窮苦百姓,也不會寒冷嗎?”齊景公知道自己說錯了話,哈哈笑了幾聲,就想遮掩過去。想不到晏嬰卻緊緊抓住這個機會不放,懇切地進諫說:“臣聽說古代賢明的君主,都善於推己及人。自己吃飽了,就會想到別人是否也能吃飽;自己穿暖了,就會想到別人是否也能穿暖;自己生活安逸了,就會想到別人是否還在勞累。現在主公只想到自己,卻沒有想到別人。這跟古代賢君的做法不是有所背離嗎?”齊景公受到深刻的啟發,趕緊說:“你說得很對,我一定接受你的意見!”於是,齊景公下令將國庫裡貯存的衣服和糧食,派人分發給挨凍受飢的百姓。

  晏嬰的故事給我們的啟示是:要搞好協調,時機十分重要。機不可失,時不再來。抓住有利時機,就可取得事半功倍的效果。當不同部門急需完成同一任務,工作又難以有序展開時,我們及時出面理順關係,就可一呼百應;相反,時機不成熟,十分勉強地去統一認識,統一行動,反而會擴大矛盾,形成誤解或成見。有的同志急於完成領導交辦的任務,在有關部門毫無思想準備的情況下,讓其立即做出較大犧牲,結果形成了僵持的態勢。有的雖然勉強讓步,但並不服氣,在落實時扯皮推諉,影響了工作進展。掌握溝通的時機是非常重要的,善不善於捕捉溝通的良機,是反映祕書工作者思想水平和工作能力的重要標誌。